KI-Agent im Eventmanagement

Der Unterschied zur Automatisierung

Eine Automatisierung folgt einer Regel, die jemand vorher aufgeschrieben hat: Wenn eine Anmeldung eingeht, verschicke Mail A. Ein Agent bekommt stattdessen ein Ziel und sucht sich die Schritte selbst. Statt "verschicke Mail A" lautet der Auftrag "sorge dafür, dass alle Ausstellenden ihre Unterlagen bis Freitag hochgeladen haben". Der Agent prüft, wer fehlt, formuliert die Erinnerung, wählt den Zeitpunkt und meldet, wo er nicht weiterkommt.

Diese Unterscheidung ist wichtig, weil sie erklärt, wo der Nutzen liegt und wo das Risiko. Der Nutzen entsteht bei Aufgaben, die viele kleine Entscheidungen erfordern und deshalb bisher an Personen hingen. Das Risiko entsteht, wenn niemand mehr sieht, welche Entscheidung getroffen wurde.

Wo Agenten im Eventbetrieb tatsächlich helfen

Am deutlichsten dort, wo Vollständigkeit zählt und die Arbeit stumpf ist. Das Nachfassen bei unvollständigen Standbuchungen gehört dazu, ebenso das Einsammeln von Logos und Texten für den Katalog, das Beantworten wiederkehrender Rückfragen und die Vorsortierung von Freitextantworten aus der Nachbefragung. Gemeinsam ist diesen Fällen, dass ein Fehler auffällt und sich korrigieren lässt, bevor Schaden entsteht.

Vorschläge sollten korrigierbar sein

Ein Befund aus der Entscheidungsforschung ist hier praktisch wichtiger als jede Funktionsliste. Dietvorst, Simmons und Massey zeigten in mehreren Studien, dass Menschen einem Algorithmus nach einem beobachteten Fehler schneller das Vertrauen entziehen als einem Menschen mit demselben Fehler; sie nennen das Algorithmus-Aversion. In einer Folgestudie fanden dieselben Autoren jedoch, dass die Ablehnung deutlich zurückgeht, sobald Menschen die Vorhersagen selbst anpassen dürfen, und dass sie damit sogar bessere Ergebnisse erzielen, veröffentlicht in Management Science 2018. Für die Auswahl eines Systems heißt das: Ein Agent, dessen Vorschläge Sie überschreiben können, wird benutzt. Eine Blackbox wird nach dem ersten Fehlgriff abgeschaltet.

Was in Ihrer Hand bleiben sollte

Drei Dinge gehören nicht an einen Agenten delegiert. Erstens jede Entscheidung über Menschen, also Zulassung, Auswahl und Bewertung; das ist auch regulatorisch der heikelste Bereich. Zweitens die Außenkommunikation in Konfliktfällen, etwa bei Absagen oder Beschwerden. Drittens alles, was Geld bindet, also verbindliche Zusagen und Bestellungen. Wo ein Agent solche Schritte vorbereitet, sollte eine Freigabe dazwischenstehen.

Was die Regeln verlangen

Agenten sind KI-Systeme im Sinne der KI-Verordnung. Für Veranstalter bedeutet das vor allem zwei Dinge: Artikel 4 verlangt seit Februar 2025, dass die beteiligten Personen über ausreichende KI-Kompetenz verfügen, und wo ein Agent direkt mit Menschen spricht, greift die Kennzeichnungspflicht. Verarbeitet er personenbezogene Daten, kommen Auftragsverarbeitungsvertrag und Löschkonzept hinzu.

Wie Sie anfangen

Nehmen Sie den Ablauf, der in der letzten Veranstaltung am meisten Zeit gekostet hat, und lassen Sie ihn zunächst nur vorbereiten, nicht ausführen. Der Agent schlägt vor, ein Mensch gibt frei. Nach zwei Durchläufen sehen Sie, wie oft korrigiert werden musste, und können entscheiden, ob die Freigabe entfallen kann. Diese Reihenfolge ist unbequemer als der umgekehrte Weg, aber sie erzeugt die Zahlen, mit denen sich der nächste Schritt begründen lässt.

Was unterscheidet einen Agenten von einer Automatisierung?

Eine Automatisierung führt eine vorher festgelegte Regel aus. Ein Agent bekommt ein Ziel und entscheidet selbst, welche Schritte nötig sind.

Wo sollte ich einen Agenten nicht einsetzen?

Bei Entscheidungen über Menschen, in der Kommunikation bei Konflikten und überall dort, wo verbindlich Geld gebunden wird. Dort gehört eine menschliche Freigabe dazwischen.

Worauf achte ich bei der Auswahl?

Ob sich Vorschläge überschreiben lassen. Die Forschung zeigt, dass korrigierbare Systeme deutlich häufiger genutzt werden und im Ergebnis besser abschneiden als unveränderliche.

Gilt die KI-Verordnung auch für Agenten?

Ja. Sie sind KI-Systeme im Sinne der Verordnung. Relevant sind vor allem die Kompetenzpflicht aus Artikel 4 und, bei direktem Kontakt mit Menschen, die Transparenzpflichten aus Artikel 50.