Bewerbermanagement
Bewerbermanagement ist die Verwaltung von Bewerbungen vom ersten Kontakt bis zur Entscheidung: Eingang, Sichtung, Kommunikation, Auswahl und Löschung. Auf Karriereveranstaltungen beginnt es am Stand, sobald ein Arbeitgeber Kontaktdaten oder einen Lebenslauf entgegennimmt.
Was dazugehört
Der Begriff beschreibt den Weg einer Bewerbung durch ein Unternehmen: Sie geht ein, wird gesichtet, jemand antwortet, es folgen Gespräche, eine Entscheidung und am Ende eine Zusage oder Absage. Dazu kommt, was oft vergessen wird: die Löschung der Daten derer, die nicht eingestellt wurden.
Auf einer Karrieremesse beginnt dieser Weg früher, als viele Arbeitgeber meinen. Wer am Stand einen Lebenslauf annimmt oder einen Kontakt scannt, verarbeitet bereits Daten für eine mögliche Einstellung, auch wenn noch keine förmliche Bewerbung vorliegt.
Die Rechtsgrundlage
Für Daten von Bewerbern gilt eine eigene Vorschrift. Nach Paragraf 26 des Bundesdatenschutzgesetzes dürfen personenbezogene Daten von Beschäftigten verarbeitet werden, wenn das für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, sind nach derselben Vorschrift die Abhängigkeit der Person und die Umstände zu berücksichtigen, unter denen sie erteilt wurde.
Das Wort erforderlich zieht die Grenze. Was für die Entscheidung über eine konkrete Stelle gebraucht wird, ist gedeckt. Alles darüber hinaus, etwa die Aufnahme in eine Kartei für spätere Stellen, braucht eine eigene Einwilligung, siehe Talentpool.
Wie lange Daten bleiben dürfen
Eine feste Löschfrist für Bewerberdaten nennt das Gesetz nicht. Einen Anhaltspunkt gibt das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz. Nach Paragraf 15 Absatz 4 muss ein Anspruch wegen Benachteiligung innerhalb von zwei Monaten schriftlich geltend gemacht werden, und die Frist beginnt bei einer Bewerbung mit dem Zugang der Ablehnung. Bis dahin hat ein Arbeitgeber ein Interesse daran, seine Entscheidung belegen zu können.
In der Praxis werden Unterlagen abgelehnter Bewerber deshalb einige Monate nach der Absage aufbewahrt und dann gelöscht. Die genaue Dauer steht nicht im Gesetz und ist eine Frage für die Datenschutzberatung des Unternehmens. Wie Fristen allgemein festgelegt werden, steht unter Löschfrist.
Wenn Software vorsortiert
Viele Unternehmen lassen Bewerbungen von Software vorsortieren. Die KI-Verordnung der EU stuft Systeme zur Analyse und Filterung von Bewerbungen und zur Bewertung von Kandidaten als hochriskant ein, siehe Hochrisiko-KI-System. Unabhängig davon gibt die Datenschutz-Grundverordnung das Recht, nicht einer ausschließlich automatisierten Entscheidung mit erheblicher Wirkung unterworfen zu werden. Was daraus für den Alltag folgt, steht unter Grenzen von KI im Eventmanagement.
Die Bruchstelle nach der Messe
Das Folgende ist unsere Einordnung. Zwischen dem Messetag und dem Bewerbermanagement des Unternehmens liegt eine Lücke. Kontakte vom Stand landen in einer Tabelle, Lebensläufe in einem Ordner, und das System der Personalabteilung kennt keinen davon. Drei Dinge schließen die Lücke: Kontakte am Stand digital erfassen, siehe Leadscanning; zu jedem Kontakt notieren, um welche Stelle es ging; und innerhalb weniger Tage antworten, siehe Nachfassen.
Für den Veranstalter gilt eine Trennung, die oft verwischt: Er verwaltet Teilnehmende, nicht Bewerber. Welche Daten er Arbeitgebern weitergeben darf, hängt an einer Einwilligung oder daran, dass die Person den Kontakt selbst herstellt, siehe Teilnehmermanagement.
Häufige Fehler
Lebensläufe auf Papier einsammeln und nie zurückmelden. Kontakte ohne Notiz zur Stelle. Abgelehnte Bewerber ohne Einwilligung in einer Kartei behalten. Unterlagen unbegrenzt aufbewahren. Und eine Vorsortierung durch Software, die niemand im Unternehmen erklären kann. Dieser Eintrag ordnet die Rechtslage ein und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
Häufige Fragen
Was ist Bewerbermanagement?
Die Verwaltung von Bewerbungen vom ersten Kontakt bis zur Entscheidung, einschließlich Kommunikation, Auswahl und Löschung der Daten.
Auf welcher Grundlage dürfen Bewerberdaten verarbeitet werden?
Nach Paragraf 26 des Bundesdatenschutzgesetzes, soweit es für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
Wie lange dürfen Unterlagen abgelehnter Bewerber aufbewahrt werden?
Eine feste Frist nennt das Gesetz nicht. Ein Anhaltspunkt ist die Frist von zwei Monaten, in der Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz geltend gemacht werden müssen.
Darf ein Arbeitgeber Messekontakte für spätere Stellen speichern?
Nur mit Einwilligung der Person. Für die Entscheidung über eine konkrete Stelle ist die Speicherung auch ohne sie gedeckt.
