Geldwerter Vorteil bei Betriebsveranstaltungen
Der geldwerte Vorteil bei einer Betriebsveranstaltung ist der Teil der Veranstaltungskosten, der einer einzelnen Person zuzurechnen ist. Er wird abweichend vom üblichen Endpreis mit den anteiligen Aufwendungen des Arbeitgebers angesetzt und auf die tatsächlich anwesenden Personen verteilt.
Was gemeint ist
Arbeitslohn muss kein Geld sein. Wer von seinem Arbeitgeber etwas erhält, das einen Wert hat, bezieht einen geldwerten Vorteil, und der ist grundsätzlich steuerpflichtig. Bei einer Betriebsveranstaltung ist dieser Vorteil das, was das Unternehmen für die einzelne Person aufwendet: das Essen, das Getränk, der Anteil an Raum, Musik und Programm.
Die Frage ist deshalb nie, ob ein Vorteil entsteht, sondern wie hoch er ist und ob er nach Abzug des Freibetrags übrig bleibt.
Die Sonderregel, die viele übersehen
Normalerweise werden Sachbezüge nach Paragraf 8 Absatz 2 des Einkommensteuergesetzes mit dem üblichen Endpreis am Abgabeort bewertet, also mit dem Marktwert. Für Betriebsveranstaltungen gilt das ausdrücklich nicht. Paragraf 19 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1a Satz 5 EStG bestimmt, dass die Zuwendungen abweichend von Paragraf 8 Absatz 2 mit den anteilig auf den Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen entfallenden Aufwendungen des Arbeitgebers anzusetzen sind.
Das ist eine Erleichterung und eine Falle zugleich. Erleichterung, weil niemand den Marktwert eines Abendessens schätzen muss. Falle, weil damit auch Kosten einfließen, die für die Gäste gar keinen erkennbaren Wert haben. Wer eine teure Location bucht und wenig Catering bestellt, kommt trotzdem auf einen hohen Betrag je Kopf.
Der Rechenweg in vier Schritten
Zuerst werden die berücksichtigungsfähigen Gesamtkosten ermittelt. Dazu zählen nach Satz 2 der Vorschrift alle Aufwendungen einschließlich Umsatzsteuer, auch der rechnerische Anteil an dem, was gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen gezahlt wurde.
Zweitens werden diese Gesamtkosten geteilt. Der Bundesfinanzhof hat im Urteil vom 29. April 2021, VI R 31/18 entschieden, dass sie zu gleichen Teilen auf die bei der Veranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen sind. Nicht auf die Eingeladenen und nicht auf die Angemeldeten.
Drittens wird der Anteil jeder Begleitperson der Person zugerechnet, die sie mitgebracht hat. Und erst viertens kommt der Freibetrag von 110 Euro zum Abzug.
Beispielrechnung
Die folgenden Zahlen sind ein Rechenbeispiel und keine Erhebung. Angenommen, die berücksichtigungsfähigen Gesamtkosten einer Weihnachtsfeier betragen 12.000 Euro brutto und es sind 100 Personen anwesend, davon 80 Beschäftigte und 20 Begleitpersonen.
Je anwesender Person ergeben sich 120 Euro. Wer allein kommt, dem werden 120 Euro zugerechnet, nach Abzug des Freibetrags bleiben 10 Euro. Wer eine Begleitperson mitbringt, dem werden 240 Euro zugerechnet, nach Abzug des Freibetrags bleiben 130 Euro. Die Begleitperson erhält keinen eigenen Freibetrag, und genau deshalb fällt der Unterschied so deutlich aus.
Warum der Betrag je Kopf steigt, obwohl nichts teurer wurde
Der Nenner dieser Rechnung ist keine Planungsgröße, sondern ein Ergebnis des Veranstaltungstags. Bleiben die Gesamtkosten gleich, weil Catering und Location nach der kalkulierten Zahl abgerechnet werden, während weniger Menschen erscheinen, steigt der Betrag je Kopf ohne jedes Zutun. Eine Feier, die mit 105 Euro je Person geplant war, kann bei einem Fünftel Absagen bei rund 131 Euro landen und damit steuerpflichtig werden.
Das ist der Grund, warum die No-Show-Rate bei Mitarbeiterveranstaltungen mehr ist als eine Cateringfrage. Sie verschiebt eine steuerliche Größe. Wer nah an der Grenze kalkuliert, sollte deshalb entweder Puffer einplanen oder mit dem Dienstleister eine Abrechnung nach tatsächlicher Teilnehmerzahl vereinbaren.
Brutto rechnen, nicht netto
Ein zweiter Grund für böse Überraschungen steckt im Gesetz selbst. Die Zuwendungen umfassen alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer. Angebote von Locations und Agenturen sind im Geschäftsverkehr aber üblicherweise Nettoangebote. Wer die Kalkulation auf Nettobasis führt und erst am Ende die Steuer addiert, unterschätzt den Betrag je Kopf bei neunzehn Prozent Umsatzsteuer um fast ein Fünftel. Bei einer Zielgröße von 110 Euro entscheidet genau das über die Steuerpflicht.
Was danach passiert
Der verbleibende Betrag ist steuerpflichtiger Arbeitslohn. Er kann individuell über die Lohnabrechnung der betroffenen Person versteuert werden, oder der Arbeitgeber übernimmt ihn unter den Voraussetzungen des Paragrafen 40 des Einkommensteuergesetzes mit einem Pauschsteuersatz von 25 Prozent, siehe Pauschalversteuerung. Die zweite Variante ist für die Beschäftigten angenehmer und hat zusätzlich beitragsrechtliche Folgen.
Beide Wege setzen dasselbe voraus: eine eindeutige Zuordnung des Betrags zu einer bestimmten Person. Aus der Eventorganisation kommen dafür die Anwesenheit, die Begleitpersonenzuordnung und ein Merkmal, mit dem sich die Person in der Personalabteilung wiederfinden lässt. Wie das dokumentiert wird, steht unter Teilnehmerliste bei Betriebsveranstaltungen. Dieser Eintrag ordnet die Rechtslage ein und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.
Häufige Fragen
Wie wird der Vorteil bewertet?
Abweichend von Paragraf 8 Absatz 2 EStG nicht mit dem üblichen Endpreis, sondern mit den anteilig auf die Person und ihre Begleitpersonen entfallenden Aufwendungen des Arbeitgebers.
Durch wie viele Personen wird geteilt?
Durch die tatsächlich Anwesenden. Der Bundesfinanzhof hat das im Urteil VI R 31/18 entschieden. Angemeldete, die nicht erscheinen, mindern den Betrag je Kopf nicht.
Zählen Raummiete und Musik mit?
Ja. Das Gesetz erfasst auch den rechnerischen Anteil an dem, was gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen aufgewendet wird, unabhängig davon, ob daraus für die einzelne Person ein erkennbarer Vorteil entsteht.
Entsteht immer ein steuerpflichtiger Betrag?
Nein. Steuerpflichtig wird nur, was den Freibetrag von 110 Euro je teilnehmendem Arbeitnehmer übersteigt, und das auch nur bei einer begünstigten Betriebsveranstaltung.
