Save the Date
Ein Save the Date ist eine kurze Vorankündigung, die nur Termin und Anlass nennt und darum bittet, das Datum freizuhalten. Es kommt Wochen oder Monate vor der eigentlichen Einladung und verspricht noch keine Einzelheiten.
Wozu, wenn die Einladung folgt
Kalender füllen sich früher, als Programme fertig werden. Wer mit der Ankündigung wartet, bis Ort, Redner und Ablauf feststehen, erreicht gerade die Menschen nicht mehr, die am stärksten verplant sind. Das Save the Date trennt deshalb zwei Dinge: Der Termin wird früh gesichert, die Einzelheiten kommen, wenn sie stimmen.
Was hineingehört
Fünf Angaben reichen. Das Datum mit Wochentag. Der ungefähre Zeitrahmen, damit klar ist, ob es um einen Abend oder einen ganzen Tag geht. Der Ort, mindestens die Stadt. Der Anlass in einem Satz. Und der Hinweis, wann die Einladung folgt.
Hilfreich ist eine Kalenderdatei im Anhang oder als Link, damit der Termin mit einem Klick im Kalender steht. Was nicht hineingehört, ist ein halbfertiges Programm. Namen, die später wieder gestrichen werden, schaden mehr als eine Lücke.
Der richtige Vorlauf
Eine feste Regel gibt es nicht, wohl aber eine Richtschnur: Je mehr Aufwand die Teilnahme verlangt, desto früher. Eine mehrtägige Veranstaltung mit Anreise und Übernachtung braucht mehrere Monate Vorlauf, eine Abendveranstaltung am eigenen Ort einige Wochen. Liegt der Termin in einer Zeit mit vielen Konkurrenzveranstaltungen, lohnt sich der frühe Versand doppelt.
Rechtlich gilt dasselbe wie für die Einladung
Auch eine Vorankündigung per E-Mail ist eine Nachricht an eine bestimmte Person. Hat die Veranstaltung werblichen Charakter, greifen die Regeln für Werbung per elektronischer Post aus Paragraf 7 UWG, also im Grundsatz die vorherige ausdrückliche Einwilligung. Die Einzelheiten stehen unter Einladungsmanagement.
Vom Save the Date zur Einladung
Beide Nachrichten sollten an dieselbe Liste gehen und aufeinander Bezug nehmen. Wer nach dem Save the Date abgesagt hat, braucht keine Einladung mehr. Wer zugesagt oder vorgemerkt hat, sollte die Einladung als Fortsetzung erkennen und nicht als neue Anfrage. Wie dieser Stand je Person geführt wird, beschreibt der Eintrag Gästeliste.
Häufige Fehler
Der Termin ändert sich nach dem Versand. Die Einladung folgt nie oder so spät, dass die Vorankündigung vergessen ist. Das Save the Date enthält keinen Ort, sodass niemand die Anreise einschätzen kann. Und es fehlt die Möglichkeit, gleich abzusagen, wodurch die Liste bis zur Einladung nicht kleiner wird.
Häufige Fragen
Was ist ein Save the Date?
Eine kurze Vorankündigung, die Termin und Anlass nennt und darum bittet, das Datum freizuhalten, bevor die eigentliche Einladung kommt.
Was gehört hinein?
Datum mit Wochentag, ungefährer Zeitrahmen, Ort, der Anlass in einem Satz und der Hinweis, wann die Einladung folgt.
Wie früh sollte es verschickt werden?
Je mehr Aufwand die Teilnahme verlangt, desto früher: bei Anreise und Übernachtung mehrere Monate, bei einem Abendtermin am Ort einige Wochen.
Gelten rechtlich dieselben Regeln wie für die Einladung?
Ja. Hat die Veranstaltung werblichen Charakter, braucht auch die Vorankündigung per E-Mail im Grundsatz eine Einwilligung.
