Begleitperson bei Betriebsveranstaltungen

Begleitpersonen stehen im Gesetz

Sie sind kein Sonderfall, den die Verwaltung sich ausgedacht hat, sondern ausdrücklich Teil der Norm. Paragraf 19 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1a Satz 1 EStG spricht von Zuwendungen des Arbeitgebers an seinen Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen. Gemeint sind typischerweise Partnerinnen und Partner, Familienangehörige oder eine mitgebrachte Person ohne eigene Verbindung zum Betrieb.

Wer mitkommen darf, entscheidet der Arbeitgeber. Das Steuerrecht schreibt es nicht vor, es regelt nur die Folgen.

Die Zurechnung zum Arbeitnehmer

Die entscheidende Regel steht in Satz 5 derselben Vorschrift. Die Zuwendungen sind mit den anteilig auf den Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen entfallenden Aufwendungen anzusetzen. Der Kostenanteil der Begleitperson verschwindet also nicht, er wandert zu der Person, die sie mitgebracht hat.

Einen eigenen Freibetrag bekommt die Begleitperson nicht. Das folgt aus dem Wortlaut von Satz 3, der die 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmenden Arbeitnehmer gewährt. Eine Begleitperson ist kein Arbeitnehmer des Betriebs, also entsteht für sie kein zweiter Freibetrag.

Was das rechnerisch bedeutet

Angenommen, auf jede anwesende Person entfallen 95 Euro. Wer allein kommt, dem werden 95 Euro zugerechnet, und der Freibetrag deckt sie vollständig ab. Wer eine Begleitperson mitbringt, dem werden 190 Euro zugerechnet, und nach Abzug der 110 Euro bleiben 80 Euro steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Aus derselben Feier entstehen damit für zwei Beschäftigte völlig unterschiedliche Ergebnisse, und der Unterschied hängt an einer einzigen organisatorischen Information: Wer hat wen mitgebracht. Das ist der Grund, warum diese Angabe nicht in einer Anmerkungsspalte stehen sollte, sondern als eigenes Feld.

Warum die Anmeldung das abbilden muss

Ein Anmeldeformular, das nur die Zahl der Personen abfragt, erzeugt später Handarbeit. Gebraucht wird eine Verknüpfung: An jeder Begleitperson muss hängen, zu welchem Beschäftigten sie gehört, und beide müssen sich beim Einlass getrennt als anwesend kennzeichnen lassen.

Der zweite Punkt wird regelmäßig vergessen, obwohl er häufig eintritt. Jemand meldet sich zu zweit an und erscheint allein. Eine reine Anmeldeliste zeigt dann zwei Personen, die tatsächliche Anwesenheit aber nur eine. Da die Gesamtkosten auf die tatsächlich Anwesenden verteilt werden, verschiebt dieser Unterschied zwei Größen gleichzeitig: den Nenner der Gesamtrechnung und den Betrag, der dieser einen Person zugerechnet wird.

Begleitung zulassen oder nicht

Die Entscheidung gehört in die Planung und nicht ans Ende der Einladung. Sie wirkt auf drei Größen gleichzeitig: auf die Kapazität, auf die Gesamtkosten und auf den Betrag, der einzelnen Beschäftigten zugerechnet wird. Wer Begleitung zulässt, verdoppelt für die betroffenen Personen faktisch den zurechenbaren Betrag, während der Freibetrag gleich bleibt.

Wichtig ist dabei, was Begleitpersonen nicht berühren. Die Voraussetzung, dass die Teilnahme allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offenstehen muss, bezieht sich auf die Beschäftigten. Ob und wie viele Begleitpersonen zugelassen sind, ändert daran nichts, solange die Regel für alle gleich gilt. Eine Einladung, die nur einem Teil der Belegschaft Begleitung erlaubt, wäre dagegen eine Ungleichbehandlung, die man begründen können sollte.

Sinnvoll ist außerdem, den Effekt vorher zu kommunizieren. Wenn absehbar ist, dass für Beschäftigte mit Begleitung ein steuerpflichtiger Betrag entsteht, ist ein Hinweis in der Einladung angenehmer als eine Überraschung auf der Abrechnung im Folgemonat.

Datenschutz bei Menschen ohne Arbeitsverhältnis

Eine Begleitperson steht in keinem Verhältnis zum Unternehmen. Ihre Daten werden trotzdem verarbeitet, und dafür braucht es dieselbe Sorgfalt wie bei allen anderen Gästen. Erheben Sie deshalb nur, was Sie wirklich brauchen. Für die steuerliche Zuordnung genügt in aller Regel ein Name und die Verknüpfung zum Beschäftigten. Geburtsdatum, Anschrift oder Angaben zum Verhältnis zueinander werden dafür nicht benötigt.

Denken Sie außerdem daran, wer die Liste später zu sehen bekommt. Dass eine bestimmte Person mit Begleitung erschienen ist, sagt etwas über ihr Privatleben aus. Der Kreis derer, die darauf zugreifen können, sollte deshalb eng gezogen und dokumentiert sein, siehe DSGVO im Eventkontext. Dieser Eintrag ordnet die Rechtslage ein und ersetzt keine steuerliche oder datenschutzrechtliche Beratung im Einzelfall.

Hat eine Begleitperson einen eigenen Freibetrag?

Nein. Der Freibetrag gilt je teilnehmendem Arbeitnehmer, und eine Begleitperson ist kein Arbeitnehmer des Betriebs.

Wem wird ihr Kostenanteil zugerechnet?

Der Person, die sie mitgebracht hat. Das Gesetz setzt die Zuwendungen mit den anteilig auf den Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen entfallenden Aufwendungen an.

Muss die Begleitperson getrennt eingecheckt werden?

Sinnvollerweise ja. Sonst lässt sich nicht unterscheiden, ob eine zu zweit angemeldete Person allein erschienen ist, und genau das verändert die Berechnung.

Welche Daten braucht man von ihr?

Für die steuerliche Zuordnung in aller Regel nur den Namen und die Verknüpfung zum Beschäftigten. Weitere Angaben sind dafür nicht erforderlich.