Serviceshop (Messe)
Der Serviceshop einer Messe ist der Bestellweg, über den Aussteller die Leistungen rund um ihren Stand buchen: Strom, Wasser, Internet, Reinigung, Ausweise, Möbel und mehr. Ein Teil davon ist nur über den Veranstalter erhältlich, und für fast alles gelten Fristen.
Was Aussteller dort bestellen
Mit der Standfläche allein kann kein Aussteller arbeiten. Was dazukommt, beschreibt der Messeverband AUMA in seinem Leitfaden Erfolgreiche Messebeteiligung: Mit den Teilnahmebedingungen oder der Standbestätigung erhält der Aussteller Bestellformulare für eine Vielzahl von Serviceangeboten, oder die Buchung wird online ermöglicht. Der Veranstalter bietet danach in der Regel alle Leistungen an, die für eine komplette Messebeteiligung gebraucht werden. Besonders für Erstaussteller, kleine und mittlere Unternehmen und Aussteller aus dem Ausland sei das von Vorteil.
Die Online-Fassung dieser Bestellformulare heißt bei vielen Messegesellschaften Serviceshop, Ausstellershop oder Online-Bestellsystem.
Zwei Gruppen von Leistungen
Der Leitfaden teilt das Angebot in zwei Kategorien, und diese Trennung ist das Wichtigste am ganzen Thema.
Die erste Gruppe ist aus organisatorischen oder sicherheitstechnischen Gründen mit Gelände und Veranstaltung verbunden und wird nur vom Veranstalter oder seinen Vertragsfirmen angeboten. Dazu zählen Installation und Verbrauch von Strom, Wasser, Druckluft und Internet, Arbeitsbühnen, Abhängungen von der Hallendecke, Standreinigung und Abfallentsorgung, Standbewachung, Ausweise für Aussteller und Parken, Spedition und Lager auf dem Gelände, Werbeflächen sowie die Einträge in Katalog und Informationssystem.
Die zweite Gruppe kann der Aussteller beim Veranstalter oder am freien Markt beauftragen: Mietstände, Möbel und Bodenbeläge, Technik für Bild und Ton, Grafik und Beschriftung, Pflanzen, Catering, Personal wie Hosts und Dolmetscher, Zimmervermittlung, Versicherung und Fotoservice.
Fristen und Zuschläge
Zur ersten Gruppe schreibt der AUMA einen Warnhinweis: unbedingt die Frist beachten, bei verspäteter Beauftragung drohen in manchen Fällen Eilzuschläge. Der Grund liegt in der Sache. Ein Stromanschluss muss geplant und verlegt sein, bevor der Standbau beginnt.
Für den Veranstalter folgt daraus, dass der Serviceshop Fristen nicht nur nennen, sondern sichtbar machen muss: was bis wann zu bestellen ist und was es danach kostet. Welche Zeiten für Aufbau und Abbau gelten, steht unter Auf- und Abbauzeiten, wo die Vorgaben insgesamt stehen, unter Ausstellerhandbuch.
Wer die Rechnung stellt
Der Leitfaden hält fest, dass die Rechnungen aller vom Veranstalter beauftragten Vertragsfirmen direkt an das ausstellende Unternehmen gehen. Ein Aussteller erhält nach einer Messe also oft mehrere Rechnungen von verschiedenen Absendern. Das ist eine häufige Quelle für Rückfragen, und es gehört vorher erklärt, siehe Rechnungsstellung.
Für den Aussteller sind diese Nebenkosten der Teil des Budgets, der am leichtesten vergessen wird, siehe Messebudget und Standfläche.
Bei kleineren Messen
Das Folgende ist unsere Einordnung. Eine regionale Messe oder eine Karrieremesse an einer Hochschule braucht keinen Shop mit hundert Positionen. Oft genügen Pakete, in denen Fläche, Stromanschluss, ein Tisch und zwei Ausweise enthalten sind, und eine kurze Liste von Zusatzleistungen. Der Grundgedanke bleibt derselbe: Der Aussteller bestellt selbst, sieht den Preis vorher und kennt die Frist. Je weniger Positionen einzeln bestellt werden müssen, desto weniger Rückfragen entstehen.
Häufige Fehler
Zusatzleistungen erst nach der Buchung nennen, sodass sie wie eine Nachforderung wirken. Fristen ohne genannte Folge. Bestellungen per Mail, die niemand zusammenführt. Preise, die erst auf der Rechnung stehen. Und keine Auskunft darüber, welche Leistungen der Aussteller selbst mitbringen darf.
Häufige Fragen
Was ist ein Serviceshop bei einer Messe?
Der Bestellweg, über den Aussteller Leistungen rund um ihren Stand buchen, etwa Strom, Internet, Reinigung, Ausweise und Möbel.
Welche Leistungen gibt es nur über den Veranstalter?
Nach dem Leitfaden des AUMA unter anderem Strom, Wasser und Internet, Abhängungen von der Decke, Standreinigung, Bewachung, Ausweise und den Katalogeintrag.
Was passiert bei einer verspäteten Bestellung?
In manchen Fällen drohen Eilzuschläge. Die Fristen des Veranstalters sollten deshalb früh bekannt sein.
Wer stellt die Rechnung für Serviceleistungen?
Vertragsfirmen des Veranstalters rechnen direkt mit dem ausstellenden Unternehmen ab.
