Pauschalversteuerung bei Betriebsveranstaltungen 2026: was sich geändert hat

Seit 2026 ist die Pauschalversteuerung von Arbeitslohn aus Anlass einer Betriebsveranstaltung im Gesetz ausdrücklich daran geknüpft, dass die Teilnahme allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Damit gilt für den Steuersatz von 25 Prozent dieselbe Bedingung wie für den 110-Euro-Freibetrag.

Für Eventteams verschiebt das den entscheidenden Moment nach vorn. Die steuerlich wichtigste Frage wird nicht mehr bei der Abrechnung beantwortet, sondern beim Zuschnitt der Einladungsliste, und das Wochen vor dem Fest.

Was Pauschalversteuerung überhaupt bedeutet

Übersteigt der zurechenbare Betrag bei einer begünstigten Betriebsveranstaltung den Freibetrag von 110 Euro, ist der übersteigende Teil steuerpflichtiger Arbeitslohn. Dafür gibt es zwei Wege.

Der erste ist die individuelle Versteuerung: Der Betrag läuft über die Lohnabrechnung der betroffenen Person und wird dort nach ihren persönlichen Merkmalen besteuert. Der zweite ist die Pauschalierung nach Paragraf 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 2 des Einkommensteuergesetzes. Danach kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 25 Prozent erheben, soweit er Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen zahlt.

Die Steuer trägt in diesem Fall der Arbeitgeber. Bei den Beschäftigten kommt nichts an, was sie selbst versteuern müssten, und auf ihrer Abrechnung taucht kein unerwarteter Posten auf. Zu den 25 Prozent kommen Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer auf die pauschale Lohnsteuer, sodass die tatsächliche Belastung etwas darüber liegt.

Wichtig ist der Bezugspunkt: Die 25 Prozent beziehen sich nur auf den Betrag oberhalb des Freibetrags, nicht auf die gesamte Zuwendung. Bei einem zurechenbaren Betrag von 140 Euro sind es also 30 Euro, auf die der Satz angewendet wird. Wie der zurechenbare Betrag zustande kommt, steht unter Geldwerter Vorteil bei Betriebsveranstaltungen.

Was sich 2026 geändert hat

Die Vorschrift endet inzwischen mit einem Halbsatz, der vorher nicht dort stand. Die Pauschalierung ist nur zulässig, wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.

Vorher galt diese Bedingung nur für den Freibetrag in Paragraf 19 des Einkommensteuergesetzes. Daraus ergab sich eine Argumentationslinie, die für Arbeitgeber günstig war: Bei einer Veranstaltung mit eingeschränktem Teilnehmerkreis entfiel zwar der Freibetrag, die vergleichsweise günstige Pauschalierung mit 25 Prozent blieb aber möglich. Diese Trennung ist aufgehoben.

Praktisch heißt das: Eine Feier, die nur einem ausgewählten Kreis offensteht, verliert seither an zwei Stellen. Es gibt keinen Freibetrag, und die Zuwendung lässt sich auch nicht pauschal versteuern, sondern muss individuell über die Abrechnung der betroffenen Personen laufen. Für eine Veranstaltung mit hochpreisigem Rahmen und wenigen Gästen kann das einen spürbaren Unterschied machen, und zwar für die Beschäftigten selbst.

Was Offenstehen konkret bedeutet

Der Begriff klingt strenger, als er ist. Verlangt wird nicht, dass das gesamte Unternehmen gemeinsam feiert. Das Gesetz nennt ausdrücklich auch den Betriebsteil als möglichen Bezugsrahmen.

Ein Sommerfest für alle Beschäftigten des Standorts Köln kann die Voraussetzung also erfüllen, ebenso eine Feier einer Abteilung oder einer anderen organisatorischen Einheit, solange innerhalb dieser Einheit niemand ausgeschlossen wird. Entscheidend ist die Abgrenzung nach einem organisatorischen Merkmal und nicht nach Personen.

Problematisch wird es dort, wo gezielt ausgewählt wird. Eine Veranstaltung für zwölf besonders erfolgreiche Vertriebsmitarbeitende ist kein Betriebsteil, sondern eine Auswahl. Dasselbe gilt für eine Feier, zu der nur Führungskräfte eingeladen sind. Ob eine Abgrenzung im konkreten Fall trägt, hängt von der Ausgestaltung ab und gehört mit der Steuerabteilung oder der Beratung besprochen. Die Einordnung im Überblick steht unter Betriebsveranstaltung.

Wichtig ist außerdem, was nicht gefordert wird. Offenstehen heißt nicht, dass alle kommen müssen. Wer eingeladen ist und nicht erscheint, ändert an der Voraussetzung nichts. Er ändert allerdings den Betrag je Kopf, weil die Gesamtkosten auf die tatsächlich Anwesenden verteilt werden.

Warum das ein Thema für Eventteams ist

Auf den ersten Blick ist Paragraf 40 des Einkommensteuergesetzes ein Payroll-Thema. Die Information, von der die Anwendung abhängt, entsteht aber viel früher und an einer ganz anderen Stelle: bei der Frage, wer eingeladen wird und nach welchem Kriterium.

Eventsysteme kennen diese Information, oft ohne sie als steuerlich relevant zu behandeln. Sie enthalten Einladungslisten, Zielgruppen, Organisationseinheiten, Standorte, Registrierungen und Teilnahmen. Was fehlt, ist meist nur die ausdrückliche Festlegung, nach welchem Kriterium der Kreis gezogen wurde, und die Aufbewahrung dieser Begründung.

Ein Beispiel macht den Unterschied deutlich. Ein Unternehmen mit mehreren Standorten richtet ein Sommerfest für alle Beschäftigten des Standorts Köln aus. Wird das so dokumentiert, ist der Bezugsrahmen klar erkennbar. Wird stattdessen nur eine Liste von 180 Namen aufbewahrt, muss zwei Jahre später jemand rekonstruieren, ob das alle Kölner Beschäftigten waren oder eine Auswahl. Die Antwort auf diese Frage entscheidet über die Zulässigkeit der Pauschalierung.

Die Prüfreihenfolge, die selten eingehalten wird

Viele Diskussionen entstehen, weil die Fragen in der falschen Reihenfolge gestellt werden. Sinnvoll ist ein Ablauf in fünf Schritten, und jeder davon setzt den vorigen voraus.

Wer bei Schritt fünf beginnt, weil dort das Geld sichtbar wird, hat die Entscheidungen aus den Schritten eins und zwei bereits getroffen, ohne es zu merken. Die beiden wichtigsten Weichen stellt nämlich die Einladung.

Was das für Veranstaltungen mit ausgewähltem Kreis bedeutet

Formate für einen begrenzten Personenkreis verschwinden durch die Änderung nicht, sie werden nur anders behandelt. Eine Incentive-Reise für die erfolgreichsten Vertriebsleute, ein Abendessen für die Führungsebene oder eine Feier für ein einzelnes Projektteam bleiben möglich. Steuerlich sind sie aber keine begünstigten Betriebsveranstaltungen mehr, sondern Zuwendungen, die individuell bei den Beteiligten zu versteuern sind.

Das ist eine Entscheidung, die vor der Einladung fallen sollte und nicht danach. Wenn ein solches Format gewollt ist, gehört die steuerliche Folge einkalkuliert und den Beteiligten erklärt. Wenn es dagegen eigentlich egal ist, wer genau eingeladen wird, ist die Erweiterung auf einen ganzen Betriebsteil oft die günstigere Variante, und zwar für alle Seiten.

Die zweite Bedingung: rechtzeitig

Die Pauschalversteuerung entscheidet nicht nur über die Lohnsteuer, sondern auch über Sozialversicherungsbeiträge. Nach Paragraf 1 der Sozialversicherungsentgeltverordnung sind Einnahmen nach Paragraf 40 Absatz 2 des Einkommensteuergesetzes dem Arbeitsentgelt nicht zuzurechnen. Der zweite Satz der Vorschrift enthält dabei eine Bedingung, die leicht überlesen wird: Das gilt nur, wenn die Einnahmen mit der Entgeltabrechnung für den jeweiligen Abrechnungszeitraum pauschal besteuert werden.

Das Bundessozialgericht hat diese Formulierung mit Urteil vom 23. April 2024, B 12 BA 3/22 R, ausgelegt und dabei eine zeitliche Parallelität von Abrechnung und Pauschalierung verlangt. In dem Fall hatte ein Unternehmen eine Jubiläumsfeier im September 2015 ausgerichtet und die Zuwendungen erst am 31. März 2016 zur pauschalen Besteuerung angemeldet. Das Finanzamt akzeptierte das, der Rentenversicherungsträger nicht und forderte nach einer Betriebsprüfung Beiträge und Umlagen in Höhe von 60.043,71 Euro nach.

Zwei Instanzen gaben dem Unternehmen recht, das Bundessozialgericht hob beide Urteile auf. Spätestens mit der Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung, die bis zum 28. Februar des Folgejahres zu erfolgen hat, war die Pauschalbesteuerung beitragsrechtlich nicht mehr mit der Entgeltabrechnung möglich. Der Gesetzgeber hatte das ausdrücklich so gewollt: Nach der Begründung zur Neufassung reicht nicht die Möglichkeit der pauschalbesteuerten Erhebung, es kommt auf die tatsächliche Erhebung an.

Für eine Weihnachtsfeier im Dezember heißt das, dass die Nachbereitung eine harte Grenze im Februar hat. Wer sie ins neue Jahr schiebt, weil anderes drängt, riskiert genau diese Konstellation. Weitere Einzelheiten stehen unter Pauschalversteuerung bei Betriebsveranstaltungen.

Was dokumentiert sein sollte

Bei einer Prüfung ist die Teilnehmerliste nur die eine Hälfte der Antwort. Die andere ist der ursprünglich eingeladene Personenkreis, denn an ihm hängt die Zulässigkeit der Pauschalierung.

Sinnvoll festhalten lassen sich der Veranstaltungstyp, die eingeladene Einheit, also Unternehmen, Standort oder Abteilung, das Kriterium, nach dem der Kreis gezogen wurde, der Zeitpunkt der Einladung, die tatsächlichen Teilnehmer mit Begleitpersonen sowie die Freigabe durch die zuständige Stelle. Dazu gehört die Kostenaufstellung, aus der sich der Betrag je Kopf ergibt.

Das ist kein zusätzlicher Arbeitsschritt, sondern eine Frage der Reihenfolge. Diese Angaben entstehen ohnehin, sie müssen nur an einer Stelle zusammenlaufen und auffindbar bleiben. Was in die Teilnehmerdokumentation gehört, beschreibt der Eintrag zur Teilnehmerliste bei Betriebsveranstaltungen.

Wer wofür zuständig ist

Ein tragfähiger Ablauf trennt drei Rollen sauber, ohne steuerliche Entscheidungen in die Eventorganisation zu verlagern.

Der wichtigste Satz dieses Modells lautet: Das Eventteam trifft keine steuerliche Entscheidung, es liefert nur die Grundlage dafür. Und die Grundlage muss vollständig sein, bevor jemand danach fragt. Wie sich diese Übergabe organisieren lässt, beschreibt der Beitrag Vom Check-in zur Payroll.

Häufige Fragen

Wie hoch ist die Pauschalsteuer bei Betriebsveranstaltungen?

Unter den Voraussetzungen des Paragrafen 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 2 EStG beträgt der Pauschsteuersatz 25 Prozent. Dazu kommen Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer auf die pauschale Lohnsteuer.

Worauf beziehen sich die 25 Prozent?

Nur auf den Teil der Zuwendung, der nach Abzug des Freibetrags von 110 Euro übrig bleibt, nicht auf den gesamten Betrag.

Was hat sich 2026 geändert?

Die Pauschalierung ist seither ausdrücklich daran geknüpft, dass die Teilnahme allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Damit gilt dieselbe Bedingung wie beim Freibetrag.

Muss das ganze Unternehmen eingeladen werden?

Nein. Auch ein Betriebsteil kann der maßgebliche Kreis sein, etwa ein Standort oder eine Abteilung. Entscheidend ist, dass innerhalb dieser Einheit niemand ausgeschlossen wird.

Bis wann muss die Pauschalbesteuerung durchgeführt sein?

Nach Paragraf 1 Absatz 1 Satz 2 SvEV mit der Entgeltabrechnung für den jeweiligen Abrechnungszeitraum. Das Bundessozialgericht hat entschieden, dass eine Anmeldung erst am 31. März des Folgejahres dafür nicht genügt und spätestens die Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung die Grenze zieht.

Wer sollte die steuerliche Einordnung vornehmen?

Die Payroll-, Steuer- oder Beratungsfunktion des Unternehmens. Das Eventteam liefert die Dokumentation des Teilnehmerkreises und der tatsächlichen Teilnahme.

Dieser Beitrag ordnet die Rechtslage nach dem Stand vom 16. September 2026 ein und ersetzt keine steuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Beratung im Einzelfall.