Besucherausweis

Der Ausweis ist eine öffentliche Datenverarbeitung

Anders als ein Datensatz im System ist ein Besucherausweis den ganzen Tag für jeden im Raum lesbar, für Mitausstellende ebenso wie für Fremde im Foyer. Was darauf steht, ist damit faktisch veröffentlicht. Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c der DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten dem Zweck angemessen und auf das notwendige Maß beschränkt bleiben. Auf dem Ausweis steht deshalb, was die Begegnung im Raum braucht, und nicht, was die Anmeldung erhoben hat.

Der Zweck ist die Ansprechbarkeit. Zwei Menschen sollen sich mit Namen begrüßen und einordnen können, mit wem sie sprechen. Alles, was diesen Zweck nicht bedient, gehört ins System und nicht auf das Schild.

Was darauf gehört

In aller Regel genügen drei Angaben: Vorname und Nachname, die Organisation und, wo Rollen unterschieden werden müssen, eine Rollenkennzeichnung. Der Name gehört dabei in die Größe, die aus anderthalb bis zwei Metern lesbar ist, also deutlich größer, als es am Bildschirm wirkt.

Nicht auf den Ausweis gehören Ticketnummern, Buchungscodes, Geburtsdaten, Ernährungsangaben und Barrierefreiheitsbedarfe. Bei Karrieremessen gilt das ausdrücklich auch für Studiengang, Semester und Bewerberstatus. Solche Angaben machen aus dem Schild eine Bewerbungsunterlage, die jeder Gesprächspartner mitliest, ohne dass die Person das steuern kann.

Ein aufgedruckter QR-Code für das Leadscanning ist üblich und unproblematisch, solange er nur eine Kennung enthält, die ausschließlich berechtigte Scanner auflösen können. Steht dahinter ein offener Link auf ein Profil, kann jeder das Schild abfotografieren und die Daten mitlesen. Dieselbe Logik gilt beim QR-Code-Ticket.

Rollen erkennbar machen, ohne Menschen zu sortieren

Auf Messen und Karriereveranstaltungen müssen Rollen unterscheidbar sein, damit Gespräche zustande kommen. Ausstellende, Organisation, Presse und Besuchende haben unterschiedliche Zugänge und unterschiedliche Anliegen.

Praktisch gelöst wird das über verschieden farbige Bänder oder Klemmen, über ein aufgedrucktes Symbol oder über ein einzelnes Wort auf dem Schild. Farbe im Druck selbst ist der langsamste Weg, weil Etikettendrucker für Zweifarbdruck erheblich länger brauchen und dafür anderes Material verlangen, siehe Badgedruck.

Die Grenze verläuft dort, wo die Kennzeichnung nicht mehr die Rolle beschreibt, sondern die Person bewertet. Eine Markierung für zahlende gegenüber geladenen Gästen ist eine organisatorische Information. Eine Markierung nach Abschlussnote, Erfahrungsstand oder Interessentenqualität ist es nicht.

Ausgabe, Tragen und Rückgabe

Der Ausweis entsteht am sinnvollsten im selben Moment wie der Check-in, weil beide dieselbe Person und dieselbe Sekunde brauchen. Ein getrennter Schritt zwingt das Personal, zwischen zwei Abläufen zu wechseln, und genau dort entstehen Fehler und Warteschlangen.

Für das Tragen selbst gilt: Klemme, Band oder Tasche sind eine Frage der Kleidung der Gäste, nicht des Budgets. Ein Klebeschild scheitert an Strickpullovern und an empfindlichen Stoffen. Wer beides anbietet, spart Diskussionen am Tisch.

Bei Ausweisen, die zugleich Zutrittsrechte tragen, gehört die Rückgabe geregelt. Ohne Rücknahme wandert die Berechtigung mit dem Schild aus dem Haus. Das ist Teil der Einlasskontrolle und nicht des Namensschilds, betrifft aber dasselbe Stück Papier.

Lesbarkeit ist Teilhabe

Ein Ausweis, den man nur aus dreißig Zentimetern entziffern kann, zwingt Menschen dazu, sich beim Lesen unangenehm nah zu beugen. Serifenlose Schrift, echter Kontrast und ein Name, der die halbe Fläche füllt, sind deshalb keine Gestaltungsfrage. Wer die Organisation kleiner setzt als den Namen, hat die Rangfolge richtig getroffen. Was sonst noch dazugehört, steht unter Barrierefreiheit bei Veranstaltungen.

Was darf auf einem Besucherausweis stehen?

So wenig wie möglich. Name, Organisation und bei Bedarf eine Rollenkennzeichnung genügen. Ticketnummern, Geburtsdaten, Ernährungsangaben und bei Karrieremessen Studiengang oder Bewerberstatus gehören nicht darauf, weil sie für jeden im Raum lesbar wären.

Ist ein QR-Code auf dem Ausweis ein Datenschutzproblem?

Nur wenn er auflösbare Daten enthält. Eine reine Kennung, die ausschließlich berechtigte Scanner zuordnen können, ist unproblematisch und auf Messen üblich. Ein offener Link auf ein Profil ist es nicht.

Wie unterscheidet man Rollen auf dem Ausweis?

Am schnellsten über verschieden farbige Bänder oder Klemmen, alternativ über ein Symbol oder ein einzelnes Wort im Druck. Zweifarbdruck kostet auf Etikettendruckern deutlich Geschwindigkeit und verlangt anderes Material.

Müssen Besucherausweise zurückgegeben werden?

Nur wenn sie zugleich Zutrittsrechte tragen. Dann gehört die Rücknahme in das Einlasskonzept, sonst verlässt die Berechtigung mit dem Schild das Haus.