Referentenmanagement

Was dazugehört

Eine Fachveranstaltung steht und fällt mit den Menschen auf der Bühne. Referentenmanagement ist die Arbeit, die dafür sorgt, dass die richtigen Personen zusagen, vorbereitet ankommen und wiederkommen wollen. Sie beginnt mit der Auswahl und endet erst nach der Veranstaltung mit Dank, Abrechnung und der Frage, was mit Folien und Aufzeichnung geschieht.

Die Aufgaben lassen sich in fünf Schritte ordnen: auswählen und einladen, vereinbaren, abstimmen, am Tag betreuen, nachbereiten. Diese Gliederung ist Praxis, keine Norm.

Auswahl: wer einlädt, bestimmt, wer spricht

Vortragende kommen auf zwei Wegen ins Programm. Entweder über einen Call for Papers, bei dem sich Interessierte bewerben, oder über die direkte Einladung. Für den zweiten Weg gibt es Forschung, die jeden Veranstalter betrifft.

Christine Nittrouer und Kolleginnen werteten 3.652 Vorträge an 50 angesehenen Hochschulen der USA aus den Jahren 2013 und 2014 in sechs Fächern aus. Männer waren häufiger eingeladen als Frauen, auch nachdem Geschlecht und Rang der verfügbaren Personen berücksichtigt waren. Eine Nachbefragung ergab, dass Frauen und Männer Einladungen gleich häufig ablehnen. Saß eine Frau der Vortragsreihe vor, wurden häufiger Frauen eingeladen (PNAS, 2018).

Eine zweite Auswertung bestätigt den Zusammenhang für Kongresse. Anuj Arora und Kollegen untersuchten 98 medizinische Konferenzen aus den Jahren 2017 und 2018 mit 8.535 Programmpunkten und 23.440 Vortragenden. 30,1 Prozent der Vortragenden waren Frauen, und 36,6 Prozent der 5.409 Podien bestanden nur aus Männern. Je höher der Frauenanteil im Planungskomitee, desto höher der Anteil der Rednerinnen. Der Zusammenhang war stark und blieb bestehen, als die Zusammensetzung des jeweiligen Fachs berücksichtigt wurde (JAMA Network Open, 2020).

Beide Studien betreffen Wissenschaft und Medizin. Dass der Befund für andere Branchen gilt, ist unsere Einordnung. Die praktische Folgerung ist einfach: Wer ein gemischtes Programm will, besetzt zuerst das Gremium, das einlädt, gemischt.

Vereinbarung: Honorar, Rechte, Aufzeichnung

Was mit einem Vortrag nach der Veranstaltung geschehen darf, regelt das Gesetz nicht zugunsten des Veranstalters. Drei Vorschriften sind maßgeblich.

Ein Vortrag ist ein geschütztes Werk. Das Urheberrechtsgesetz nennt Reden ausdrücklich als Beispiel für Sprachwerke (Paragraf 2 Absatz 1 Nummer 1 UrhG). Wer ihn aufzeichnen, veröffentlichen oder die Folien weitergeben will, braucht ein Nutzungsrecht.

Der Umfang dieses Rechts richtet sich nach dem, was vereinbart ist. Sind die Nutzungsarten nicht einzeln bezeichnet, bestimmt sich nach dem von beiden Seiten zugrunde gelegten Vertragszweck, worauf sich das Recht erstreckt (Paragraf 31 Absatz 5 UrhG). Wer nur einen Vortrag vor Ort vereinbart hat, kann sich deshalb nicht darauf verlassen, dass die Veröffentlichung eines Videos mit abgedeckt ist. Das Zweite ist unsere Einordnung der Vorschrift, keine Rechtsberatung.

Hinzu kommt das Recht am eigenen Bild. Bildnisse dürfen nur mit Einwilligung des Abgebildeten verbreitet oder öffentlich zur Schau gestellt werden (Paragraf 22 KUG). Zur datenschutzrechtlichen Seite siehe Einwilligung.

In die Vereinbarung gehören deshalb neben Honorar und Reisekosten ausdrücklich: Aufzeichnung ja oder nein, Veröffentlichung wo und wie lange, Weitergabe der Folien, Verwendung von Foto und Name in der Werbung. Ob auf das Honorar eine Abgabe anfällt, hängt von der Art der Leistung ab, siehe Künstlersozialabgabe.

Abstimmung vor der Veranstaltung

Ein kurzes Briefing erspart die meisten Pannen. Es nennt Publikum und Vorwissen, Länge und Format der Session, den Platz im Programm, die Technik im Raum und die Frist für Folien. Zurück kommen Titel, Kurzbeschreibung, Kurzbiografie und Foto für die Agenda sowie der Technikbedarf.

Am Tag und danach

Am Tag braucht jede vortragende Person einen Namen und eine Telefonnummer, an die sie sich wenden kann, einen Technikcheck vor dem Auftritt und jemanden, der die Zeit im Blick hält. Die Zeiten stehen im Ablaufplan. Danach folgen Dank, Abrechnung, die Rückmeldung aus der Nachbefragung und die vereinbarte Veröffentlichung.

Häufige Fehler

Eine Aufzeichnung, über die erst am Veranstaltungstag gesprochen wird. Fotos in der Werbung ohne Einwilligung. Ein Briefing, das nur Uhrzeit und Raum nennt. Kein Ersatz für eine kurzfristige Absage. Und Vortragende, die nach der Veranstaltung nie wieder etwas hören.

Was ist Referentenmanagement?

Alle Aufgaben rund um die Vortragenden einer Veranstaltung: Auswahl und Einladung, Vereinbarung über Honorar und Rechte, Abstimmung von Thema und Technik, Betreuung am Tag und Nachbereitung.

Darf ein Veranstalter einen Vortrag aufzeichnen und veröffentlichen?

Nur mit einem Nutzungsrecht und der Einwilligung der vortragenden Person. Reden sind nach dem Urheberrechtsgesetz geschützte Sprachwerke, und Bildnisse dürfen nach dem Kunsturhebergesetz nur mit Einwilligung verbreitet werden.

Was gehört in ein Briefing für Vortragende?

Publikum und Vorwissen, Länge und Format, der Platz im Programm, die Technik im Raum und die Frist für Folien.