No-Shows und Begleitpersonen bei Firmenfeiern: warum saubere Teilnehmerdaten steuerlich zählen

Bei Betriebsveranstaltungen wirken zwei scheinbar harmlose organisatorische Details unmittelbar auf die Steuer. Wer nicht erscheint, senkt die Kosten meist nicht, erhöht aber den Betrag, der jeder anwesenden Person zugerechnet wird. Und wer eine Begleitperson mitbringt, bekommt deren Kostenanteil zusätzlich zugerechnet, ohne einen zweiten Freibetrag zu erhalten.

Beides hängt an Angaben, die nur am Veranstaltungstag entstehen können. Deshalb ist das Registrierungsmodell einer Firmenfeier keine Formsache, sondern die Grundlage der späteren Berechnung.

Warum No-Shows mehr sind als ein Cateringproblem

Absagen gehören zu jeder Veranstaltung. Üblicherweise bedeuten sie unnötige Portionen, leere Stühle, ungenutzte Namensschilder und eine Statistik, die schöner aussieht als die Wirklichkeit. Bei einer Betriebsveranstaltung kommt etwas dazu.

Der Bundesfinanzhof hat im Urteil vom 29. April 2021, VI R 31/18 entschieden, dass die berücksichtigungsfähigen Gesamtkosten zu gleichen Teilen auf die bei der Veranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen sind. Im entschiedenen Fall hatte ein Unternehmen genau andersherum gerechnet und wollte die Kosten der beiden angemeldeten, aber nicht erschienenen Personen unberücksichtigt lassen. Das Gericht folgte dem nicht.

Die Wirkung ist immer dieselbe. Der Zähler bleibt, der Nenner schrumpft, der Quotient steigt. Und weil der Quotient über die Steuerpflicht entscheidet, verschiebt eine Absagequote eine steuerliche Größe.

Ein Rechenbeispiel

Die folgenden Zahlen sind ein Modell und keine Erhebung. Angenommen, ein Unternehmen plant eine Weihnachtsfeier für 250 Personen und rechnet mit berücksichtigungsfähigen Gesamtkosten von 25.000 Euro brutto. Auf dem Papier sind das 100 Euro je Person, also komfortabel unter dem Freibetrag.

Erscheinen tatsächlich 200 Personen, und bleiben die Kosten unverändert, weil Location und Catering nach der gemeldeten Zahl abgerechnet werden, ergeben sich 125 Euro je anwesender Person. Aus einer steuerfreien Feier ist eine geworden, bei der je Kopf 15 Euro steuerpflichtiger Arbeitslohn entstehen. Bei 200 Personen sind das 3.000 Euro, die verarbeitet werden müssen, plus der Aufwand, sie überhaupt zu ermitteln.

Nichts daran war ein Planungsfehler im üblichen Sinn. Die Feier war nicht zu teuer, es kamen nur weniger Leute. Genau deshalb trifft dieser Effekt Unternehmen unvorbereitet.

Was sich dagegen tun lässt

Drei Hebel wirken, und alle drei liegen vor der Veranstaltung. Der erste ist die Vertragsgestaltung: Eine Abrechnung nach tatsächlicher Teilnehmerzahl statt nach gemeldeter Zahl verlagert das Risiko und hält Zähler und Nenner im Gleichlauf. Das ist nicht überall durchsetzbar, aber es wird zu selten überhaupt verhandelt.

Der zweite ist der Puffer in der Kalkulation. Wer bei 108 Euro je Person landet, plant knapp an einer Grenze, die sich durch Absagen nach oben verschiebt. Eine Zielgröße mit Abstand zum Freibetrag kostet weniger als die Nacharbeit, die entsteht, wenn sie gerissen wird.

Der dritte ist die Verbindlichkeit der Anmeldung. Eine Erinnerung wenige Tage vorher mit der Möglichkeit, unkompliziert abzusagen, senkt die No-Show-Rate spürbar, und jede rechtzeitige Absage erlaubt es, die Bestellmenge noch anzupassen. Das ist der einzige Hebel, der gleichzeitig Kosten und Steuerlast senkt.

Warum eine Anmeldung kein Anwesenheitsnachweis ist

Eine Registrierung dokumentiert eine Absicht zu einem bestimmten Zeitpunkt. Sie sagt nichts darüber, wer den Abend tatsächlich verbracht hat. Für die Kostenverteilung ist aber genau das gefragt.

Belastbar wird die Anwesenheit durch eine Erfassung beim Eintreffen, etwa über einen Code auf der Einladung. Der Vorteil liegt weniger in der Geschwindigkeit als in der Beweiskraft: Der Zeitpunkt steht fest, die Zuordnung ist maschinell, und nachträgliche Ergänzungen bleiben als solche erkennbar. Eine Liste, die am Empfang ausliegt und in die sich Gäste selbst eintragen, ist am Ende des Abends erfahrungsgemäß unvollständig, und eine im Nachhinein aus Erinnerungen rekonstruierte Anwesenheit lässt sich bei einer Prüfung schwer verteidigen. Wie so ein Ablauf praktisch aussieht, beschreibt der Beitrag zum Check-in per QR-Code.

Begleitpersonen: kleine Angabe, große Wirkung

Bei Sommerfesten und Weihnachtsfeiern dürfen Beschäftigte häufig jemanden mitbringen. Steuerlich ist das ausdrücklich geregelt. Paragraf 19 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1a EStG spricht in Satz 1 von Zuwendungen an den Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen und setzt sie in Satz 5 mit den anteilig auf beide entfallenden Aufwendungen an.

Der Kostenanteil der Begleitperson verschwindet also nicht, er wandert zu der Person, die sie mitgebracht hat. Einen eigenen Freibetrag bekommt sie nicht, denn die 110 Euro gelten je teilnehmendem Arbeitnehmer, und eine Begleitperson ist keiner.

Bei einem Betrag von 80 Euro je anwesender Person heißt das: Wer allein kommt, bleibt mit 80 Euro vollständig im Freibetrag. Wer zu zweit kommt, dem werden 160 Euro zugerechnet, und 50 Euro davon sind steuerpflichtiger Arbeitslohn. Aus derselben Feier entstehen für zwei Kolleginnen völlig unterschiedliche Ergebnisse, und der Unterschied hängt an einer einzigen Information. Die Einzelheiten stehen unter Begleitperson bei Betriebsveranstaltungen.

Was die Anmeldung deshalb abbilden muss

Ein Formular, das nur nach der Zahl der Personen fragt, verschiebt Arbeit in die Nachbereitung. Gebraucht wird eine Struktur, die zwischen Beschäftigten und Begleitpersonen unterscheidet und beide miteinander verknüpft.

Sinnvoll sind ein eindeutiges Merkmal je Beschäftigtem, mit dem sich die Person in der Personalverwaltung wiederfinden lässt, der Name der Begleitperson, eine feste Verknüpfung zwischen beiden und ein Anwesenheitsstatus, der sich für beide getrennt setzen lässt. Mehr braucht es nicht, und mehr sollte es auch nicht sein: Für die steuerliche Zuordnung genügt der Name der Begleitperson, Geburtsdatum oder Anschrift werden dafür nicht gebraucht.

Der Grund für die Trennung wird an einem alltäglichen Fall deutlich. Jemand meldet sich zu zweit an, erscheint aber allein. Eine reine Anmeldeliste zeigt zwei Personen, die Wirklichkeit eine. Dieser Unterschied verschiebt zwei Größen gleichzeitig: den Nenner der Gesamtrechnung und den Betrag, der dieser einen Person zugerechnet wird. Ohne getrennten Check-in lässt sich das hinterher nicht mehr auflösen.

Wenn trotzdem ein Betrag übrig bleibt

Liegt der zurechenbare Betrag über 110 Euro, ist das kein Unfall, sondern ein Vorgang mit zwei möglichen Wegen. Entweder der übersteigende Teil läuft als steuerpflichtiger Arbeitslohn über die Abrechnung der betroffenen Person, oder der Arbeitgeber übernimmt die Steuer mit dem Pauschsteuersatz von 25 Prozent, siehe Pauschalversteuerung bei Betriebsveranstaltungen.

Die zweite Variante ist der Regelfall, weil sie die Beschäftigten nicht belastet. Sie hat allerdings eine Voraussetzung, die häufig übersehen wird: Sie muss zeitnah mit der Entgeltabrechnung erfolgen, sonst kann die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung entfallen. Wer die Nachbereitung schleifen lässt, verliert also nicht nur Zeit.

Sagen Sie es vorher, nicht auf der Abrechnung

Der unangenehmste Moment entsteht, wenn jemand im Januar auf der Lohnabrechnung einen Posten entdeckt, mit dem er nicht gerechnet hat, und dann erfährt, dass die Weihnachtsfeier daran schuld ist. Das ist vermeidbar.

Wenn absehbar ist, dass für Beschäftigte mit Begleitung ein steuerpflichtiger Betrag entsteht, gehört ein Satz dazu in die Einladung. Er muss nicht juristisch sein, es reicht der Hinweis, dass der Kostenanteil einer Begleitperson dem Mitarbeitenden zugerechnet wird und dadurch ein geringer steuerpflichtiger Betrag entstehen kann. Übernimmt das Unternehmen die Steuer pauschal, ist der Hinweis noch einfacher, denn dann entsteht für die Beschäftigten gar nichts, und genau das ist eine gute Nachricht.

Der zweite Teil dieser Kommunikation betrifft die Absagen. Eine Erinnerung mit klarer Bitte, rechtzeitig abzusagen, wirkt besser, wenn sie den Grund nennt: Jede rechtzeitige Absage erlaubt es, die Bestellmenge anzupassen, und das kommt der Veranstaltung im nächsten Jahr zugute. Menschen sagen eher ab, wenn sie wissen, dass es etwas ändert.

Corporate Events brauchen ein anderes Datenmodell

Ein öffentliches Ticketevent kommt mit vier Begriffen aus: Ticket, Käufer, Teilnehmer, Einlass. Wer bezahlt hat und wer erscheint, ist dort meist dieselbe Person, und niemand muss die beiden später einer Personalnummer zuordnen.

Bei internen Unternehmensveranstaltungen hängen mehr Dinge aneinander. Es gibt einen Beschäftigten mit einem Merkmal aus der Personalverwaltung, dazu möglicherweise eine Begleitperson, die an diesem Beschäftigten hängt, für beide getrennt einen Anwesenheitsstatus und darüber hinaus eine Zuordnung zur jeweiligen Veranstaltung des Jahres. Diese Struktur ist näher an HR-Prozessen als an klassischem Ticketing, und sie ist der Grund, warum sich ein Ticketshop für Firmenfeiern nur mit Nacharbeit einsetzen lässt.

Die Angabe, die niemand am Abend erfasst

Ein Punkt wird fast immer vergessen, weil er über die einzelne Feier hinausreicht. Begünstigt sind nach Satz 4 der Vorschrift nur zwei Betriebsveranstaltungen jährlich, und zwar je Person. Die Frage ist also nicht, wie viele Feiern das Unternehmen ausgerichtet hat, sondern an wie vielen diese eine Person teilgenommen hat.

Bei einem Standort und einer Weihnachtsfeier erübrigt sich die Frage. Bei einem Unternehmen mit Abteilungsfesten, einem Sommerfest und einer gemeinsamen Jahresabschlussfeier nicht mehr. Wer die Antwort später braucht, muss die einzelnen Teilnehmerlisten zusammenführen können, und das gelingt nur, wenn in allen dasselbe Personenmerkmal steht. Was in diese Listen gehört, beschreibt der Eintrag zur Teilnehmerliste bei Betriebsveranstaltungen.

Datenschutz bei Menschen, die nicht im Unternehmen arbeiten

Begleitpersonen stehen in keinem Verhältnis zum Arbeitgeber, ihre Daten werden aber verarbeitet. Artikel 5 Absatz 1 der Datenschutz-Grundverordnung verlangt, dass personenbezogene Daten für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden und auf das notwendige Maß beschränkt bleiben.

Für die Praxis heißt das, nur zu erheben, was die Berechnung braucht, und den Kreis derer eng zu ziehen, die die fertige Liste sehen. Die Information, dass eine bestimmte Person mit Begleitung erschienen ist, sagt etwas über ihr Privatleben aus und gehört nicht in einen offenen Ordner. Nennen Sie den steuerlichen Zweck außerdem schon in der Datenschutzinformation zur Anmeldung, statt Personalnummern nachträglich zu ergänzen. Den Rahmen beschreibt der Eintrag zur DSGVO im Eventkontext.

Häufige Fragen

Werden die Kosten auf Angemeldete oder Anwesende verteilt?

Auf die Anwesenden. Der Bundesfinanzhof hat im Urteil VI R 31/18 entschieden, dass die berücksichtigungsfähigen Gesamtkosten zu gleichen Teilen auf die bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen sind.

Hat eine Begleitperson einen eigenen Freibetrag?

Nein. Der Freibetrag gilt je teilnehmendem Arbeitnehmer. Der Kostenanteil der Begleitperson wird der begleiteten Person zugerechnet.

Kann ein No-Show die Steuerpflicht auslösen?

Ja. Bleiben die Gesamtkosten gleich, während weniger Menschen erscheinen, steigt der Betrag je anwesender Person. Eine knapp unter 110 Euro kalkulierte Feier kann dadurch darüber liegen.

Sollten Begleitpersonen separat eingecheckt werden?

Ja. Andernfalls lässt sich nicht unterscheiden, ob eine zu zweit angemeldete Person allein erschienen ist, und genau das verändert sowohl die Verteilung als auch den zugerechneten Betrag.

Welche Daten brauchen wir von einer Begleitperson?

Für die steuerliche Zuordnung in aller Regel nur den Namen und die Verknüpfung zur begleiteten Person. Weitere Angaben sind dafür nicht erforderlich und sollten deshalb nicht erhoben werden.

Dieser Beitrag ordnet die Rechtslage nach dem Stand vom 16. September 2026 ein und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.