Sessionanmeldung

Zwei Anmeldungen, zwei Fragen

Die Anmeldung zur Veranstaltung beantwortet, wer kommt. Die Sessionanmeldung beantwortet, wer wohin geht. Bei einem einzigen Saal fällt beides zusammen. Sobald Programmpunkte parallel laufen oder in kleineren Räumen stattfinden, reicht die erste Antwort nicht mehr. Was eine Session ausmacht, beschreibt der eigene Eintrag.

Wann sie nötig ist

Nicht jeder Programmpunkt braucht eine eigene Anmeldung. Nötig wird sie in drei Fällen: Der Raum fasst weniger Menschen als die Veranstaltung insgesamt, das Format verträgt nur eine kleine Gruppe wie ein Workshop, oder es muss je Person etwas vorbereitet werden, etwa Material oder ein Arbeitsplatz.

Dass die Gruppengröße ein Format verändert, ist experimentell gezeigt. Fay, Garrod und Carletta von der Universität Glasgow verglichen 2000 in Psychological Science Diskussionen in Gruppen von fünf und von zehn Personen: In der kleinen Gruppe entstand ein Dialog, in der großen eine Folge von Monologen, in der die dominante Stimme den größten Einfluss hatte. Eine Obergrenze je Session schützt also nicht nur den Raum, sondern das Format.

Für Vorträge im großen Saal ist eine eigene Anmeldung dagegen eine Hürde ohne Nutzen. Jede zusätzliche Auswahl macht den Anmeldevorgang länger, siehe Anmeldequote.

Verbindlich oder als Interessensabfrage

Zwei Formen sind üblich. Die verbindliche Anmeldung vergibt einen Platz, und wer keinen hat, kommt nicht hinein. Die Interessensabfrage fragt nur, was jemand besuchen möchte, und dient der Raumplanung. Die zweite ist für Gäste angenehmer, die erste verlässlicher. Welche passt, hängt davon ab, ob ein überfüllter Raum nur unbequem oder unzulässig wäre, siehe maximale Personenzahl.

Kontingent, Warteliste, Überschneidung

Jede Session mit eigener Anmeldung braucht eine Obergrenze, siehe Teilnehmerbegrenzung, und eine Warteliste, damit frei werdende Plätze nicht verfallen. Dazu kommt eine Prüfung, die oft fehlt: Niemand sollte sich für zwei Sessions anmelden können, die gleichzeitig stattfinden. Sonst sind beide Plätze belegt, und einer bleibt leer.

Erinnern und absagen lassen

Ein gebuchter Platz, der leer bleibt, fehlt jemandem auf der Warteliste. Dass Erinnerungen das Fernbleiben senken, ist bei Arztterminen gut belegt: Eine Metaanalyse von Robotham und Kollegen aus dem Jahr 2016 fand in 21 Studien 15 Prozent unentschuldigtes Fernbleiben mit Erinnerung gegenüber 21 Prozent ohne. Auf Sessions übertragen wir das als eigene Einordnung: eine Erinnerung am Vortag mit einem Absageweg, der den Platz sofort freigibt. Mehr dazu unter No-Show-Rate.

Vor der Tür

Eine Anmeldung, die niemand prüft, ist eine Empfehlung. Wo die Platzzahl zählt, braucht es an der Raumtür eine Kontrolle, am einfachsten über das Ticket der Person. Dieselbe Kontrolle liefert den Nachweis, wer tatsächlich teilgenommen hat, siehe Anwesenheitskontrolle je Session.

Häufige Fehler

Eine Sessionanmeldung für jeden Programmpunkt, auch für den Hauptsaal. Plätze ohne Warteliste, sodass Absagen ins Leere laufen. Doppelbuchungen in parallelen Zeitfenstern. Und eine Anmeldung, die erst am Veranstaltungstag öffnet, wenn sich vor dem Aushang eine Traube bildet.

Was ist eine Sessionanmeldung?

Die Anmeldung zu einem einzelnen Programmpunkt, zusätzlich zur Anmeldung für die Veranstaltung insgesamt.

Wann braucht ein Programmpunkt eine eigene Anmeldung?

Wenn der Raum kleiner ist als die Veranstaltung, das Format nur eine kleine Gruppe verträgt oder je Person etwas vorbereitet werden muss.

Verbindliche Anmeldung oder Interessensabfrage?

Verbindlich, wenn ein überfüllter Raum unzulässig wäre. Als Abfrage, wenn es nur um die Raumplanung geht.

Wie verhindere ich Doppelbuchungen?

Durch eine Prüfung, die Anmeldungen für zeitgleiche Sessions ausschließt.