110-Euro-Freibetrag bei Betriebsveranstaltungen

Freibetrag und nicht Freigrenze

Der Unterschied klingt nach Wortklauberei und entscheidet über vierstellige Beträge. Eine Freigrenze fällt bei Überschreiten vollständig weg, dann wäre bei 111 Euro der gesamte Betrag steuerpflichtig. Ein Freibetrag bleibt erhalten, steuerpflichtig wird nur der übersteigende Teil.

Welcher Fall vorliegt, lässt sich am Gesetzeswortlaut ablesen. Paragraf 19 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1a Satz 3 EStG beginnt mit dem Wort soweit: Soweit solche Zuwendungen den Betrag von 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmenden Arbeitnehmer nicht übersteigen, gehören sie nicht zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit. Das Wort soweit begrenzt die Rechtsfolge auf den Teil bis 110 Euro. Es ist damit ein Freibetrag.

Die Bedingung, die leicht übersehen wird

Derselbe Satz endet mit einer Voraussetzung: Die Steuerfreiheit gilt nur, wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Wer nur eine ausgewählte Gruppe einlädt, verliert den Freibetrag unabhängig davon, wie günstig die Feier war. Die Frage nach dem eingeladenen Personenkreis gehört deshalb in die Planung und nicht in die Nachbereitung, siehe Betriebsveranstaltung.

Zweimal im Jahr, und Sie wählen welche

Satz 4 der Vorschrift ist kurz: Satz 3 gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich. Mehr Veranstaltungen sind erlaubt, begünstigt sind eben nur zwei. Welche zwei das sind, legt das Gesetz nicht fest, und daraus ergibt sich ein praktischer Spielraum: Sinnvoll sind die beiden teuersten, weil dort der Freibetrag am meisten bewirkt.

Dieser Spielraum setzt allerdings voraus, dass Sie überhaupt wissen, an welchen begünstigten Veranstaltungen eine bestimmte Person im laufenden Jahr bereits teilgenommen hat. Bei einem Unternehmen mit mehreren Standorten, Abteilungsfeiern und einer gemeinsamen Weihnachtsfeier ist das eine veranstaltungsübergreifende Frage. Eine einzelne Teilnehmerliste je Fest beantwortet sie nicht.

Wie gerechnet wird

Die Reihenfolge ist festgelegt und wird oft vertauscht. Zuerst werden die berücksichtigungsfähigen Gesamtkosten ermittelt, einschließlich Umsatzsteuer und einschließlich der Kosten für den äußeren Rahmen. Dann werden diese Gesamtkosten geteilt. Der Bundesfinanzhof hat im Urteil vom 29. April 2021, VI R 31/18 entschieden, dass sie zu gleichen Teilen auf die bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen sind. Erst danach kommt der Anteil etwaiger Begleitpersonen zum jeweiligen Arbeitnehmer hinzu, und erst ganz zuletzt werden die 110 Euro abgezogen.

Der entschiedene Fall als Rechenbeispiel

Dem Urteil lag ein Kochkurs als Weihnachtsfeier zugrunde. Angemeldet waren 27 Arbeitnehmer, tatsächlich teilgenommen haben 25, und die Kosten blieben mit 3.052,35 Euro unverändert, weil der Veranstalter die ursprünglich kalkulierte Summe in Rechnung stellte.

Der Arbeitgeber wollte durch 27 teilen und kam auf rund 113 Euro je Person. Das Finanzamt teilte durch 25 und kam auf rund 122 Euro. Aus 25 Freibeträgen zu je 110 Euro ergeben sich 2.750 Euro, und die Differenz zu den Gesamtkosten von 3.052,35 Euro sind 302,35 Euro steuerpflichtiger Arbeitslohn. Der Arbeitgeber hatte 76,25 Euro angemeldet. Die Lücke von gut 226 Euro besteht genau aus dem Kostenanteil der beiden nicht erschienenen Personen. Der Bundesfinanzhof gab dem Finanzamt recht.

Was daraus für die Organisation folgt

Der Freibetrag ist keine Größe, die sich allein aus Rechnungen ergibt. Er hängt an einer Zahl, die nur am Veranstaltungstag entsteht, nämlich der Zahl der tatsächlich anwesenden Personen. Ein belastbarer Check-in ist damit nicht nur eine Frage des Einlasses, sondern die Grundlage der späteren Berechnung.

Umgekehrt gilt: Je mehr Menschen absagen, ohne dass die Kosten sinken, desto höher wird der Betrag je Kopf. Eine hohe No-Show-Rate kann eine Feier steuerpflichtig machen, die auf dem Papier unter 110 Euro kalkuliert war. Dieser Eintrag ordnet die Rechtslage ein und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.

Ist der Betrag ein Freibetrag oder eine Freigrenze?

Ein Freibetrag. Das Gesetz stellt Zuwendungen frei, soweit sie 110 Euro nicht übersteigen. Bei 130 Euro sind also 20 Euro betroffen und nicht der gesamte Betrag.

Was gilt bei mehr als zwei Veranstaltungen im Jahr?

Begünstigt sind höchstens zwei. Welche zwei das sind, schreibt das Gesetz nicht vor. Dafür müssen Sie allerdings wissen, an welchen Veranstaltungen die einzelne Person im Jahr bereits teilgenommen hat.

Wird durch die Angemeldeten oder die Anwesenden geteilt?

Durch die Anwesenden. Der Bundesfinanzhof hat im Urteil VI R 31/18 entschieden, dass die Gesamtkosten zu gleichen Teilen auf die bei der Veranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen sind.

Zählt die Umsatzsteuer mit?

Ja. Das Gesetz nennt alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer. Wer mit Nettoangeboten kalkuliert, unterschätzt den Betrag je Kopf deutlich.