Hauptaussteller und Mitaussteller

Drei Rollen auf einer Fläche

Der Messeverband AUMA unterscheidet in seinem Messelexikon drei Rollen. Der Hauptaussteller hat eine unmittelbare Vertragsbeziehung über eine Standfläche mit dem Messeveranstalter. Der Mitaussteller ist mit dem Einverständnis des Veranstalters auf dem Stand des Hauptausstellers mit eigenen wirtschaftlichen Gütern und eigenem Personal präsent. Das zusätzlich vertretene Unternehmen lässt seine Güter ohne eigenes Personal auf dem Stand eines Ausstellers präsentieren. Der Unterschied zwischen den beiden letzten liegt also allein darin, ob eigene Leute am Stand stehen.

Verbindlich ist für eine konkrete Messe, was deren Teilnahmebedingungen festlegen. Auch für die Ausstellerzahl, mit der eine Messe wirbt, ist die Unterscheidung nicht nebensächlich, siehe FKM.

Warum die Unterscheidung zählt

An der Rolle hängen vier praktische Folgen. Im Messekatalog erscheint ein Mitaussteller mit eigenem Eintrag, ein zusätzlich vertretenes Unternehmen meist nur als Nennung. Ausweise werden je Unternehmen und Person ausgegeben. Für Mitaussteller fällt häufig eine eigene Gebühr an. Und sie brauchen, wie die Definition des AUMA zeigt, das Einverständnis des Veranstalters, müssen also angemeldet und zugelassen sein, bevor sie auf den Stand dürfen.

Der letzte Punkt wird am häufigsten übergangen. Wer seine Fläche ohne Anmeldung mit einem anderen Unternehmen teilt, verstößt regelmäßig gegen die Teilnahmebedingungen. Wie die Zulassung läuft, steht unter Ausstellerzulassung.

Das Datenmodell dahinter

Für die Verwaltung bedeutet das: ein Stand, eine Buchung, mehrere Firmenprofile. Der Hauptaussteller verantwortet Fläche und Rechnung. Jedes weitere Unternehmen braucht ein eigenes Profil mit Namen, Beschreibung, Einordnung in die Nomenklatur und einer Kontaktperson.

Die entscheidende Frage ist, wer diese Profile pflegt. Trägt der Hauptaussteller alles für seine Mitaussteller ein, kommen die Daten spät und lückenhaft. Pflegt jedes Unternehmen sein Profil selbst, braucht es einen eigenen Zugang, der an die Buchung des Hauptausstellers gebunden ist. Wie ein solcher Zugang aufgebaut ist, beschreibt der Eintrag Ausstellerportal.

Die Mitausstellergebühr

Viele Veranstalter erheben je Mitaussteller eine Pauschale. Sie deckt den Katalogeintrag, die Ausweise und den Verwaltungsaufwand. Abgerechnet wird sie üblicherweise über den Hauptaussteller, weil nur mit ihm ein Vertrag besteht. Auf der Rechnung sollte jede Gebühr dem jeweiligen Unternehmen zuzuordnen sein, sonst folgt die Rückfrage, wofür die Position steht. Mehr dazu unter Rechnungsstellung.

Verhältnis zum Gemeinschaftsstand

Beim Gemeinschaftsstand stellt der Organisator oft selbst gar nicht aus. Die Rollen sind dieselben, die Gewichte andere: Dort gibt es viele gleichrangige Teilnehmer unter einem Träger, hier einen Aussteller, der Partner mitbringt.

Häufige Fehler

Mitaussteller werden erst am Aufbautag bekannt, wenn ihr Logo schon an der Standwand hängt. Der Katalog zeigt nur den Hauptaussteller, und Besucher suchen die Partnerfirma vergeblich. Ausweise werden auf den Namen des Hauptausstellers bestellt und weitergereicht. Und in der Auswertung nach der Messe fehlen die Mitaussteller ganz, obwohl sie für die nächste Ausgabe die naheliegendsten neuen Hauptaussteller wären.

Was ist der Unterschied zwischen Hauptaussteller und Mitaussteller?

Der Hauptaussteller mietet die Fläche und ist Vertragspartner des Veranstalters. Der Mitaussteller tritt auf dieser Fläche mit eigenem Personal und eigenem Angebot auf.

Was ist ein zusätzlich vertretenes Unternehmen?

Ein Unternehmen, dessen Produkte auf dem Stand gezeigt werden, das aber kein eigenes Personal dort hat.

Müssen Mitaussteller angemeldet werden?

In aller Regel ja. Maßgeblich sind die Teilnahmebedingungen der jeweiligen Messe, die eine Anmeldung und Zulassung meist ausdrücklich verlangen.

Wer zahlt die Mitausstellergebühr?

Üblicherweise wird sie über den Hauptaussteller abgerechnet, weil nur mit ihm ein Vertrag besteht.