Chatbot für Veranstaltungen

Wofür er taugt

Der Nutzen liegt in der Wiederholung. Fragen nach Anfahrt, Parkmöglichkeiten, Barrierefreiheit vor Ort, Beginn, Kleiderordnung und dem Weg zum Ticket kommen bei jeder Veranstaltung in großer Zahl und lassen sich vollständig aus Ihren eigenen Angaben beantworten. Wenn diese Anfragen abgefangen werden, bleibt dem Team Zeit für die Fälle, die tatsächlich eine Entscheidung erfordern.

Wo er zuverlässig scheitert

Überall dort, wo die Antwort nicht in den hinterlegten Daten steht. Ein Chatbot, der auf ein allgemeines Sprachmodell zugreift, erfindet im Zweifel eine plausible Antwort, statt die Grenze zuzugeben. Bei Stornierungen, Sonderwünschen, Beschwerden und allem, was Geld betrifft, richtet das mehr Schaden an als der eingesparte Aufwand wert ist. Legen Sie deshalb vorab fest, welche Themen der Bot ausdrücklich nicht beantwortet, und lassen Sie ihn dort ohne Umweg weiterleiten.

Er muss gekennzeichnet werden

Seit dem 2. August 2026 gilt Artikel 50 der KI-Verordnung, dessen Anforderungen die Bundesnetzagentur im KI-Service-Desk aufschlüsselt. Wo ein System direkt mit Menschen interagiert, muss erkennbar sein, dass es sich um eine KI handelt, und zwar spätestens bei der ersten Interaktion, klar und in zugänglicher Form. Die Einzelheiten und die Rollenverteilung zwischen Anbieter und Betreiber stehen unter Kennzeichnungspflicht. Wichtig für die Umsetzung: Ein Hinweis, den ein Screenreader nicht ausgibt, erfüllt die Anforderung nicht, siehe Barrierefreiheit bei Events.

Der Übergang zum Menschen entscheidet

Die häufigste Enttäuschung entsteht nicht daran, dass ein Bot etwas nicht weiß, sondern daran, dass man nicht herauskommt. Nennen Sie den Weg zum Menschen von Anfang an, nicht erst nach drei gescheiterten Versuchen, und machen Sie ihn konkret: eine Telefonnummer mit Zeiten oder eine Adresse mit zugesagter Antwortfrist. Das kostet ein paar Anfragen mehr im Postfach und verhindert den Ärger, der sonst am Einlass ankommt.

Was mit den Gesprächen passiert

Chatverläufe enthalten regelmäßig personenbezogene Daten, oft mehr als gedacht, weil Menschen darin Namen, Buchungsnummern und gelegentlich Gesundheitsangaben nennen. Sie brauchen also eine Rechtsgrundlage nach Artikel 6 DSGVO, einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter, eine Löschfrist und Klarheit darüber, ob die Eingaben zum Training verwendet werden. Letzteres sollten Sie ausschließen lassen und sich schriftlich geben lassen.

Ein sinnvoller Zuschnitt zum Start

Beginnen Sie mit einem Bot, der ausschließlich auf Ihre eigenen Inhalte zugreift, also auf Programm, Anfahrt und die häufigsten Fragen, und der bei allem anderen weiterleitet. Messen Sie nach der ersten Veranstaltung, welcher Anteil der Anfragen tatsächlich abschließend beantwortet wurde und wie oft weitergeleitet wurde. Diese zwei Zahlen sagen mehr über den Nutzen als jede Demonstration, und sie zeigen zugleich, welche Inhalte auf Ihrer Seite fehlen.

Muss ich einen Event-Chatbot kennzeichnen?

Ja, sofern nicht ohnehin offensichtlich ist, dass eine KI antwortet. Die Information muss spätestens bei der ersten Interaktion erfolgen und barrierefrei zugänglich sein.

Welche Fragen sollte er nicht beantworten?

Stornierungen, Beschwerden, Sonderwünsche und alles, was Geld betrifft. Dort gehört eine Weiterleitung hin, keine generierte Antwort.

Was passiert mit den Chatverläufen?

Sie enthalten in der Regel personenbezogene Daten. Nötig sind eine Rechtsgrundlage, ein Auftragsverarbeitungsvertrag, eine Löschfrist und die schriftliche Zusage, dass die Eingaben nicht zum Training verwendet werden.

Wie messe ich, ob der Bot hilft?

Am Anteil abschließend beantworteter Anfragen und an der Weiterleitungsquote. Beides zeigt zugleich, welche Informationen auf Ihrer Website fehlen.