Track
Ein Track ist ein thematischer Strang im Programm einer Konferenz. Er bündelt Sessions zu einem Thema, die nacheinander stattfinden, während andere Tracks gleichzeitig in anderen Räumen laufen. Gäste können einem Strang folgen oder zwischen Strängen wechseln.
Was ein Track ist
Sobald eine Konferenz mehr Beiträge hat, als nacheinander in einen Saal passen, laufen Programmpunkte gleichzeitig. Damit daraus kein Durcheinander wird, ordnen Veranstalter die Beiträge nach Themen. Jeder dieser Stränge heißt Track. Ein Track läuft meist durchgehend im selben Raum, und seine Sessions folgen aufeinander. Diese Beschreibung gibt den üblichen Sprachgebrauch wieder, eine Norm für den Begriff gibt es nicht.
Der Track ist also die Ordnung nach Thema, die Parallelveranstaltung die Tatsache der Gleichzeitigkeit. Eine Tagung mit drei Tracks hat in jedem Zeitfenster drei parallele Sessions.
Wozu Tracks dienen
Für Gäste sind sie eine Orientierung. Wer sich nur für ein Thema interessiert, bleibt in einem Raum und muss das Programm nicht Zeile für Zeile lesen. Für Veranstalter sind sie ein Werkzeug der Planung: Raumgrößen lassen sich je Strang schätzen, und die Verantwortung für die Inhalte lässt sich je Strang an eine Person vergeben. Bei Konferenzen mit Einreichungen werden die Beiträge oft schon im Call for Papers einem Track zugeordnet.
Das Problem dahinter: Überschneidungen
Jeder zusätzliche Track erhöht die Zahl der Beiträge, die ein Gast nicht sehen kann. Die Aufgabe, Beiträge so auf Räume und Zeitfenster zu verteilen, dass möglichst wenige Gäste auf einen gewünschten Beitrag verzichten müssen, ist ein eigenes Forschungsfeld der Planungsmathematik.
Bart Vangerven und Kollegen von der Universität Leuven haben dafür ein Verfahren beschrieben, das Vorträge Räumen und Zeitfenstern zuordnet, sie zu Sessions gruppiert und für jede teilnehmende Person einen bestmöglichen Weg durch das Programm bestimmt. Ziel ist, die Teilnahme an den gewünschten Vorträgen zu maximieren. Die Autoren berücksichtigen ausdrücklich, dass Gäste innerhalb eines Zeitfensters den Raum wechseln, und in zweiter Linie die Verfügbarkeit der Vortragenden. Angewendet wurde das Verfahren nach ihren Angaben auf drei Fachtagungen in den Jahren 2013, 2015 und 2017 (Omega, Band 81, 2018). Wir haben die Zusammenfassung gelesen, nicht den Volltext.
Für kleinere Veranstaltungen folgt daraus unsere Einordnung: Auch ohne Rechenmodell hilft derselbe Gedanke. Wer vorab fragt, welche Beiträge die Angemeldeten besuchen wollen, sieht, welche zwei Beiträge nicht gleichzeitig liegen dürfen.
Was den Raumwechsel möglich macht
Gäste wechseln zwischen Strängen, wenn die Zeitfenster aller Tracks zur selben Minute beginnen und enden. Laufen die Raster auseinander, kommt jeder Wechsel mitten in einen Vortrag. Gleiche Vortragslängen in allen Räumen und Pausen mit genug Zeit für den Weg sind deshalb die wichtigste Regel beim Bau des Rasters. Sie steht im Ablaufplan und wird in der Agenda für Gäste sichtbar.
Wie viele Tracks sinnvoll sind
Eine belegte Obergrenze gibt es nicht. Aus der Praxis lassen sich zwei Prüffragen nennen. Füllt jeder Track seinen Raum, oder sitzen in einem Strang regelmäßig zehn Personen vor einer vollen Bühne? Und hat jeder Track über den ganzen Tag genug starke Beiträge, oder wird er mit Lückenfüllern aufgefüllt? Die Anwesenheit je Session aus früheren Jahren beantwortet die erste Frage genauer als jede Schätzung.
Häufige Fehler
Tracks, die nach Abteilungen des Veranstalters benannt sind und nicht nach Fragen der Gäste. Zwei Beiträge für dieselbe Zielgruppe im selben Zeitfenster. Unterschiedliche Raster je Raum. Ein zu kleiner Raum für den beliebtesten Strang. Und ein Programm, in dem der Track nur im Plan steht, aber nicht an der Tür.
Häufige Fragen
Was ist ein Track bei einer Konferenz?
Ein thematischer Strang im Programm. Er bündelt Sessions zu einem Thema, die nacheinander stattfinden, während andere Tracks gleichzeitig laufen.
Was ist der Unterschied zwischen Track und Session?
Die Session ist der einzelne Programmpunkt in einem Zeitfenster. Der Track ist die Reihe von Sessions zum selben Thema über den Tag.
Wie lassen sich Überschneidungen vermeiden?
Indem vorab erhoben wird, welche Beiträge die Angemeldeten besuchen wollen, und häufig gemeinsam gewünschte Beiträge in verschiedene Zeitfenster gelegt werden. Gleiche Zeitraster in allen Räumen erleichtern den Wechsel.
