Konferenz
Eine Konferenz ist eine Zusammenkunft von Fachleuten, die ein Thema in Vorträgen, Diskussionsrunden und Gesprächen gemeinsam beraten. Im Eventgeschäft meint der Begriff meist eine geplante Fachveranstaltung über einen oder mehrere Tage mit festem Programm, Anmeldung und oft mehreren parallelen Sessions.
Was eine Konferenz ist
Der Duden nennt für Konferenz zwei Bedeutungen, die für Veranstalter wichtig sind: eine Besprechung mehrerer Personen über fachliche oder organisatorische Fragen und die Zusammenkunft eines Kreises von Experten zur Beratung politischer, wirtschaftlicher oder ähnlicher Fragen. Das Wort kommt aus dem Englischen, von conference.
Unsere Einordnung: Im Eventgeschäft ist fast immer die zweite Bedeutung gemeint. Eine Konferenz hat ein Thema, ein Programm aus Vorträgen und Diskussionsrunden, eine Anmeldung und oft Tickets. Die Grenzen zu verwandten Formaten sind fließend. Ein Kongress ist meist größer und wird oft von einem Verband ausgerichtet, eine Fachtagung ist in Deutschland häufig der Begriff für dasselbe Format in Verwaltung und Wissenschaft, und ein Symposium ist kleiner und stärker auf den wissenschaftlichen Austausch ausgerichtet.
Wie verbreitet Konferenzen sind
Das Meeting- und EventBarometer 2025/2026 fasst Kongresse, Tagungen und Seminare zu einer Kategorie zusammen. In der Befragung von 720 Veranstaltern gaben 79 Prozent an, solche Veranstaltungen durchzuführen, mehr als jede andere Veranstaltungsart. In den Veranstaltungsstätten machte die Kategorie 2025 mit 54,1 Prozent mehr als die Hälfte aller Veranstaltungen aus. Die Studie weist selbst darauf hin, dass dieser Anteil nur die Zahl der Veranstaltungen zeigt und nichts über ihre Größe sagt.
Zur Größe liefert sie eine eigene Auswertung: 52,8 Prozent der Kongresse, Tagungen und Seminare in den befragten Häusern hatten 2025 bis zu 50 Teilnehmende, weitere 18,7 Prozent bis zu 100. Unsere Einordnung: Auch wenn in dieser Zahl Seminare stecken, zeigt sie, dass Fachveranstaltungen in Deutschland meist keine Großveranstaltungen im Kongresszentrum sind, sondern Formate mit überschaubarer Teilnehmerzahl, die trotzdem Anmeldung, Programm und Einlass brauchen.
Wie das Programm entsteht
Viele Fachkonferenzen füllen ihr Programm über einen Call for Papers: Interessierte reichen Beiträge ein, ein Programmkomitee wählt aus. Wie verlässlich solche Auswahlen sind, ist gut untersucht. In einem kontrollierten Experiment an einer großen Informatikkonferenz zeigten Tomkins, Zhang und Heavlin (2017), dass Gutachter, die die Namen der Einreichenden kannten, Beiträge bekannter Autoren, von Spitzenuniversitäten und großen Unternehmen deutlich häufiger zur Annahme empfahlen als Gutachter ohne diese Information.
Bei der Konferenz NeurIPS ließen die Veranstalter 2021 zehn Prozent der Einreichungen von zwei unabhängigen Komitees begutachten. Laut Beygelzimer und Kollegen (2023) waren sich die Komitees bei 23 Prozent der Beiträge über Annahme oder Ablehnung uneinig, und etwa die Hälfte der angenommenen Beiträge hätte sich bei einer Wiederholung geändert. Auch die Besetzung der Bühne hängt am Komitee: Arora und Kollegen (2020) werteten 98 medizinische Konferenzen aus. Frauen stellten 30,1 Prozent der Vortragenden, und je höher der Frauenanteil im Planungskomitee war, desto höher war er auch auf der Bühne.
Unsere Einordnung: Für eine Firmen- oder Hochschulkonferenz ohne wissenschaftliche Begutachtung folgt daraus vor allem, Auswahlkriterien vorab festzulegen, Einreichungen nach Möglichkeit ohne Namen zu bewerten und das Komitee bewusst zusammenzusetzen.
Was die Organisation ausmacht
Unsere Einordnung aus der Praxis: Eine Konferenz besteht organisatorisch aus wenigen, aber eng verzahnten Teilen. Dazu gehören das Programm mit Sessions und oft parallelen Strängen, die Anmeldung mit Ticketarten, etwa für Mitglieder, Studierende oder Frühbucher, die Anmeldung zu einzelnen Programmpunkten mit begrenzten Plätzen, der Einlass mit Namensschildern und die Befragung danach. Je mehr davon in getrennten Werkzeugen liegt, desto öfter stimmen Teilnehmerlisten, Raumplanung und Abrechnung am Ende nicht überein.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Konferenz und Kongress?
Ein Kongress ist meist größer, wird oft von einem Fachverband ausgerichtet und findet regelmäßig statt, häufig mit begleitender Ausstellung. Konferenz ist der allgemeinere Begriff für eine Fachveranstaltung mit Vorträgen und Diskussionen. Eine feste rechtliche Abgrenzung gibt es nicht.
Wie groß sind Konferenzen in Deutschland?
Meist kleiner als gedacht. Laut Meeting- und EventBarometer hatten 2025 gut die Hälfte der Kongresse, Tagungen und Seminare in deutschen Veranstaltungsstätten höchstens 50 Teilnehmende, weitere knapp 19 Prozent bis zu 100.
Wie wählt man Vorträge für eine Konferenz fair aus?
Studien zeigen, dass Gutachter, die die Namen der Einreichenden kennen, bekannte Namen bevorzugen. Hilfreich sind vorab festgelegte Kriterien, eine Bewertung ohne Namen und ein bewusst zusammengesetztes Programmkomitee.
