Badgedruck

Vorabdruck und Druck auf Abruf

Beim Vorabdruck entstehen alle Schilder vor der Veranstaltung. Sie werden alphabetisch sortiert und am Einlass herausgesucht. Beim Druck auf Abruf wird das Schild erst erzeugt, wenn der Gast eincheckt.

Der Unterschied ist wirtschaftlich, nicht technisch. Wer vorab druckt, muss die Menge festlegen, bevor er weiß, wie viele Angemeldete tatsächlich kommen. Jedes Schild eines Nichterschienenen ist gedrucktes Material im Papierkorb, und wie groß dieser Anteil ausfällt, hängt an der No-Show-Rate, für die es keine allgemeingültige Zahl gibt.

Beim Druck auf Abruf entfällt diese Wette. Es entsteht nur, was auch jemand entgegennimmt. Dazu kommt der Zeitgewinn am Einlass: Sortieren und Suchen fallen weg, und genau daraus entsteht bei mehreren hundert Gästen die Warteschlange.

Was auf ein Namensschild gehört

Vorname, Nachname und Organisation genügen. Der Name sollte aus zwei Metern lesbar sein, was bedeutet: Vorname groß, Nachname kleiner, Organisation als dritte Zeile. Eine Funktionsbezeichnung kostet Schriftgröße und wird selten gebraucht.

Nicht daraufgehören Angaben, die eine Person einordnen, ohne dass sie es steuern kann. Studiengang, Semester oder Bewerberstatus machen aus dem Schild eine Bewerbungsunterlage, die jeder im Raum mitliest. Solche Angaben gehören ins System. Ein QR-Code auf dem Schild ist dagegen nützlich, wenn Aussteller Kontakte scannen sollen, siehe Leadscanning.

Technik und Material

Üblich sind Etikettendrucker mit Direktthermodruck, die ohne Farbband auskommen. Das Material sind Rollen mit vorgestanzten Einzeletiketten, sodass kein Schneiden nötig ist. Wichtiger als das Gerät ist, dass die Software nicht daran gebunden ist: Wer bereits Drucker im Haus hat oder welche mietet, will sie ansteuern können.

Der Druck sollte außerdem direkt aus dem Check-in ausgelöst werden. Ein getrennter Schritt zwingt das Einlasspersonal, zwischen zwei Anwendungen zu wechseln, und genau dort entstehen die Fehler.

Häufige Fehler

Zu wenig Ersatzmaterial mitzunehmen, weil eine Rolle rechnerisch reicht. Den Rollenwechsel nie geprobt zu haben, sodass er am Veranstaltungstag zum ersten Mal stattfindet. Die Schriftgröße am Bildschirm zu beurteilen statt am gedruckten Schild aus zwei Metern Entfernung. Und die Stromversorgung zu vergessen: Drucker und Tablets brauchen mehr Steckdosen, als an einem Empfangstresen vorhanden sind. Wie sich der Ablauf insgesamt aufsetzt, beschreibt der Beitrag zum Event Check-in per QR-Code.

Vorab drucken oder beim Check-in?

Beim Check-in, sofern die Technik es erlaubt. Es entsteht nur das Schild, das auch abgeholt wird, das Sortieren entfällt, und Korrekturen sind bis zum letzten Moment möglich.

Welche Angaben gehören auf das Schild?

Vorname, Nachname, Organisation. Alles Weitere kostet Lesbarkeit, und Angaben wie Studiengang oder Bewerberstatus machen das Schild zu einer Information, die jeder mitlesen kann.

Welcher Drucker eignet sich?

Etikettendrucker mit Direktthermodruck und vorgestanzten Einzeletiketten. Wichtiger als das Modell ist, dass die Software nicht an ein bestimmtes Gerät gebunden ist.

Wie viel Ersatzmaterial braucht man?

Mindestens eine Rolle mehr als gerechnet, dazu Ersatzkabel und eine Mehrfachsteckdose. Ausfälle am Einlass gehen fast nie auf die Software zurück, sondern auf Strom, Netz oder Material.