Parallelveranstaltung

Zwei Bedeutungen

Innerhalb einer Veranstaltung heißt parallel, dass mehrere Programmpunkte gleichzeitig laufen und sich das Publikum verteilt. Außerhalb heißt es, dass am selben Tag eine andere Veranstaltung stattfindet, die um dieselben Gäste, Aussteller oder Redner wirbt. Beides ist ein Planungsproblem, aber mit verschiedenen Lösungen.

Parallele Programmpunkte

Parallele Sessions sind kein Fehler, sondern oft der einzige Weg, ein breites Programm in einen Tag zu bringen. Sie haben aber einen Preis. Jeder zusätzliche Strang teilt das Publikum, und wer zwei Themen gleichzeitig spannend findet, verpasst eines.

Drei Regeln halten den Schaden klein. Programmpunkte für dieselbe Zielgruppe liegen nicht im selben Zeitfenster. Der Punkt mit dem größten erwarteten Zulauf bekommt den größten Raum. Und zwischen den Zeitfenstern bleibt genug Zeit zum Wechseln. Wo die Plätze knapp sind, hilft eine Anmeldung je Programmpunkt, die Doppelbuchungen ausschließt, siehe Sessionanmeldung.

Was die Verteilung verrät

Nach der Veranstaltung ist die Verteilung des Publikums auf die parallelen Punkte eine ehrliche Rückmeldung zum Programm. Sie zeigt, welches Thema gezogen hat und welches nur auf dem Papier gut klang. Voraussetzung ist, dass je Programmpunkt gezählt wurde, siehe Anwesenheitskontrolle je Session.

Konkurrierende Termine

Die zweite Bedeutung betrifft die Terminwahl. Eine Fachveranstaltung, die am selben Tag liegt wie die große Messe der Branche, verliert Publikum und Aussteller, ohne dass am Programm etwas falsch wäre, siehe Leitmesse. Dasselbe gilt für Schulferien, Feiertage in anderen Bundesländern und bei Hochschulen für Prüfungszeiten.

Vor der Festlegung eines Termins lohnt deshalb eine kurze Prüfung: Was findet in der Branche, in der Region und bei der Zielgruppe in dieser Woche sonst statt? Ein gemeinsamer Veranstaltungskalender einer Region oder eines Verbands erspart diese Recherche.

Wenn die Nähe gewollt ist

Nicht jede zeitliche Nähe schadet, und das Messewesen hat dafür einen eigenen Begriff. Der Messeverband AUMA nennt in seinem Messelexikon Messen im Verbund: zwei oder mehr Messen, die am gleichen Ort zeitlich parallel, überlappend oder wechselnd stattfinden und von den Besuchern gemeinsam genutzt werden können. Ein Besuch, zwei Angebote.

Dieselbe Wirkung beschreibt der AUMA für den Kongress neben der Messe. In seinem Leitfaden Erfolgreiche Messebeteiligung zählt ein gleichzeitig stattfindender Fachkongress zu den Kriterien, nach denen Aussteller eine Messe auswählen sollten: Er bietet die Möglichkeit eigener Fachvorträge und bringt weitere Zielgruppen zum Besuch.

Für kleinere Veranstalter folgt daraus als eigene Einordnung: Wer sich bewusst an eine größere Veranstaltung anhängt, profitiert davon, dass die Zielgruppe ohnehin anreist. Das funktioniert, wenn die Zeiten abgestimmt sind und die kleinere Veranstaltung am Vorabend oder am Rand liegt und nicht mitten im Hauptprogramm.

Häufige Fehler

Zwei Programmpunkte für dieselbe Zielgruppe im selben Zeitfenster. Zu viele Stränge für zu wenig Publikum. Keine Wechselzeit. Ein Termin, der ohne Blick auf den Branchenkalender festgelegt wurde. Und keine Zählung je Programmpunkt, sodass sich aus der Verteilung nichts lernen lässt.

Was ist eine Parallelveranstaltung?

Eine Veranstaltung oder ein Programmpunkt, der zur selben Zeit stattfindet wie ein anderer und dieselben Menschen anspricht.

Wie viele parallele Programmpunkte sind sinnvoll?

So wenige wie das Programm erlaubt. Jeder zusätzliche Strang teilt das Publikum.

Wie vermeidet man Überschneidungen im Programm?

Indem Punkte für dieselbe Zielgruppe in verschiedene Zeitfenster gelegt werden und eine Anmeldung je Programmpunkt Doppelbuchungen ausschließt.

Wie prüft man konkurrierende Termine?

Vor der Festlegung nachsehen, was in Branche, Region und bei der Zielgruppe in derselben Woche stattfindet, einschließlich Ferien und Prüfungszeiten.