Eventbriefing
Ein Eventbriefing ist die schriftliche Aufgabenstellung, mit der ein Veranstalter Agenturen und Dienstleister anfragt und beauftragt. Es nennt Ziel, Zielgruppe, Rahmen, Budget, Termine und Zuständigkeiten und ist die Grundlage, an der Angebote und später die Leistung gemessen werden.
Wozu ein Briefing dient
Wer eine Veranstaltung nicht allein umsetzt, beauftragt andere: für Technik, Standbau, Catering, Gestaltung, Transport. Der Messeverband AUMA beschreibt in seinem Leitfaden Erfolgreiche Messebeteiligung, wie diese Zusammenarbeit beginnt. Anbieter von Messe- und Veranstaltungsleistungen beraten, erstellen Angebote gemäß Briefing, planen den Auftrag, beschaffen Material, produzieren, liefern und erledigen Auf- und Abbau. Grundlage der Anfrage und der späteren Beauftragung ist danach ein umfassendes schriftliches Briefing mit allen Angaben zur Aufgabenstellung und zu den Rahmenbedingungen.
Zwei Wörter in diesem Satz zählen: schriftlich und umfassend. Ein Telefonat ist kein Briefing, und ein Briefing, das den Rahmen verschweigt, führt zu Angeboten, die nicht zusammenpassen.
Was hineingehört
Die folgende Gliederung ist eine Zusammenstellung aus der Praxis. Anlass und Ziel: Wozu findet die Veranstaltung statt, und woran wird ihr Erfolg gemessen? Zielgruppe: Wer kommt, wie viele, mit welcher Erwartung? Rahmen: Datum, Ort, Zeiten für Aufbau und Abbau, Vorgaben des Hauses. Leistung: Was genau soll der Dienstleister liefern, und was nicht? Budget: eine Zahl oder eine Spanne. Termine: bis wann das Angebot, bis wann Entwürfe, bis wann Freigaben. Zuständigkeit: wer entscheidet und wer erreichbar ist.
Das meiste davon steht bereits im Veranstaltungskonzept. Ein gutes Briefing ist dessen Übersetzung für einen einzelnen Auftrag. Fehlt das Konzept, zeigt sich das spätestens hier.
Ziele mit Zahlen
Der Leitfaden des AUMA verlangt an anderer Stelle, Ziele anhand von Kennzahlen zu definieren, weil sie nötig sind, um nach der Veranstaltung den Erfolg zu belegen. Für ein Briefing heißt das: nicht eine gelungene Veranstaltung bestellen, sondern etwa 200 Teilnehmende, Einlass ohne Schlange, vierzig vereinbarte Gespräche. Die Beispiele sind von uns; welche Kennzahlen sich eignen, steht unter Event-KPI.
Das Budget nennen
Viele Auftraggeber verschweigen das Budget, um ein günstiges Angebot zu bekommen. Nach unserer Erfahrung erreicht das das Gegenteil: Drei Anbieter treffen drei verschiedene Annahmen, und die Angebote lassen sich nicht vergleichen. Eine genannte Spanne führt zu Angeboten für dieselbe Aufgabe. Wie das Budget entsteht, steht unter Eventbudget.
Vom Briefing zur Steuerung der Dienstleister
Mit der Beauftragung endet das Briefing nicht, es wird zum Maßstab. Drei Dinge halten mehrere Dienstleister zusammen. Ein gemeinsamer Ablaufplan, in dem jede Lieferung und jeder Aufbau mit Uhrzeit und Namen steht, siehe Eventlogistik. Eine Person beim Veranstalter, die Freigaben erteilt, damit nicht jeder Dienstleister eine andere Auskunft bekommt. Und eine Abnahme vor dem Einlass, bei der geprüft wird, ob geliefert wurde, was im Briefing stand.
Die Verantwortung für die Veranstaltung geht durch die Beauftragung nicht auf den Dienstleister über, siehe Veranstalterhaftung. Was er vertraglich übernimmt, gehört schriftlich festgehalten.
Wenn KI das Briefing schreibt
Ein Sprachmodell kann aus Stichworten einen ordentlichen Entwurf machen. Die Angaben zu Budget, Terminen und Leistung müssen aber von einem Menschen kommen und geprüft sein, denn ein Modell ergänzt bereitwillig, was fehlt, siehe Grenzen von KI im Eventmanagement.
Häufige Fehler
Ein mündliches Briefing. Kein genanntes Budget. Ziele ohne Zahl. Unterschiedliche Angaben an verschiedene Anbieter. Keine Frist für Freigaben, sodass der Dienstleister wartet. Und ein Briefing, das nach der Auftragsvergabe niemand mehr zur Hand nimmt.
Häufige Fragen
Was ist ein Eventbriefing?
Die schriftliche Aufgabenstellung, mit der ein Veranstalter Agenturen und Dienstleister anfragt und beauftragt.
Was gehört in ein Briefing?
Anlass und Ziel, Zielgruppe, Rahmen, die gewünschte Leistung, Budget, Termine und Zuständigkeiten.
Sollte das Budget genannt werden?
Ja. Ohne Budget treffen die Anbieter verschiedene Annahmen, und die Angebote lassen sich nicht vergleichen.
Wie werden mehrere Dienstleister gesteuert?
Über einen gemeinsamen Ablaufplan, eine Person für Freigaben und eine Abnahme vor dem Einlass.
