Eventbudget

Kosten und Einnahmen in einer Tabelle

Ein Budget, das nur Kosten auflistet, ist eine Ausgabenliste. Zum Budget wird es durch die zweite Seite: Ticketerlöse, Standgebühren, Sponsoring, Zuschüsse und der Betrag, den die eigene Organisation beisteuert. Erst der Saldo zeigt, ob die Veranstaltung trägt und wie viele Teilnehmende oder Aussteller dafür nötig sind.

Die großen Kostenblöcke

Bei den meisten Veranstaltungen entfallen die Kosten auf dieselben Gruppen: Raum und Technik, Verpflegung, Personal und Dienstleister, Programm mit Honoraren und Reisekosten, Kommunikation und Gestaltung sowie Abgaben und Versicherungen. Die Verpflegung ist dabei der Block, der am stärksten von der Teilnehmerzahl abhängt, siehe Catering-Planung. Zu den Abgaben gehört bei Musik die GEMA, zu den Versicherungen die Eventversicherung.

Fix und variabel

Die wichtigste Unterscheidung im Budget ist die zwischen festen und variablen Kosten. Feste Kosten fallen unabhängig von der Teilnehmerzahl an, etwa die Raummiete. Variable Kosten steigen mit jeder Person, etwa das Mittagessen. Aus beiden ergibt sich die Zahl, die jede Planung braucht: ab wie vielen zahlenden Teilnehmenden die Veranstaltung ihre Kosten deckt.

Die Rechnung ist einfach. Feste Kosten geteilt durch den Betrag, der je Person nach Abzug der variablen Kosten übrig bleibt. Liegen die festen Kosten bei 12.000 Euro, das Ticket bei 180 Euro und die variablen Kosten bei 60 Euro je Person, sind hundert zahlende Teilnehmende nötig. Das Beispiel ist erfunden und dient nur der Rechnung.

Brutto, netto und Gebühren

Zwei Posten fehlen in ersten Entwürfen regelmäßig. Die Umsatzsteuer, die je nach Veranstalter und Leistung unterschiedlich zu behandeln ist, siehe Umsatzsteuer bei Veranstaltungen. Und die Gebühren für den Zahlungsweg, die vom Ticketpreis abgehen, bevor er auf dem Konto ankommt. Wie viel das ist, zeigt der Rechner im Eintrag Stripe.

Warum Pläne zu optimistisch ausfallen

Dass Menschen ihre eigenen Vorhaben zu günstig einschätzen, ist in der Psychologie als Planungsfehlschluss beschrieben. Roger Buehler, Dale Griffin und Michael Ross zeigten 1994 im Journal of Personality and Social Psychology in fünf Studien, dass Versuchspersonen die Zeit für eigene Aufgaben durchweg unterschätzten. Beim Planen dachten sie vor allem an den erhofften Ablauf und kaum an frühere Erfahrungen. Frühere Fehlschätzungen erklärten sie mit äußeren, einmaligen Umständen. Die Verzerrung verschwand, wenn die Versuchspersonen angeleitet wurden, ihre Vorhersage ausdrücklich mit einschlägigen früheren Erfahrungen zu verbinden.

Die Studien betreffen Zeit und nicht Geld, und sie wurden mit Studierenden durchgeführt. Die Übertragung auf ein Veranstaltungsbudget ist unsere Einordnung. Sie liegt aber nahe, weil der Mechanismus derselbe ist: Wer ein Budget aus dem Wunschablauf herleitet, vergisst, was beim letzten Mal dazwischenkam. Daraus folgen die beiden nächsten Abschnitte.

Reserve und Storno

Ein Budget ohne Reserve ist eine Wette. Üblich ist ein eigener Posten für Unvorhergesehenes, der sichtbar ausgewiesen und nicht in anderen Zeilen versteckt wird. Dazu gehört der Blick auf die Stornofristen der Verträge: Ab welchem Tag kostet eine Absage wie viel? Diese Daten bestimmen, bis wann über die Durchführung entschieden sein muss, siehe Stornobedingungen.

Soll und Ist

Nach der Veranstaltung wird jede Zeile mit dem tatsächlichen Betrag verglichen. Der Abgleich ist das Gegenmittel, das die Studie von Buehler und Kollegen nahelegt: Wer beim nächsten Budget die tatsächlichen Zahlen des Vorjahres neben die geplanten legt, plant mit der Erfahrung und nicht mit der Hoffnung. Wer ausstellt, rechnet dieselbe Logik aus der anderen Richtung, siehe Messebudget.

Häufige Fehler

Ein Budget ohne Einnahmenseite. Kosten je Person, die mit der angemeldeten statt mit der erwarteten Zahl gerechnet werden. Fehlende Zahlungsgebühren und Umsatzsteuer. Keine Reserve. Und ein Abgleich nach der Veranstaltung, der nie stattfindet.

Was gehört in ein Eventbudget?

Alle erwarteten Kosten und alle erwarteten Einnahmen, dazu eine sichtbare Reserve für Unvorhergesehenes.

Was ist der Unterschied zwischen festen und variablen Kosten?

Feste Kosten fallen unabhängig von der Teilnehmerzahl an, variable Kosten steigen mit jeder Person.

Wie berechnet man die nötige Teilnehmerzahl?

Feste Kosten geteilt durch den Betrag, der je Person nach Abzug der variablen Kosten vom Ticketpreis übrig bleibt.

Welche Posten werden oft vergessen?

Umsatzsteuer, Gebühren für den Zahlungsweg, Abgaben für Musik, Versicherung und die Reserve.