Akkreditierung
Akkreditierung ist die Prüfung und Zulassung von Personen zu einer Veranstaltung oder zu bestimmten Bereichen. Sie beantwortet vor dem Einlass, wer kommen darf und in welcher Rolle, und endet mit dem Ausweis, der das sichtbar macht.
Anmeldung ist noch keine Akkreditierung
Eine Anmeldung ist ein Wunsch, eine Akkreditierung eine Entscheidung. Bei offenen Veranstaltungen fällt beides zusammen: Wer sich anmeldet, ist dabei. Sobald eine Veranstaltung nur bestimmten Gruppen offensteht oder Bereiche mit unterschiedlichem Zutritt hat, schiebt sich eine Prüfung dazwischen.
Typische Fälle sind Fachmessen, die nur Fachbesucher zulassen, Pressebereiche, Bühnenrückseiten und Aufbauzeiten, in denen nur Aussteller und Dienstleister in die Halle dürfen. In allen diesen Fällen genügt die Frage, ob jemand angemeldet ist, nicht mehr. Es kommt darauf an, als was.
Der Ablauf in vier Schritten
Am Anfang steht ein Antrag mit einem Nachweis, etwa einem Gewerbenachweis, einem Presseausweis oder der Bestätigung eines Ausstellers für sein Standpersonal. Darauf folgt die Prüfung nach Kriterien, die vorher feststehen. Der dritte Schritt ist die Bestätigung, die zugleich die Rolle festlegt. Der vierte geschieht vor Ort: Die Person erhält ihren Ausweis, und erst damit wird die Zulassung für alle sichtbar.
Jeder dieser Schritte braucht eine Frist. Ohne Annahmeschluss für Anträge wird am Veranstaltungsmorgen am Tresen geprüft, und dort fehlt die Zeit, einen Nachweis ernsthaft anzusehen.
Kriterien vorher festlegen
Eine Ablehnung wird akzeptiert, wenn sie nachvollziehbar ist. Schreiben Sie deshalb in die Teilnahmebedingungen, wer zugelassen wird und welcher Nachweis dafür nötig ist. Das schützt auch das eigene Team, das am Telefon sonst jede Entscheidung einzeln begründen muss. Für die Auswahl unter Bewerbern mit knappen Plätzen gilt dasselbe, siehe Kuratierung von Teilnehmenden.
Presseakkreditierung
Für Medienvertreter hat sich ein eigenes Verfahren eingebürgert. Üblich ist ein Nachweis der redaktionellen Tätigkeit, etwa ein Presseausweis oder ein Auftragsschreiben der Redaktion, dazu eine Frist einige Tage vor der Veranstaltung. Klären Sie im selben Zug, ob fotografiert und gefilmt werden darf und wo. Was dabei für die Abgebildeten gilt, steht im Beitrag zu Fotos und Videos auf Events.
Der Ausweis macht die Entscheidung sichtbar
Die Akkreditierung endet nicht mit einer Mail, sondern mit einem Besucherausweis, an dem das Personal die Rolle auf einen Blick erkennt. Bewährt haben sich wenige Kategorien mit klar unterscheidbaren Farben. Mehr als fünf oder sechs kann sich an der Tür niemand merken.
Wird der Ausweis erst bei der Ankunft gedruckt, bleiben Änderungen bis zuletzt möglich, und für Nichterschienene fällt kein Material an, siehe Badgedruck. An den Übergängen zwischen den Bereichen prüft dann die Einlasskontrolle, ob die Kategorie zum Bereich passt.
Datenschutz bei Nachweisen
Nachweise enthalten oft mehr, als für die Entscheidung nötig ist. Der Grundsatz der Datenminimierung aus Artikel 5 DSGVO spricht dafür, einen Nachweis anzusehen und das Ergebnis zu vermerken, statt Kopien von Ausweisen dauerhaft zu speichern. Was gespeichert wird, braucht eine Löschfrist.
Häufige Fehler
Kriterien, die erst im Streitfall formuliert werden. Kategorien, die sich nur im Kleingedruckten des Ausweises unterscheiden. Standpersonal, das der Aussteller am Vorabend per Mail nachmeldet, weil es keinen Weg gibt, Namen selbst zu ändern. Und eine Akkreditierung, die in einer eigenen Tabelle neben der Anmeldung läuft, sodass am Einlass zwei Listen abgeglichen werden müssen.
Häufige Fragen
Was bedeutet Akkreditierung bei einer Veranstaltung?
Die Prüfung und Zulassung einer Person in einer bestimmten Rolle, etwa als Fachbesucher, Presse oder Standpersonal. Sie endet mit einem Ausweis, der die Rolle sichtbar macht.
Was ist der Unterschied zwischen Anmeldung und Akkreditierung?
Die Anmeldung ist der Wunsch teilzunehmen, die Akkreditierung die Entscheidung des Veranstalters darüber. Bei offenen Veranstaltungen fällt beides zusammen.
Welche Nachweise sind bei einer Presseakkreditierung üblich?
Ein Nachweis der redaktionellen Tätigkeit, etwa ein Presseausweis oder ein Auftragsschreiben der Redaktion, eingereicht bis zu einer festen Frist.
Darf ich Kopien von Ausweisen speichern?
Besser nicht. Nach dem Grundsatz der Datenminimierung genügt es meist, den Nachweis anzusehen und das Ergebnis zu vermerken.
