Teilnahmegebühr

Wofür die Gebühr steht

Die Teilnahmegebühr ist bei Fachtagungen, Konferenzen und Weiterbildungen die wichtigste Einnahme neben Sponsoring und Standmieten. Unsere Einordnung: Sie hat zwei Aufgaben zugleich. Sie finanziert die Veranstaltung, und sie macht die Anmeldung verbindlicher. Wer etwas bezahlt hat, erscheint eher, deshalb setzen manche Veranstalter selbst bei kostenlosen Formaten eine kleine Schutzgebühr gegen die No-Show-Rate.

Kalkulation

Unsere Einordnung aus der Praxis: Die Kalkulation beginnt bei den Kosten, die je Person anfallen, also Verpflegung, Material und Namensschild, und bei den festen Kosten für Raum, Technik, Referierende und Bewerbung. Die festen Kosten werden auf eine vorsichtig geschätzte Teilnehmerzahl verteilt, nicht auf die maximale. Dazu kommen die Gebühren des Zahlungsdienstes und der Ticketplattform. Wer Ermäßigungen anbietet, etwa für Mitglieder, Studierende oder Frühbuchende, rechnet sie in die Mischkalkulation ein, siehe Preisdifferenzierung.

Unsere Einordnung: Ein Frühbucherpreis wirkt nur, wenn sein Ende feststeht und sichtbar ist. Wer die Frist mehrfach verlängert, erzieht das Publikum zum Abwarten. Sinnvoll ist eine Ticketart je Preisstufe mit festem Verkaufsende, sodass der reguläre Preis automatisch folgt.

Preisangabe gegenüber Verbrauchern

Richtet sich eine Veranstaltung an Privatpersonen, gilt die Preisangabenverordnung. Nach Paragraf 3 PAngV muss ein Unternehmer, der Verbrauchern Leistungen anbietet oder mit Preisen wirbt, die Gesamtpreise angeben. Wird ein Preis aufgegliedert, ist der Gesamtpreis hervorzuheben. Unsere Einordnung: Ein Ticketpreis zuzüglich Umsatzsteuer oder zuzüglich einer Servicegebühr, die erst im Warenkorb erscheint, ist gegenüber Verbrauchern deshalb riskant. Bei reinen Fachveranstaltungen für Unternehmen sind Nettopreise dagegen üblich.

Umsatzsteuer

Ob auf die Gebühr Umsatzsteuer anfällt, hängt vom Veranstalter und vom Inhalt ab. Paragraf 4 Nummer 22 UStG befreit Vorträge, Kurse und andere Veranstaltungen wissenschaftlicher oder belehrender Art, wenn sie von juristischen Personen des öffentlichen Rechts, Verwaltungs- und Wirtschaftsakademien, Volkshochschulen oder gemeinnützigen Einrichtungen durchgeführt werden und die Einnahmen überwiegend der Kostendeckung dienen. Die Einzelheiten stehen im Eintrag Umsatzsteuer bei Veranstaltungen.

Widerruf und Storno

Wird die Gebühr online bezahlt, stellt sich die Frage des Widerrufs. Paragraf 312g Absatz 2 Nummer 9 BGB nimmt Dienstleistungen im Zusammenhang mit Freizeitbetätigungen vom Widerrufsrecht aus, wenn der Vertrag einen spezifischen Termin oder Zeitraum vorsieht. Ob eine berufliche Fortbildung darunter fällt, ist im Einzelfall zu prüfen, siehe Widerrufsrecht bei Veranstaltungen. Unabhängig davon sollten Stornobedingungen vor der Buchung klar sein: bis wann kostenlos storniert werden kann und ob eine Ersatzperson teilnehmen darf.

Häufige Fehler

Eine Gebühr, die nur die Raummiete deckt und Verpflegung vergisst, ein Frühbucherpreis ohne klares Enddatum und fehlende Stornoregeln sind die üblichen Schwachstellen. Dazu kommen Rechnungen ohne Hinweis auf eine Steuerbefreiung, obwohl sie gilt.

Was ist eine Teilnahmegebühr?

Der Betrag, den Teilnehmende für den Besuch einer Veranstaltung zahlen. Er deckt ganz oder teilweise die Kosten und macht die Anmeldung verbindlicher.

Muss eine Teilnahmegebühr inklusive Umsatzsteuer angegeben werden?

Gegenüber Verbrauchern ja: Nach Paragraf 3 PAngV sind Gesamtpreise anzugeben. Bei Fachveranstaltungen für Unternehmen sind Nettopreise üblich.

Ist eine Teilnahmegebühr umsatzsteuerfrei?

Nur in bestimmten Fällen. Paragraf 4 Nr. 22 UStG befreit unter anderem wissenschaftliche oder belehrende Veranstaltungen öffentlicher und gemeinnütziger Träger, wenn die Einnahmen überwiegend der Kostendeckung dienen.