Event-Chat

Wer mit wem schreibt

Hinter dem einen Wort stecken drei verschiedene Kanäle, und jeder hat einen anderen Zweck. Zwischen Teilnehmenden und Ausstellern geht es um Fragen vor dem Besuch und um Verabredungen am Stand. Zwischen Ausstellern und Veranstalter geht es um Organisation: Standdetails, Technik, Zeiten, Rechnung. Zwischen Teilnehmenden untereinander geht es um Vernetzung.

Wer einen Chat einführt, sollte für jeden dieser Kanäle einzeln entscheiden, ob er geöffnet wird. Der zweite ist fast immer nützlich, der erste bei Messen und Karriereveranstaltungen, der dritte nur dort, wo Vernetzung ein erklärtes Ziel ist.

Vor, während und nach der Veranstaltung

Vorher klärt der Chat, ob sich ein Besuch lohnt, und bereitet Gespräche vor, siehe Gesprächstermin. Während der Veranstaltung beantwortet er die Frage, wo man sich findet. Danach ist er der kurze Weg für die erste Rückmeldung, bevor das eigentliche Nachfassen über die üblichen Kanäle beginnt.

Der Nutzen hängt am Zeitpunkt der Freischaltung. Ein Chat, der erst am Veranstaltungstag aufgeht, wird kaum genutzt, weil dann niemand mehr Zeit hat, Nachrichten zu schreiben.

Was er gegenüber der E-Mail leistet

Drei Dinge. Niemand muss seine Kontaktdaten herausgeben, bevor beide Seiten das wollen. Der Verlauf liegt an einer Stelle und nicht in den Postfächern einzelner Personen. Und beim Veranstalter landen die Fragen der Aussteller gebündelt statt verteilt auf fünf Mailadressen, von denen eine gerade im Urlaub ist. Für die Ausstellerseite hängt das eng am Ausstellerportal.

Regeln gegen Missbrauch

Ein Chat, in dem Aussteller alle Teilnehmenden mit derselben Werbenachricht anschreiben, wird schnell stummgeschaltet. Vier Regeln beugen dem vor: festlegen, wer wen von sich aus anschreiben darf, Massennachrichten ausschließen, jeder Person eine Möglichkeit zum Blockieren geben und einen Weg anbieten, Nachrichten zu melden. Die Regeln gehören in die Teilnahmebedingungen.

Datenschutz

Nachrichten sind personenbezogene Daten. Teilnehmende sollten vor der ersten Nachricht wissen, wer mitlesen kann, wie lange Verläufe gespeichert bleiben und wie sie den Chat abschalten. Die Informationspflicht dazu ergibt sich aus Artikel 13 DSGVO. Für die Speicherdauer braucht es eine Löschfrist, die nach der Veranstaltung tatsächlich greift.

Was sich auswerten lässt

Ausgewertet werden sollte nicht, was geschrieben wurde, sondern ob Kontakte zustande kamen: wie viele Unterhaltungen begonnen wurden und wie viele eine Antwort bekamen. Die zweite Zahl ist die wichtigere. Ein Aussteller, der auf Nachrichten nicht reagiert, ist ein Hinweis für das nächste Ausstellergespräch. Wie der Chat mit den übrigen Kontaktwegen zusammenspielt, steht unter Matchmaking und Leadscanning.

Häufige Fehler

Ein Chat, den Aussteller nicht besetzen, sodass Fragen unbeantwortet bleiben. Eine Freischaltung erst am Veranstaltungstag. Ein zweiter Kanal daneben, etwa eine Messenger-Gruppe, in der dann die eigentliche Abstimmung läuft. Und fehlende Regeln, bis die erste Beschwerde über Werbenachrichten kommt.

Was ist ein Event-Chat?

Ein Nachrichtenkanal innerhalb der Veranstaltungsplattform, über den sich Teilnehmende, Aussteller und Veranstalter direkt schreiben.

Wann sollte der Chat freigeschaltet werden?

Einige Tage vor der Veranstaltung. Am Veranstaltungstag selbst hat kaum jemand Zeit, Nachrichten zu schreiben.

Wie verhindere ich Werbenachrichten?

Mit Regeln, wer wen anschreiben darf, ohne Massennachrichten und mit einer Möglichkeit zum Blockieren und Melden.

Was ist beim Datenschutz zu beachten?

Teilnehmende müssen wissen, wer mitlesen kann und wie lange Verläufe gespeichert werden. Danach greift eine festgelegte Löschfrist.