Call for Papers

Was ein Call for Papers ist

Bei vielen Fachkonferenzen lädt der Veranstalter die Vortragenden nicht selbst ein. Er schreibt das Programm aus. Wer etwas beitragen will, reicht einen Vorschlag ein, und ein Programmkomitee entscheidet, was angenommen wird. Der Aufruf dazu heißt Call for Papers, kurz CfP.

Je nachdem, was eingereicht wird, heißt er auch anders. Beim Call for Abstracts genügt eine Kurzfassung von einigen hundert Wörtern. Beim Call for Proposals oder Call for Speakers, wie ihn Praxiskonferenzen nutzen, wird ein Vortragsvorschlag mit Titel, Beschreibung und Angaben zur Person eingereicht. In der Informatik ist dagegen der vollständige Aufsatz üblich, weil Forschung dort oft zuerst oder ausschließlich auf begutachteten Konferenzen erscheint.

Was in den Aufruf gehört

Die folgenden Angaben sind Praxis und keine Norm, sie finden sich aber in nahezu jedem Aufruf. Das Thema und die Schwerpunkte, zu denen Beiträge gesucht werden. Die Formate, also Vortrag, Poster, Workshop oder Podium, jeweils mit Länge. Die Form der Einreichung mit Umfang und Sprache. Die Frist. Die Kriterien, nach denen ausgewählt wird. Das Verfahren, also wer begutachtet und ob die Begutachtung anonym ist. Der Termin der Benachrichtigung. Und was Angenommene erwartet: Teilnahmegebühr, Reisekosten, Veröffentlichung, Aufzeichnung.

Der letzte Punkt wird oft vergessen und führt später zu Streit. Wer erst nach der Zusage erfährt, dass der Vortrag aufgezeichnet wird oder die Teilnahme kostet, fühlt sich zu Recht überrumpelt. Zu den Rechten an Vortrag und Aufzeichnung siehe Referentenmanagement.

Wie verlässlich die Auswahl ist

Die Begutachtung von Einreichungen ist gut untersucht, weil große Informatikkonferenzen mit ihrem eigenen Verfahren experimentiert haben. Zwei Befunde sind für jeden Veranstalter nützlich.

Namen beeinflussen das Urteil. Andrew Tomkins, Min Zhang und William Heavlin ließen 2017 bei einer Konferenz zu Websuche und Datenanalyse mit einer Annahmequote von 15,6 Prozent jede Einreichung von vier Personen begutachten. Zwei kannten Namen und Einrichtung der Verfasser, zwei nicht. Wer die Namen kannte, empfahl Beiträge bekannter Autoren, führender Universitäten und führender Unternehmen deutlich häufiger zur Annahme. Die Studie beziffert den Faktor der Chancen auf 1,63, 1,58 und 2,10 (PNAS, 2017).

Ein Teil der Auswahl ist Zufall. Die Konferenz NeurIPS ließ 2021 zehn Prozent der Einreichungen von zwei unabhängigen Komitees bewerten. Bei 23 Prozent dieser Beiträge kamen die Komitees zu verschiedenen Empfehlungen. Nach der Auswertung würde sich etwa die Hälfte der Liste angenommener Beiträge ändern, wenn man das Verfahren zufällig wiederholte (Beygelzimer und andere, 2023). Eine Nachuntersuchung des gleichen Versuchs von 2014 kommt zu dem Schluss, dass das Verfahren schwache Beiträge gut erkannte und gute schlecht (Cortes und Lawrence, 2021).

Beide Befunde stammen aus sehr großen, sehr selektiven Informatikkonferenzen. Die Übertragung auf eine Fachtagung mit sechzig Einreichungen ist unsere Einordnung. Sie liegt aber nahe: Wer anonym begutachten lässt, nimmt einen belegten Verzerrungsfaktor heraus. Und wer weiß, dass die Grenze zwischen knapp angenommen und knapp abgelehnt unscharf ist, formuliert Absagen entsprechend.

Der Ablauf in der Praxis

Ein üblicher Zeitplan beginnt mehrere Monate vor der Veranstaltung. Erst der Aufruf, dann die Frist, danach die Begutachtung, die Benachrichtigung und zuletzt die Zuordnung der angenommenen Beiträge zu Zeitfenstern und Räumen. Bei mehreren Themen werden die Beiträge zu Strängen geordnet, siehe Track. Erst danach steht die Agenda.

Fristverlängerungen sind verbreitet. Sie bringen mehr Einreichungen, verkürzen aber die Zeit für die Begutachtung, und sie lehren die Zielgruppe, dass die erste Frist nicht gilt.

Häufige Fehler

Kriterien, die erst nach Eingang der Beiträge festgelegt werden. Ein Aufruf ohne Angabe zu Kosten und Aufzeichnung. Begutachtung durch eine einzige Person. Absagen ohne jede Begründung. Und ein Zeitplan, der zwischen Zusage und Veranstaltung zu wenig Raum für Reiseplanung lässt.

Was ist ein Call for Papers?

Der öffentliche Aufruf, Beiträge für eine Konferenz oder Tagung einzureichen. Er nennt Thema, Formate, Frist und Auswahlverfahren.

Was ist der Unterschied zum Call for Abstracts?

Beim Call for Abstracts wird nur eine Kurzfassung eingereicht, beim Call for Papers im engeren Sinn ein vollständiger Aufsatz. Im Alltag werden die Begriffe oft gleich verwendet.

Sollte die Begutachtung anonym sein?

Ein Versuch von 2017 zeigt, dass Gutachter Beiträge bekannter Autoren und Einrichtungen häufiger zur Annahme empfehlen, wenn sie die Namen kennen. Anonyme Begutachtung nimmt diesen Einfluss heraus.