Verwendungsnachweis
Der Verwendungsnachweis ist der Bericht, mit dem der Empfänger einer öffentlichen Förderung belegt, wofür er das Geld ausgegeben und was er damit erreicht hat. Er besteht in der Regel aus einem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis und ist bei geförderten Tagungen und Veranstaltungen nach deren Ende fällig.
Was ein Verwendungsnachweis ist
Wer öffentliches Geld für eine Veranstaltung erhält, muss am Ende zeigen, dass es für den bewilligten Zweck verwendet wurde. Die Grundlage steht in Paragraf 44 der Bundeshaushaltsordnung: Bei Zuwendungen ist zu bestimmen, wie die zweckentsprechende Verwendung nachzuweisen ist, und der zuständigen Stelle ist ein Prüfungsrecht einzuräumen. Die Landeshaushaltsordnungen enthalten entsprechende Regeln. Wie der Nachweis im Einzelnen aussieht, regeln die Nebenbestimmungen, die dem Zuwendungsbescheid beiliegen, meist die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung, kurz ANBest-P.
Frist und Bestandteile nach der ANBest-P
In der Bundesfassung der ANBest-P von 2006 heißt es unter Nummer 6.1, dass die Verwendung innerhalb von sechs Monaten nach Erfüllung des Zuwendungszwecks nachzuweisen ist, spätestens mit Ablauf des sechsten auf den Bewilligungszeitraum folgenden Monats. Läuft ein Projekt über das Haushaltsjahr hinaus, ist binnen vier Monaten nach dessen Ende ein Zwischennachweis fällig. Der Verwendungsnachweis besteht nach Nummer 6.2 aus einem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis. Im Sachbericht sind die Verwendung und das erzielte Ergebnis im Einzelnen darzustellen und den Zielen gegenüberzustellen. Der zahlenmäßige Nachweis führt Einnahmen und Ausgaben in zeitlicher Folge getrennt nach der Gliederung des Finanzierungsplans auf.
Die aktuelle Fassung des Landes Nordrhein-Westfalen enthält dieselbe Frist und ergänzt Regeln zu den Belegen: Ausgabebelege müssen unter anderem Empfänger, Grund und Tag der Zahlung sowie den Zahlungsbeweis enthalten und ein eindeutiges Zuordnungsmerkmal zum Projekt tragen. Die Originalbelege sind fünf Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises aufzubewahren, sofern andere Vorschriften keine längere Frist verlangen, und dürfen elektronisch aufbewahrt werden.
Unsere Einordnung: Bund und Länder haben eigene Fassungen, die sich in Details unterscheiden. Maßgeblich ist immer die Fassung, die im eigenen Bescheid für verbindlich erklärt wird.
Verwendungsnachweis bei DFG-geförderten Tagungen
Für Hochschulen ist die Deutsche Forschungsgemeinschaft ein wichtiger Förderer von Tagungen. Ihr Merkblatt 1.09 verlangt, spätestens drei Monate nach Ende der Veranstaltung eine Abrechnung mit einem kurzen Sachbericht von höchstens drei Seiten vorzulegen. Abzurechnen sind nur tatsächlich entstandene Kosten, und erst danach wird die Fördersumme endgültig festgesetzt. Nicht förderfähig sind laut Merkblatt unter anderem Honorare für Referierende und Organisierende, Bewirtung und Rahmenprogramm.
Was Veranstalter schon während der Planung sammeln sollten
Unsere Einordnung aus der Praxis: Der Verwendungsnachweis wird leicht, wenn er nicht erst nach der Veranstaltung beginnt. Dazu gehört, Rechnungen von Anfang an dem Projekt zuzuordnen und förderfähige von nicht förderfähigen Kosten zu trennen, etwa das Catering, das die DFG nicht trägt. Für den Sachbericht helfen Zahlen, die am Tag selbst entstehen: angemeldete und tatsächlich anwesende Teilnehmende, Anteile aus dem Ausland, das Programm mit den Vortragenden und die Ergebnisse einer Befragung danach. Wer diese Zahlen aus der Anmeldung und dem Check-in ziehen kann, schreibt den Bericht in Stunden statt in Tagen. Zur Planung der Mittel passt der Eintrag Eventbudget.
Häufige Fragen
Was ist ein Verwendungsnachweis?
Der Bericht, mit dem der Empfänger einer öffentlichen Förderung belegt, wofür das Geld ausgegeben wurde und was erreicht wurde. Er besteht in der Regel aus Sachbericht und zahlenmäßigem Nachweis.
Bis wann muss der Verwendungsnachweis vorliegen?
Nach der ANBest-P innerhalb von sechs Monaten nach Erfüllung des Zuwendungszwecks. Die DFG verlangt bei geförderten Tagungen die Abrechnung mit Sachbericht spätestens drei Monate nach der Veranstaltung. Maßgeblich ist der eigene Bescheid.
Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?
Nach der aktuellen ANBest-P des Landes Nordrhein-Westfalen fünf Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises, sofern andere Vorschriften keine längere Frist verlangen. Die Aufbewahrung darf elektronisch erfolgen.
