Anwesenheitskontrolle je Session
Die Anwesenheitskontrolle je Session hält fest, wer an welchem Programmpunkt tatsächlich teilgenommen hat. Sie geht über den Check-in am Eingang hinaus, der nur zeigt, dass jemand auf der Veranstaltung war.
Warum der Check-in am Eingang nicht reicht
Der Check-in beantwortet eine Frage: War die Person da? Bei einer Veranstaltung mit einem einzigen Programm genügt das. Sobald es mehrere Programmpunkte gibt, bleibt offen, welche davon jemand besucht hat. Wer morgens eincheckt und nach dem ersten Vortrag geht, steht in derselben Liste wie jemand, der bis zum Schluss geblieben ist.
Die Anwesenheitskontrolle je Session schließt diese Lücke, indem sie den Vorgang an der Raumtür wiederholt.
Wofür der Nachweis gebraucht wird
Vier Anlässe kommen regelmäßig vor. Bei Weiterbildungen wird häufig eine Teilnahmebestätigung verlangt, die sich auf bestimmte Inhalte bezieht und nicht auf die Veranstaltung als Ganzes. Unternehmen müssen bei Pflichtschulungen belegen können, wer geschult wurde. Geförderte Programme verlangen oft Nachweise über die erreichten Personen. Und unabhängig von jeder Pflicht ist die Zahl je Session die ehrlichste Rückmeldung zum Programm: Sie zeigt, welches Thema den Raum gefüllt hat.
Wie erfasst wird
Üblich sind drei Wege. Die Unterschriftenliste im Raum ist ohne Technik möglich, stört aber den Ablauf und muss danach abgetippt werden. Der Selbsteintrag über einen ausgehängten Code ist schnell, lässt sich aber auch von außerhalb des Raums auslösen. Am belastbarsten ist der Scan des persönlichen Tickets mit QR-Code an der Tür durch eine Person des Teams.
Ob beim Betreten oder zusätzlich beim Verlassen gescannt wird, hängt vom Zweck ab. Für die Auswertung des Programms genügt der Scan beim Betreten. Muss eine Dauer belegt werden, braucht es beide.
Was ein Scan beweist und was nicht
Ein Scan beweist, dass ein Ticket zu einem Zeitpunkt an einer Tür war. Er beweist nicht, dass die Person geblieben ist oder zugehört hat. Eine Teilnahmebestätigung sollte deshalb genau das bescheinigen, was erfasst wurde, und nicht mehr. Wer „hat teilgenommen an“ schreibt, sollte wissen, worauf sich der Satz stützt.
Datenschutz
Je feiner die Erfassung, desto eher entsteht ein Bild davon, wo sich eine Person über den Tag aufgehalten hat. Zwei Grundsätze helfen bei der Einordnung. Artikel 5 DSGVO verlangt, Daten auf das für den Zweck notwendige Maß zu beschränken: Wer nur wissen will, welche Themen ziehen, braucht Zahlen je Session und keine Namen. Artikel 13 DSGVO verlangt, dass Teilnehmende bei der Erhebung erfahren, wozu ihre Daten verarbeitet werden. Die Erfassung je Session gehört deshalb in die Datenschutzhinweise der Anmeldung.
Bei Veranstaltungen für die eigenen Beschäftigten sollte die Erfassung vorher mit dem Datenschutz und der Arbeitnehmervertretung abgestimmt sein. Aufbewahrt werden die Daten nur so lange, wie der Nachweis gebraucht wird, siehe Löschfrist.
Der Engpass an der Tür
Wird vor jeder Session gescannt, entsteht vor jeder Session eine Schlange. Drei Dinge entschärfen das: genügend Geräte je Tür, eine Türöffnung einige Minuten vor Beginn und Pausen, die den Wechsel samt Scan tatsächlich zulassen. Eine Kontrolle, die den Beginn jeder Session um zehn Minuten verschiebt, kostet mehr, als ihr Nachweis wert ist.
Häufige Fragen
Was ist eine Anwesenheitskontrolle je Session?
Die Erfassung, wer an welchem einzelnen Programmpunkt teilgenommen hat, zusätzlich zum Check-in am Eingang der Veranstaltung.
Wofür wird sie gebraucht?
Für Teilnahmebestätigungen bei Weiterbildungen, für Nachweise bei Pflichtschulungen und geförderten Programmen und für die Auswertung, welche Themen den Raum gefüllt haben.
Reicht ein Scan beim Betreten?
Für die Auswertung des Programms ja. Muss eine Dauer belegt werden, braucht es zusätzlich einen Scan beim Verlassen.
Was ist beim Datenschutz zu beachten?
Nur erfassen, was der Zweck erfordert, die Erfassung in den Datenschutzhinweisen der Anmeldung nennen und die Daten löschen, sobald der Nachweis nicht mehr gebraucht wird.
