Gemeinschaftsstand

Was ein Gemeinschaftsstand ist

Der Messeverband AUMA beschreibt den Gemeinschaftsstand in seinem Messelexikon als Messeauftritt mehrerer Unternehmen auf einem Stand oder einer aneinandergrenzenden Gruppe von Ständen. Der Vorteil liegt nach derselben Quelle in den Kosten: Infrastruktur wie Küche und Besprechungsräume wird geteilt. Wer auf einem solchen Stand ausstellt, gilt dem AUMA als eigene Art von Aussteller neben dem Hauptaussteller und dem Mitaussteller.

Wer dahinter steht

Ein Gemeinschaftsstand hat fast immer einen Organisator, der nicht selbst ausstellt. Das kann ein Branchenverband sein, eine Kammer, ein Bundesland, eine Wirtschaftsförderung oder eine Hochschule, die ihre Ausgründungen präsentiert. Er mietet eine größere Fläche, lässt sie einheitlich bauen und vergibt die Plätze an Unternehmen, für die ein eigener Stand zu teuer oder zu aufwendig wäre.

Für die Messe ist das ein Gewinn. Sie bekommt Aussteller, die sonst nicht kämen, und einen Ansprechpartner statt zwölf.

Geförderte Gemeinschaftsstände

Viele Gemeinschaftsstände entstehen aus Förderprogrammen von Bund und Ländern. Nach dem Messelexikon des AUMA fördert der Bund seit 2007 die Teilnahme junger innovativer Unternehmen an ausgewählten internationalen Messen in Deutschland. Daneben haben einzelne Bundesländer eigene Programme für Messen im Inland, in der Regel beschränkt auf Fachmessen und bestimmte Wirtschaftszweige und gerichtet an kleine mittelständische Firmen aus dem jeweiligen Land. Für Messen im Ausland gibt es das Auslandsmesseprogramm des Bundes und Programme der Länder.

Für einen Veranstalter heißt das: Hinter einem geförderten Stand steht ein öffentlicher Geldgeber mit eigenen Fristen und Nachweispflichten. Welche Messen und Unternehmen förderfähig sind, regeln die jeweiligen Programme, nicht der Veranstalter.

Zwei Vertragsebenen

Der Veranstalter hat einen Vertrag mit dem Organisator. Der Organisator hat Verträge mit seinen Teilnehmern. Diese zweite Ebene sieht der Veranstalter oft gar nicht, und genau daraus entstehen die Probleme.

Drei Fragen gehören deshalb vorab geklärt. Wer haftet für die Fläche, wenn ein Teilnehmer etwas beschädigt? Gelten die Teilnahmebedingungen auch für die einzelnen Unternehmen, und haben diese sie je gesehen? Und entscheidet der Veranstalter mit, wer auf den Stand darf, oder nur der Organisator? Wie eine Zulassung grundsätzlich geregelt wird, steht unter Ausstellerzulassung.

Was der Veranstalter von jedem Teilnehmer braucht

Auch wenn nur der Organisator Vertragspartner ist, braucht die Messe die Daten jedes einzelnen Unternehmens: Firmenname und Beschreibung für den Messekatalog, die Einordnung in die Nomenklatur, Namen für die Ausweise und eine Person, die erreichbar ist. Welche Rolle die einzelnen Firmen dabei haben, beschreibt der Eintrag Hauptaussteller und Mitaussteller.

Bewährt hat sich, diese Daten nicht über den Organisator als Sammelliste einzuholen, sondern jedes Unternehmen seine Angaben selbst pflegen zu lassen. Sammellisten kommen spät, unvollständig und in wechselnden Formaten.

Abrechnung

Zwei Wege sind üblich. Entweder erhält der Organisator eine Rechnung über die gesamte Fläche und verteilt die Kosten selbst weiter. Oder der Veranstalter rechnet zusätzlich je teilnehmendem Unternehmen eine Gebühr ab, etwa für den Katalogeintrag und die Ausweise.

Welcher Weg gilt, muss vor der Buchung feststehen, weil davon abhängt, wessen Rechnungsadresse gebraucht wird. Öffentliche Organisatoren haben dabei oft eigene Vorgaben an die Rechnung, siehe Rechnungsstellung.

Im Hallenplan

Auf dem Plan ist der Gemeinschaftsstand eine Fläche mit einer Standnummer. Besucher suchen aber nicht den Verband, sondern die Firma. Jedes teilnehmende Unternehmen muss deshalb unter seinem eigenen Namen auffindbar sein und auf dieselbe Standnummer verweisen, sonst steht der Besucher vor dem richtigen Stand und findet ihn nicht. Mehr dazu unter Hallenplan und Standfläche.

Häufige Fehler

Die Teilnehmerliste des Gemeinschaftsstands kommt erst nach dem Redaktionsschluss des Katalogs. Der Organisator bestellt Ausweise pauschal und verteilt sie vor Ort, sodass niemand weiß, wer tatsächlich am Stand ist. Die Teilnehmer kennen die Auf- und Abbauzeiten nicht, weil die Informationen nur an den Organisator gingen. Und nach der Messe ist unklar, an wen die Einladung zur nächsten Ausgabe geht.

Was ist ein Gemeinschaftsstand?

Eine Standfläche, die sich mehrere Aussteller teilen, meist organisiert von einem Verband, einer Region oder einer Wirtschaftsförderung.

Wer ist Vertragspartner des Veranstalters?

In der Regel der Organisator des Gemeinschaftsstands. Die teilnehmenden Unternehmen haben ihren Vertrag mit ihm, nicht mit der Messe.

Wie wird ein Gemeinschaftsstand abgerechnet?

Entweder über eine Rechnung an den Organisator oder zusätzlich über eine Gebühr je teilnehmendem Unternehmen. Der Weg muss vor der Buchung feststehen.

Wie finden Besucher die einzelnen Firmen?

Jedes Unternehmen sollte im Katalog und im Hallenplan unter eigenem Namen stehen und auf die gemeinsame Standnummer verweisen.