E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine maschinelle Verarbeitung erlaubt. Ein PDF ist keine E-Rechnung. Für Leistungen zwischen inländischen Unternehmen wird sie schrittweise Pflicht, für Veranstalter etwa bei Standpaketen und Sponsoring.
Was eine E-Rechnung ist
Paragraf 14 Absatz 1 UStG unterscheidet seit 2025 zwei Arten von Rechnungen. Eine elektronische Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung. Alles andere, also Papier und auch ein PDF, ist eine sonstige Rechnung. Das Format muss der europäischen Norm zur elektronischen Rechnungsstellung entsprechen oder zwischen den Parteien vereinbart sein, wenn sich die Pflichtangaben daraus normgerecht auslesen lassen.
Für wen sie Pflicht ist
Nach Paragraf 14 Absatz 2 UStG muss die Rechnung für eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen als E-Rechnung ausgestellt werden, wenn beide im Inland ansässig sind. Für Rechnungen an Privatpersonen gilt die Pflicht nicht.
Die Übergangsfristen stehen in Paragraf 27 Absatz 38 UStG. Für Umsätze bis Ende 2026 sind Papier und andere Formate noch erlaubt, bei anderen elektronischen Formaten mit Zustimmung des Empfängers. Für Umsätze im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug, oder bei Übermittlung per elektronischem Datenaustausch.
Was das für Veranstalter heißt
Betroffen ist vor allem das Geschäft mit Unternehmen: Standpakete an Aussteller, Sponsoring, Tickets für Firmenkunden und Rechnungen an Agenturen. Unsere Einordnung: Ein Messeveranstalter mit mehr als 800.000 Euro Umsatz muss Ausstellerrechnungen für Leistungen ab 2027 strukturiert ausstellen, kleinere Veranstalter ab 2028.
Eine wichtige Ausnahme betrifft Tickets. Nach Paragraf 33 UStDV kann eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Die meisten Eintrittskarten fallen darunter, auch wenn ein Unternehmen sie kauft.
Prüffragen an die Software
Erzeugt das System strukturierte Rechnungen in einem normgerechten Format, oder nur PDF? Wie laufen Korrekturen und Gutschriften? Wie kommen die Daten in die Buchhaltung? Die übrigen Pflichtangaben und Fristen beschreibt der Leitfaden zu Veranstaltungen abrechnen, den Ablauf der Abrechnung der Eintrag Rechnungsstellung.
Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
Für Rechnungen an Bundesbehörden gilt schon länger eine eigene Pflicht. Nach Paragraf 3 der E-Rechnungsverordnung müssen Rechnungssteller Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes elektronisch ausstellen und übermitteln, und zwar über ein Verwaltungsportal. Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen nach einem Direktauftrag bis 1.000 Euro. Diese Pflicht gilt laut Paragraf 11 seit dem 27. November 2020. Länder und Kommunen regeln das in eigenen Gesetzen und Verordnungen.
Unsere Einordnung: Wer Standflächen an Behörden, Ministerien oder Hochschulen vermietet oder Sponsoring mit ihnen abrechnet, sollte vor der ersten Rechnung fragen, über welches Portal und in welchem Format sie eingehen soll. Hochschulen der Länder unterliegen dem jeweiligen Landesrecht.
Häufige Fragen
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine maschinelle Verarbeitung erlaubt. Ein PDF gilt als sonstige Rechnung.
Ab wann müssen Veranstalter E-Rechnungen ausstellen?
Für Leistungen an inländische Unternehmen ab 2027, wenn der Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag, sonst ab 2028.
Brauchen Tickets eine E-Rechnung?
Meist nicht. Rechnungen bis 250 Euro sind Kleinbetragsrechnungen und dürfen nach Paragraf 33 UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden.
