Veranstaltungsdatenbank
Eine Veranstaltungsdatenbank ist ein strukturiertes Verzeichnis von Veranstaltungen, in dem jeder Termin mit festen Feldern wie Titel, Beginn, Ort, Veranstalter und Zielgruppe gespeichert ist. Aus ihr entstehen Kalender, Suchseiten und Exporte. Ein bekanntes Beispiel ist das bundesweite Verzeichnis der Bundesagentur für Arbeit zu Berufsmessen, Infoveranstaltungen und Workshops.
Datenbank, Kalender, Portal
Die drei Begriffe werden oft vermischt, meinen aber verschiedene Ebenen. Die Datenbank ist der Speicher, in dem jede Veranstaltung als Datensatz mit festen Feldern liegt. Der Veranstaltungskalender ist eine Ansicht dieser Daten, meist nach Datum sortiert und auf einer Website eingebettet. Ein Veranstaltungsportal schließlich ist die öffentliche Suche darüber, mit Filtern nach Ort, Thema oder Zielgruppe. Wer eine Veranstaltungsdatenbank aufbaut, legt also die Grundlage für alles, was später sichtbar wird.
Ein Beispiel: die Datenbank der Bundesagentur für Arbeit
Die Bundesagentur für Arbeit beschreibt ihre Veranstaltungsdatenbank als bundesweites Verzeichnis über aktuelle Stellen- und Ausbildungsbörsen, Bildungs- und Berufsmessen, Infoveranstaltungen und Workshops. Der Dienst ging laut einem Bericht von 2012 als Veranstaltungsportal Berufsorientierung an den Start, damit Jugendliche leichter Angebote zur Berufsorientierung finden, und ist für Anbieter und Nutzer kostenfrei.
Unsere Einordnung: Für Hochschulen, Kammern und Wirtschaftsförderungen, die eine Ausbildungsmesse oder einen Berufsorientierungstag ausrichten, ist ein Eintrag dort ein kostenloser zusätzlicher Weg zu Schulen und Eltern. Die eigene Datenbank ersetzt er nicht, denn die Anmeldung und die Daten der Teilnehmenden laufen weiter über das eigene System.
Welche Felder jeder Termin braucht
Eine gute Orientierung liefert der Standard, mit dem Suchmaschinen Veranstaltungen lesen. Google verlangt für Veranstaltungen in den Suchergebnissen mindestens den Namen, den Beginn und den Ort mit Namen und Adresse, empfohlen sind unter anderem eine Beschreibung, das Ende, der Veranstalter und ein Bild. Grundlage ist der Typ Event von schema.org, der auch festhält, ob eine Veranstaltung vor Ort, online oder in beiden Formen stattfindet.
Unsere Einordnung: Für den Eigengebrauch kommen fast immer weitere Felder dazu.
- Zielgruppe, etwa Studierende, Schülerinnen und Schüler oder Unternehmen
- Kosten und ob eine Anmeldung nötig ist, mit Link zur Anmeldung
- Angaben zur Barrierefreiheit des Ortes
- Ansprechperson beim Veranstalter
- Status, also geplant, ausgebucht, verschoben oder abgesagt
Wer diese Felder von Anfang an einheitlich pflegt, kann später filtern, auswerten und Termine an andere Stellen weitergeben, ohne jeden Eintrag einzeln anzufassen.
Wie Termine weitergegeben werden
Eine Veranstaltungsdatenbank ist selten eine Insel. Termine sollen im Kalender der Gäste landen, auf Partnerseiten erscheinen und bei Google gefunden werden. Für Kalender ist iCalendar nach RFC 5545 das gängige Format. Damit eine Verschiebung beim Gast ankommt und keine Dublette erzeugt, braucht jeder Termin eine dauerhaft gleiche Kennung. Einzelheiten stehen im Eintrag iCalendar. Für Suchmaschinen werden dieselben Daten als strukturierte Daten in die Veranstaltungsseite geschrieben.
Worauf es bei der Pflege ankommt
Unsere Einordnung: Die meisten Datenbanken scheitern nicht an der Technik, sondern an der Pflege. Drei Regeln helfen. Erstens legt eine Stelle fest, wer Termine eintragen und freigeben darf, besonders wenn auch Partner oder andere Abteilungen Termine einreichen. Zweitens werden abgesagte Termine als abgesagt markiert statt gelöscht, damit Links und Kalenderabos nicht ins Leere laufen. Drittens gehören die Kontaktdaten von Ansprechpersonen zu den personenbezogenen Daten. Was Sie dazu veröffentlichen müssen, steht im Eintrag Datenschutzhinweise.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Veranstaltungsdatenbank und Veranstaltungskalender?
Die Datenbank speichert jede Veranstaltung als Datensatz mit festen Feldern. Der Kalender ist eine Ansicht dieser Daten, meist nach Datum sortiert und auf einer Website eingebettet.
Welche Angaben braucht ein Termin, damit Google ihn als Veranstaltung erkennt?
Laut Google mindestens den Namen, den Beginn und den Ort mit Namen und Adresse. Empfohlen sind außerdem eine Beschreibung, das Ende, der Veranstalter und ein Bild.
Was ist die Veranstaltungsdatenbank der Arbeitsagentur?
Ein bundesweites Verzeichnis der Bundesagentur für Arbeit über Stellen- und Ausbildungsbörsen, Bildungs- und Berufsmessen, Infoveranstaltungen und Workshops. Es ist für Anbieter und Nutzer kostenfrei.
