Eventlogistik

Die richtigen Dinge zur richtigen Zeit

So fasst der Messeverband AUMA die Aufgabe in seinem Leitfaden Erfolgreiche Messebeteiligung zusammen. Eine genaue Transportplanung ist danach eng mit der gesamten Terminplanung verbunden. Während der Aufbauzeit werden die Materialien aller Dienstleister angeliefert und nacheinander gebraucht. Die Anlieferung muss zeitlich koordiniert sein, damit der Aufbau läuft und das Material nicht im Weg steht.

Der Leitfaden nennt die Folge eines Fehlers ohne Umschweife: Wenn das Material nicht zur richtigen Zeit zur Verfügung steht, ist der gesamte Messeauftritt gefährdet.

Was zur Transportplanung gehört

Für Aussteller zählt der AUMA die Punkte auf. Die Transportart: Lastwagen, Bahn, Schiff oder Flugzeug. Die Transportmöglichkeit: eigener Transport, Beiladung oder Sammeltransport. Die Dauer einschließlich Zollabfertigung. Das Frachtvolumen nach Größe, Gewicht und Wert. Die Verpackung: Kartons, Kisten, Paletten, Container. Die Frachtpapiere. Die Lagerung des Leerguts auf dem Gelände. Und die Anmeldung von Hebezeugen für Auf- und Abbau.

Ein Punkt daraus wird leicht übersehen. Terminverschiebungen führen nach dem Leitfaden oft dazu, dass sich die Transportart ändert und damit die Kosten. Wer die Exponate eine Woche zu spät fertig hat, zahlt die Luftfracht.

Auf dem Gelände

Auf einem Messegelände sind nach dem Leitfaden aus Gründen der Sicherheit und Organisation Platzspediteure für das Entladen und den Transport zuständig. Das sind Vertragsfirmen des Veranstalters, die auch Hebezeuge und Lagerplatz bereitstellen, wenn der Aussteller rechtzeitig anmeldet, und während der gesamten Auf- und Abbauzeit vor Ort sind. Der Aussteller kann also bis zum Tor liefern lassen, wen er will; dahinter gelten die Regeln des Hauses. Wie solche Leistungen bestellt werden, steht unter Serviceshop.

Zoll bei internationalen Messen

Der Leitfaden erklärt eine Besonderheit: Messegelände sind Zoll-Hoheitsbereiche. Waren, die dort angeliefert oder ausgestellt werden, unterliegen keinen Einfuhrzöllen, wenn sie nach der Messe wieder in ihr Herkunftsland zurückgeführt werden. Bei internationalen Messen ist das Zollamt oft auf dem Gelände vertreten. Eine erfahrene Messespedition erledigt die Formalitäten mit. Für regionale Veranstaltungen spielt das keine Rolle, für Aussteller aus dem Ausland sehr wohl.

Die Sicht des Veranstalters

Der Leitfaden beschreibt die Logistik aus Sicht des Ausstellers. Für den Veranstalter ergibt sich als eigene Einordnung die Kehrseite: Er muss dafür sorgen, dass alle diese Lieferungen an derselben Rampe aneinander vorbeikommen. Dazu gehören Zeitfenster für die Anlieferung je Halle oder Standbereich, eine Regelung für die Zufahrt, ein Platz für Leergut und klare Zeiten für Aufbau und Abbau, siehe Auf- und Abbauzeiten.

Bei Tagungen und Firmenveranstaltungen ist die Logistik kleiner, aber nicht weg: Technik, Möbel, Verpflegung, Drucksachen und Namensschilder kommen von verschiedenen Lieferanten und müssen in einer Reihenfolge eintreffen, die zum Aufbau passt. Der Ort dafür ist der Ablaufplan, der mit der ersten Anlieferung beginnt und nicht mit dem Einlass. Was sich an Material vermeiden lässt, steht unter nachhaltige Veranstaltung.

Häufige Fehler

Alle Lieferanten zur selben Stunde bestellen. Kein Platz für Leergut. Hebezeuge nicht angemeldet. Den Rücktransport erst am letzten Tag organisieren. Und ein Zeitplan, in dem die Fertigstellung der Exponate und der Transport denselben Tag belegen.

Was ist Eventlogistik?

Die Planung und Abwicklung von Transport, Anlieferung, Lagerung und Rücktransport von Material, Technik und Exponaten einer Veranstaltung.

Was gehört zur Transportplanung?

Nach dem Leitfaden des AUMA unter anderem Transportart, Dauer einschließlich Zoll, Frachtvolumen, Verpackung, Frachtpapiere, Lagerung des Leerguts und die Anmeldung von Hebezeugen.

Wer transportiert auf dem Messegelände?

In der Regel Platzspediteure, also Vertragsfirmen des Veranstalters, die für Entladung und Transport auf dem Gelände zuständig sind.

Fallen für Messeexponate Zölle an?

Messegelände sind Zoll-Hoheitsbereiche. Waren, die nach der Messe in ihr Herkunftsland zurückgeführt werden, unterliegen nach dem Leitfaden des AUMA keinen Einfuhrzöllen.