Sicherheitskonzept für Veranstaltungen: wann es Pflicht ist und wer haftet

Kurzantwort: Es gibt in Deutschland keine bundesweite Regel dafür, wann eine Veranstaltung ein Sicherheitskonzept braucht. Verbindlich ist die Versammlungsstättenverordnung des jeweiligen Bundeslandes, und die knüpft nicht an die erwartete Besucherzahl an, sondern an eine berechnete Kapazität. Unabhängig davon haftet der Veranstalter aus der Verkehrssicherungspflicht, auch bei dreißig Personen im Seminarraum.

Warum jede Suche nach der einen Zahl scheitert

Wer nach dem Schwellenwert für ein Sicherheitskonzept sucht, findet unterschiedliche Angaben, und keine davon ist für sich genommen falsch. Der Grund ist ein föderaler: Bauordnungsrecht ist Landesrecht. Was verbreitet als Musterversammlungsstättenverordnung zitiert wird, ist genau das, ein Muster. Es entfaltet keine unmittelbare Wirkung. Verbindlich ist die Verordnung Ihres Bundeslandes, und die weicht in Details ab, teils auch im Aufbau: In einigen Ländern steht der Stoff in einer eigenen Versammlungsstättenverordnung, in anderen als Teil einer Sonderbauverordnung.

Die praktische Konsequenz ist unbequem und einfach zugleich. Sie müssen die Verordnung Ihres Landes heranziehen, nicht die erstbeste Fundstelle im Netz. Wir zeigen den Aufbau im Folgenden an der bayerischen Fassung, weil sie öffentlich und paragrafengenau abrufbar ist. Die Systematik ist in den meisten Ländern vergleichbar, die Zahlen können abweichen.

Zwei Fragen, die getrennt gehören

Der häufigste Denkfehler besteht darin, zwei Fragen zu einer zu machen. Sie hängen zusammen, sie haben aber unterschiedliche Antworten.

Die erste lautet: Ist mein Veranstaltungsort überhaupt eine Versammlungsstätte im Sinne der Verordnung? Davon hängen Betriebsvorschriften, Rettungswege, Bestuhlungspläne und Verantwortlichkeiten ab.

Die zweite lautet: Brauche ich ein Sicherheitskonzept? Die Antwort darauf ergibt sich nicht automatisch aus der ersten, wie gleich zu sehen sein wird.

Frage eins: Gilt die Verordnung?

Nach Paragraf 1 der Bayerischen Versammlungsstättenverordnung gelten die Vorschriften für Versammlungsstätten mit Versammlungsräumen, die einzeln mehr als 200 Besucher fassen. Sie gelten außerdem für Versammlungsstätten mit mehreren Versammlungsräumen, die insgesamt mehr als 200 Besucher fassen, wenn diese Räume gemeinsame Rettungswege haben. Für Versammlungsstätten im Freien mit Szenenflächen und Tribünen liegt die Grenze bei insgesamt mehr als 1.000 Besuchern, für Sportstadien bei mehr als 5.000.

Der zweite Halbsatz der ersten Nummer wird regelmäßig überlesen und trifft Hochschulen besonders hart. Drei Seminarräume mit je 90 Plätzen sind einzeln unproblematisch. Liegen sie an einem gemeinsamen Fluchtweg, werden sie zusammengezählt, und dann sind es 270.

Die Zahl wird berechnet, nicht geschätzt

Hier liegt der eigentliche Bruch mit dem Alltagsverständnis. Maßgeblich ist nicht, wie viele Menschen Sie erwarten, sondern wie viele der Raum nach der Verordnung fasst. Paragraf 1 Absatz 2 gibt die Formel vor:

Für Messeveranstalter ist die letzte Zeile die wichtigste. Eine Ausstellungsfläche von 400 Quadratmetern fasst rechnerisch 400 Besucher, unabhängig davon, ob am Dienstagvormittag dreißig Menschen da sind. Wer seine Einordnung auf die erwartete Frequenz stützt, rechnet an der Vorschrift vorbei. Wie sich die Kapazität im Einzelfall ergibt, steht unter maximale Personenzahl, die Einordnung des Ortes unter Versammlungsstätte.

Frage zwei: Brauche ich ein Sicherheitskonzept?

Und hier kommt die Antwort, die den meisten Ratgebern fehlt. Paragraf 43 Absatz 1 lautet: Erfordert es die Art der Veranstaltung, hat der Betreiber ein Sicherheitskonzept aufzustellen und einen Ordnungsdienst einzurichten.

In diesem Satz steht keine Zahl. Der Maßstab ist die Art der Veranstaltung, nicht ihre Größe. Eine Diskussionsveranstaltung mit einer umstrittenen Person kann ein Konzept erfordern, ein Vortrag mit derselben Personenzahl nicht.

Erst Absatz 2 nennt einen Wert: Für Versammlungsstätten mit mehr als 5.000 Besucherplätzen ist das Konzept im Einvernehmen mit den für Sicherheit oder Ordnung zuständigen Behörden aufzustellen, insbesondere mit Polizei, Feuerwehr und Rettungsdiensten. Festzulegen sind darin die Mindestzahl der Ordnungsdienstkräfte, gestaffelt nach Besucherzahlen und Gefährdungsgraden, die betrieblichen Sicherheitsmaßnahmen sowie die allgemeinen und besonderen Sicherheitsdurchsagen.

Die 5.000 sind also nicht die Schwelle für das Konzept, sondern für die behördliche Abstimmung. Wer sie als Freibrief für alles darunter liest, hat die Vorschrift auf den Kopf gestellt.

Was auch unterhalb jeder Schwelle gilt

Selbst wenn die Verordnung auf Ihre Veranstaltung nicht anwendbar ist, sind Sie nicht aus der Verantwortung. Die Verkehrssicherungspflicht ergibt sich aus dem allgemeinen Deliktsrecht. Nach Paragraf 823 Absatz 1 BGB ist zum Schadensersatz verpflichtet, wer vorsätzlich oder fahrlässig Leben, Körper, Gesundheit, Freiheit, Eigentum oder ein sonstiges Recht eines anderen widerrechtlich verletzt.

Wer eine Gefahrenquelle eröffnet, und eine Veranstaltung ist eine, muss zumutbare Vorkehrungen treffen. Der zugestellte Fluchtweg im Seminarraum mit vierzig Personen ist deshalb kein kleineres Problem als derselbe Fluchtweg in einer Halle, er ist nur seltener Gegenstand einer Verordnung. Was daraus folgt, ordnet der Eintrag zur Veranstalterhaftung ein.

Praktisch heißt das: Ein schriftliches Konzept ist auch dort sinnvoll, wo es nicht vorgeschrieben ist. Nicht wegen der Behörde, sondern weil es im Schadensfall der einzige Nachweis ist, dass Sie sich Gedanken gemacht haben.

Wer haftet, Betreiber oder Veranstalter

Diese Frage entscheidet im Ernstfall über sehr viel, und die Verordnung beantwortet sie überraschend klar. Nach Paragraf 38 ist der Betreiber für die Sicherheit der Veranstaltung und die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich. Während des Betriebs muss er selbst oder ein von ihm beauftragter Veranstaltungsleiter ständig anwesend sein. Er muss die Zusammenarbeit von Ordnungsdienst, Brandsicherheitswache und Sanitätswache mit Polizei, Feuerwehr und Rettungsdienst gewährleisten. Und er ist zur Einstellung des Betriebs verpflichtet, wenn sicherheitsrelevante Anlagen nicht betriebsfähig sind oder Betriebsvorschriften nicht eingehalten werden können.

Absatz 5 regelt die Übertragung, und dort stehen drei Sätze, die zusammen gelesen werden müssen. Der Betreiber kann diese Verpflichtungen durch schriftliche Vereinbarung auf den Veranstalter übertragen, wenn dieser oder sein Veranstaltungsleiter mit der Versammlungsstätte und ihren Einrichtungen vertraut ist. Der Veranstalter ist verantwortlich für die Verpflichtungen, die er vertraglich übernommen hat. Und dann folgt: Die Verantwortung des Betreibers bleibt unberührt.

Für die Praxis bedeutet das zweierlei. Erstens muss die Übertragung schriftlich erfolgen, eine mündliche Absprache am Telefon genügt nicht. Zweitens entlässt sie den Betreiber nicht aus seiner Verantwortung, sie begründet eine zusätzliche. Wer als Hochschule oder Kommune eine eigene Halle bespielt, ist ohnehin beides in einer Person.

Was die Verordnung sonst noch verlangt

Zwei Betriebsvorschriften werden im Alltag am häufigsten verletzt, und beide sind einfach einzuhalten.

Paragraf 31 verlangt, dass Rettungswege auf dem Grundstück sowie Zufahrten und Aufstellflächen für Einsatzfahrzeuge ständig frei gehalten werden und darauf dauerhaft und gut sichtbar hinzuweisen ist. Rettungswege in der Versammlungsstätte müssen ständig frei bleiben, und während des Betriebs müssen alle Türen von Rettungswegen unverschlossen sein. Der Aufsteller mit dem Programm, der abends vor der Fluchttür steht, ist damit kein Schönheitsfehler.

Paragraf 32 bestimmt, dass die Zahl der im Bestuhlungs- und Rettungswegeplan genehmigten Besucherplätze nicht überschritten und die genehmigte Anordnung nicht geändert werden darf. Eine Ausfertigung des Plans ist in der Nähe des Haupteingangs gut sichtbar anzubringen.

Der zweite Punkt hat eine organisatorische Folge, die selten mitgedacht wird: Die Grenze gilt für den Zeitpunkt, nicht für den Tag. Wenn Ihre Halle 400 Plätze hat und über den Tag 900 Menschen kommen, ist das unproblematisch, solange nie mehr als 400 gleichzeitig anwesend sind. Genau das müssen Sie aber wissen. Wie sich eine Grenze im Anmeldeprozess abbilden lässt, steht unter Teilnehmerbegrenzung.

Was in ein brauchbares Konzept gehört

Für den Fall unterhalb der behördlichen Abstimmung gibt die Verordnung keine Gliederung vor. Aus den in Paragraf 43 Absatz 2 genannten Bestandteilen und der betrieblichen Praxis ergibt sich eine Struktur, die trägt.

• Beschreibung der Veranstaltung. Format, Zeiten, Ort, erwartete und maximal zulässige Personenzahl, Besonderheiten wie Bühne, Catering oder Aufbauten.
• Gefährdungsbeurteilung. Welche Gefahren bestehen konkret hier, nicht allgemein. Anreiseverkehr, Enge im Foyer, gleichzeitiger Beginn, medizinische Notfälle, Wetter bei Außenflächen.
• Kapazität und Zutritt. Wie die Höchstzahl eingehalten und im Zweifel belegt wird.
• Rettungswege und Räumung. Wer entscheidet über eine Räumung, wie wird durchgesagt, wo sind die Sammelplätze.
• Verantwortliche mit Namen und Erreichbarkeit. Nicht Funktionen, sondern Personen mit Telefonnummer.
• Ordnungs- und Sanitätsdienst. Umfang, Aufgaben, Übergabepunkte zu Polizei und Rettungsdienst.
• Kommunikation. Wer spricht mit Behörden, wer mit Presse, wer mit Angehörigen.

Der Punkt mit den Namen ist der wichtigste. Ein Konzept, in dem steht, dass die Veranstaltungsleitung entscheidet, hilft um 19:40 Uhr niemandem. Ein Konzept mit einer Mobilnummer schon. Die Grundlagen dazu stehen im Eintrag zum Sicherheitskonzept, die brandschutzrechtliche Seite unter Brandschutz bei Veranstaltungen.

Wo Anmeldedaten tatsächlich helfen

Ein Sicherheitskonzept schreibt keine Software. An genau einer Stelle liefert die Teilnehmerverwaltung aber etwas, das sich sonst schwer beschaffen lässt: den Nachweis über die Zahl der anwesenden Personen.

Wenn Paragraf 32 verlangt, dass die genehmigte Platzzahl nicht überschritten wird, dann ist die Frage im Ernstfall nicht, ob Sie das vorhatten, sondern ob Sie es belegen können. Eine Anmeldung mit begrenztem Kontingent verhindert die Überbuchung im Vorfeld. Ein Check-in per Scan erzeugt den Zeitverlauf der Anwesenheit. Bei mehreren parallelen Programmpunkten mit eigener Kapazität gilt dasselbe je Raum, wenn die Punkte als eigene Unterveranstaltungen geführt werden.

Was dabei ehrlich bleiben muss: Das ersetzt weder die Gefährdungsbeurteilung noch den Ordnungsdienst. Es liefert eine Zahl und ihren Verlauf, und es verhindert, dass zu viele Menschen überhaupt erst eine Zusage bekommen. Mehr nicht, und genau das ist im Zweifel wertvoll. Wie sich der Einlass praktisch aufsetzt, beschreibt der Beitrag zum Check-in per QR-Code.

Wie Sie in Ihrem Fall zur Antwort kommen

Vier Schritte, in dieser Reihenfolge, führen zu einer belastbaren Einschätzung.

Erstens die eigene Landesverordnung heraussuchen. Sie heißt je nach Land Versammlungsstättenverordnung oder ist Teil einer Sonderbauverordnung. Alles andere ist Orientierung, nicht Grundlage.

Zweitens die Fläche rechnen, nicht die Gäste schätzen. Grundfläche mal Faktor nach Nutzungsart, und bei mehreren Räumen prüfen, ob sie gemeinsame Rettungswege haben.

Drittens die Betreiberfrage klären. Wenn Sie in fremden Räumen sind: Gibt es eine schriftliche Übertragung, und was genau steht darin? Wenn Sie eigene Räume bespielen, sind Sie beides.

Viertens bei der zuständigen Stelle nachfragen. Das ist in der Regel das Bauordnungsamt oder die Feuerwehr. Diese Frage kostet ein Telefonat und ersetzt jede Recherche im Netz. Bei Veranstaltungen ab einer gewissen Größe ist der Kontakt ohnehin unvermeidlich, und es ist deutlich angenehmer, ihn drei Monate vorher zu haben als drei Tage.

Wenn die Halle Ihnen gehört, gehört dieser Ablauf einmal in eine schriftliche Hausregel und nicht in jede Projektplanung neu. Für wiederkehrende Formate reicht dann eine Fortschreibung.

Häufige Fragen

Ab wie vielen Personen brauche ich ein Sicherheitskonzept?

Eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht. Die bayerische Verordnung stellt in Paragraf 43 Absatz 1 auf die Art der Veranstaltung ab, nicht auf eine Personenzahl. Erst ab mehr als 5.000 Besucherplätzen verlangt Absatz 2 zusätzlich die Abstimmung mit Polizei, Feuerwehr und Rettungsdiensten. Prüfen Sie die Verordnung Ihres Bundeslandes.

Zählt die erwartete oder die mögliche Besucherzahl?

Die mögliche. Paragraf 1 Absatz 2 der bayerischen Verordnung gibt eine Berechnung vor: ein Besucher je Quadratmeter bei Sitzplätzen an Tischen und in Ausstellungsräumen, zwei je Quadratmeter bei Reihenbestuhlung und Stehplätzen. Ein großer Raum kann damit auch bei kleiner Veranstaltung unter die Verordnung fallen.

Wir nutzen mehrere kleine Räume, sind wir raus?

Nicht unbedingt. Fasst jeder Raum für sich weniger als 200 Besucher, haben die Räume aber gemeinsame Rettungswege, werden sie nach Paragraf 1 Absatz 1 zusammengerechnet. Für Hochschulen mit mehreren Seminarräumen an einem Flur ist das der praktisch wichtigste Punkt.

Haftet der Betreiber oder der Veranstalter?

Grundsätzlich der Betreiber. Er kann die Pflichten nach Paragraf 38 Absatz 5 durch schriftliche Vereinbarung auf den Veranstalter übertragen, wenn dieser mit der Versammlungsstätte vertraut ist. Der Veranstalter haftet dann für das vertraglich Übernommene, die Verantwortung des Betreibers bleibt nach dem Wortlaut der Vorschrift jedoch unberührt.

Brauchen wir ein Konzept, wenn die Verordnung nicht gilt?

Vorgeschrieben ist es dann nicht, sinnvoll bleibt es. Die Verkehrssicherungspflicht aus Paragraf 823 BGB gilt unabhängig von der Größe. Ein schriftliches Konzept ist im Schadensfall der Nachweis, dass Gefahren bedacht und Vorkehrungen getroffen wurden.

Kann eine Eventsoftware das Sicherheitskonzept übernehmen?

Nein. Sie kann die Höchstzahl im Anmeldeprozess durchsetzen und über den Check-in den Verlauf der Anwesenheit belegen. Gefährdungsbeurteilung, Ordnungsdienst und Räumungskonzept bleiben eine organisatorische Aufgabe.

Kurz zusammengefasst

Drei Sätze tragen das Thema. Maßgeblich ist die Verordnung Ihres Bundeslandes, nicht das Muster und nicht der erstbeste Ratgeber. Die Kapazität wird aus der Fläche berechnet und nicht aus der Gästeliste geschätzt. Und die Pflicht zum Sicherheitskonzept hängt an der Art der Veranstaltung, während die vielzitierten 5.000 nur den Zeitpunkt der behördlichen Abstimmung markieren.

Wer im Zweifel ist, ruft beim Bauordnungsamt an. Dieser Beitrag ordnet die Rechtslage anhand der bayerischen Fassung ein und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall; für Ihr Bundesland und Ihre Veranstaltung kann anderes gelten.