Pauschalversteuerung bei Betriebsveranstaltungen

Fünfundzwanzig Prozent statt individueller Versteuerung

Bleibt nach Abzug des Freibetrags ein steuerpflichtiger Betrag übrig, gibt es zwei Wege. Entweder er läuft über die Lohnabrechnung der betroffenen Person und wird dort individuell versteuert, oder der Arbeitgeber übernimmt die Steuer pauschal.

Die Grundlage dafür steht in Paragraf 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 2 des Einkommensteuergesetzes. Danach kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 25 Prozent erheben, soweit er Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen zahlt. Für die Beschäftigten ist das der angenehmere Weg, weil bei ihnen nichts ankommt, was sie selbst versteuern müssten.

Die Bedingung, die 2026 dazugekommen ist

Die Vorschrift endet inzwischen mit einem Halbsatz, der vorher nicht dort stand. Die Pauschalierung ist nur zulässig, wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.

Damit gilt für die Pauschalversteuerung dieselbe Bedingung wie für den 110-Euro-Freibetrag. Bis dahin ließ sich für Veranstaltungen mit eingeschränktem Teilnehmerkreis argumentieren, dass zwar der Freibetrag entfällt, die günstige Pauschalierung aber bleibt. Dieser Weg ist mit der Neufassung geschlossen. Eine Feier nur für die Führungsebene ist damit an beiden Stellen benachteiligt.

Für Eventteams verschiebt sich dadurch der entscheidende Moment nach vorn. Die steuerlich wichtigste Frage wird nicht bei der Abrechnung beantwortet, sondern beim Zuschnitt der Einladung. Wer eingeladen wurde und nach welchem Kriterium, gehört deshalb dokumentiert, siehe Betriebsveranstaltung.

Pauschaliert wird nur der Überhang

Ein verbreitetes Missverständnis ist, die Pauschalierung beziehe sich auf die gesamte Zuwendung. Das trifft nicht zu. Zuerst wird der geldwerte Vorteil je Person ermittelt, dann wird der Freibetrag abgezogen, und erst der verbleibende Betrag ist Arbeitslohn, auf den sich die 25 Prozent beziehen.

Bei einem zurechenbaren Betrag von 140 Euro sind das also 30 Euro und nicht 140. Die Steuer trägt dabei der Arbeitgeber, sie wird den Beschäftigten nicht abgezogen. Dazu kommen Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer auf die pauschale Lohnsteuer, was die tatsächliche Belastung etwas über die genannten 25 Prozent hebt.

Warum die Sozialversicherung daran hängt

Die Pauschalversteuerung ist mehr als eine Bequemlichkeit, denn sie entscheidet auch über Beiträge. Nach Paragraf 1 Absatz 1 Satz 1 Nummer 3 der Sozialversicherungsentgeltverordnung sind Einnahmen nach Paragraf 40 Absatz 2 des Einkommensteuergesetzes dem Arbeitsentgelt nicht zuzurechnen. Pauschal besteuerte Zuwendungen aus einer Betriebsveranstaltung bleiben also beitragsfrei.

Entscheidend ist allerdings der zweite Satz derselben Vorschrift. Danach gilt das nur, wenn die Einnahmen mit der Entgeltabrechnung für den jeweiligen Abrechnungszeitraum pauschal besteuert werden. Die bloße Möglichkeit, das später noch nachzuholen, genügt nicht.

Das Bundessozialgericht hat diese Formulierung mit Urteil vom 23. April 2024, B 12 BA 3/22 R, ausgelegt. Ein Unternehmen hatte im September 2015 eine Jubiläumsfeier ausgerichtet und die Zuwendungen erst am 31. März 2016 zur pauschalen Besteuerung angemeldet. Das Finanzamt akzeptierte das, der Rentenversicherungsträger nach einer Betriebsprüfung nicht und forderte Beiträge und Umlagen in Höhe von 60.043,71 Euro nach. Zwei Instanzen gaben dem Unternehmen recht, das Bundessozialgericht hob beide Urteile auf. Spätestens mit der Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung, die bis zum 28. Februar des Folgejahres zu erfolgen hat, war die Pauschalbesteuerung beitragsrechtlich nicht mehr mit der Entgeltabrechnung möglich.

Praktisch heißt das: Eine Betriebsveranstaltung, deren steuerliche Nachbereitung liegen bleibt, wird nicht nur später erledigt, sondern unter Umständen teurer. Bei einer Weihnachtsfeier im Dezember liegt die Grenze im Februar. Die Nachbereitung gehört deshalb terminiert wie jeder andere Arbeitsschritt, mit einer verantwortlichen Person und einem Datum.

Was dokumentiert sein sollte

Bei einer späteren Prüfung ist die Teilnehmerliste nur die eine Hälfte. Die andere ist der ursprünglich eingeladene Personenkreis, denn an ihm hängt die Zulässigkeit der Pauschalierung. Festhalten lassen sich der Veranstaltungstyp, die eingeladene Einheit, das Kriterium des Teilnehmerkreises, der Zeitpunkt der Einladung, die tatsächlichen Teilnehmer und die Freigabe durch die zuständige Stelle.

Das ist kein zusätzlicher Vorgang, sondern eine Frage der Reihenfolge. Diese Angaben entstehen ohnehin, sie müssen nur an einer Stelle zusammenlaufen und nach der Veranstaltung auffindbar bleiben. Dieser Eintrag ordnet die Rechtslage ein und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.

Wie hoch ist der Pauschsteuersatz?

25 Prozent nach Paragraf 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 2 EStG. Dazu kommen Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer auf die pauschale Lohnsteuer.

Worauf beziehen sich die 25 Prozent?

Nur auf den Betrag, der nach Abzug des Freibetrags übrig bleibt, nicht auf die gesamte Zuwendung.

Was hat sich 2026 geändert?

Die Pauschalierung setzt seither ausdrücklich voraus, dass die Teilnahme allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Damit gilt dieselbe Bedingung wie beim Freibetrag.

Bis wann muss die Pauschalierung erfolgt sein?

Nach Paragraf 1 Absatz 1 Satz 2 SvEV mit der Entgeltabrechnung für den jeweiligen Abrechnungszeitraum. Das Bundessozialgericht hat entschieden, dass eine Anmeldung erst am 31. März des Folgejahres nicht genügt und spätestens die Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung die Grenze zieht.