Teilnehmerliste bei Betriebsveranstaltungen
Die Teilnehmerliste einer Betriebsveranstaltung dokumentiert, wer tatsächlich anwesend war. Sie ist die Grundlage der lohnsteuerlichen Berechnung, weil die Gesamtkosten auf die Anwesenden verteilt werden, und unterscheidet sich darin von der Anmeldeliste.
Anmeldeliste und Teilnehmerliste sind zwei verschiedene Dinge
Eine Anmeldeliste dokumentiert eine Absicht. Eine Teilnehmerliste dokumentiert, wer tatsächlich da war. Bei den meisten Veranstaltungen ist dieser Unterschied eine Frage der Statistik. Bei einer Betriebsveranstaltung ist er eine Frage der Steuer.
Der Grund liegt in der Berechnung. Der Bundesfinanzhof hat im Urteil vom 29. April 2021, VI R 31/18 entschieden, dass die berücksichtigungsfähigen Gesamtkosten zu gleichen Teilen auf die bei der Veranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen sind. Wer den Nenner dieser Rechnung nicht belegen kann, kann das Ergebnis nicht belegen.
Welche Angaben sinnvoll sind
Die Liste muss vier Fragen beantworten können, und zwar Wochen oder Monate später, wenn sich niemand mehr an den Abend erinnert.
Erstens: Wer war anwesend. Dafür braucht es ein Merkmal, mit dem sich die Person eindeutig in der Personalverwaltung wiederfinden lässt. In einem größeren Unternehmen ist ein Name dafür zu unscharf, eine Personalnummer oder die dienstliche Mailadresse reicht. Zweitens: Wer hat eine Begleitperson mitgebracht, und wer war diese Person. Drittens: Um welche Veranstaltung handelt es sich, mit Datum und Bezeichnung, damit die Liste später zuzuordnen ist. Und viertens: Handelt es sich für diese Person um die erste oder zweite begünstigte Veranstaltung des Jahres, denn die Begünstigung gilt nur für zwei.
Die vierte Frage ist die unangenehmste, weil keine einzelne Liste sie beantwortet. Sie setzt einen Blick über alle Veranstaltungen des Jahres hinweg voraus, und genau daran scheitert die Nachbereitung in Unternehmen mit mehreren Standorten regelmäßig.
Wie die Anwesenheit belegt wird
Eine Liste, die am Empfang ausliegt und in die sich Gäste eintragen sollen, ist am Ende des Abends selten vollständig. Belastbarer ist ein Check-in, bei dem jede Person beim Eintreffen erfasst wird, etwa über einen Code auf der Einladung. Der Vorteil liegt weniger in der Geschwindigkeit als in der Eindeutigkeit: Der Zeitpunkt steht fest, die Zuordnung ist maschinell, und nachträgliche Ergänzungen sind als solche erkennbar.
Wichtig ist dabei, Begleitpersonen getrennt zu erfassen. Meldet sich jemand zu zweit an und erscheint allein, zeigt die Anmeldeliste zwei Personen und die Wirklichkeit eine. Beides zu unterscheiden ist der eigentliche Zweck der Teilnehmerliste.
Der häufigste Fehler: die Liste entsteht nachträglich
In vielen Unternehmen wird die Teilnehmerliste erst gebraucht, wenn die Payroll danach fragt, und dann aus mehreren Quellen zusammengesetzt: aus der Anmeldung, aus Erinnerungen des Orgateams und aus Fotos des Abends. Das Ergebnis ist eine Schätzung mit Tabellenformat.
Belastbar wird die Liste nur, wenn sie am Veranstaltungstag entsteht. Das kostet vor Ort wenige Minuten und spart in der Nachbereitung Tage, vor allem aber ändert es die Qualität der Aussage. Eine nachträglich rekonstruierte Anwesenheit lässt sich bei einer Prüfung schwer verteidigen, eine am Einlass erfasste dagegen schon.
Datenschutz gehört mitgedacht
Die Liste enthält personenbezogene Daten, teilweise von Menschen ohne jedes Verhältnis zum Unternehmen. Die Grundsätze aus Artikel 5 Absatz 1 der Datenschutz-Grundverordnung gelten deshalb uneingeschränkt: Die Daten sind für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke zu erheben, und sie müssen dem Zweck angemessen sowie auf das notwendige Maß beschränkt sein.
Praktisch heißt das zweierlei. Erheben Sie keine Angaben, die für die steuerliche Zuordnung nicht gebraucht werden. Und nutzen Sie die Liste nicht nebenbei für andere Zwecke, etwa für interne Auswertungen oder Einladungen zu anderen Formaten, ohne das vorher zu klären. Den Rahmen dafür beschreibt der Eintrag zur DSGVO im Eventkontext.
Aufbewahren, nicht archivieren und vergessen
Die Teilnehmerliste ist der Beleg, mit dem sich die lohnsteuerliche Behandlung einer Betriebsveranstaltung im Nachhinein erklären lässt. Sie gehört deshalb zu den Unterlagen, die zur Entgeltabrechnung geführt werden, und nicht in den Ordner des Eventteams.
Halten Sie zusätzlich fest, wie die Gesamtkosten zustande kamen und wer die Berechnung freigegeben hat. Eine Liste ohne die zugehörige Kostenaufstellung beantwortet bei einer Prüfung nur die halbe Frage. Dieser Eintrag ordnet die Rechtslage ein und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.
Häufige Fragen
Reicht die Anmeldeliste aus?
Nein. Die Gesamtkosten werden auf die tatsächlich Anwesenden verteilt, und das kann die Anmeldeliste nicht belegen.
Welche Angaben gehören hinein?
Ein eindeutiges Merkmal je Person, die Zuordnung etwaiger Begleitpersonen, Bezeichnung und Datum der Veranstaltung sowie die Information, um die wievielte begünstigte Veranstaltung des Jahres es sich handelt.
Wo wird die Liste aufbewahrt?
Bei den Unterlagen zur Entgeltabrechnung, gemeinsam mit der Kostenaufstellung und der Freigabe. Im Ordner des Eventteams nützt sie bei einer Prüfung wenig.
Darf die Liste für andere Zwecke genutzt werden?
Nicht ohne Weiteres. Artikel 5 Absatz 1 DSGVO bindet die Daten an den Zweck, für den sie erhoben wurden. Eine Nutzung für Einladungen oder Auswertungen gehört vorher geprüft.
