Hybrides Event
Ein hybrides Event findet gleichzeitig vor Ort und online statt, wobei beide Gruppen am selben Programm teilnehmen. Der Unterschied zur Übertragung liegt darin, dass Online-Teilnehmende mitreden und Kontakte knüpfen können, statt nur zuzusehen.
Was ein hybrides Event von einem Livestream unterscheidet
Die Grenze ist schnell benannt: Bei einer Übertragung fließt Information nur in eine Richtung. Bei einem hybriden Event können Online-Teilnehmende Fragen stellen, an Abstimmungen teilnehmen und Gespräche führen, auch mit Menschen, die vor Ort sind.
Diese Unterscheidung ist keine Wortklauberei. Sie entscheidet darüber, ob die Online-Teilnahme als vollwertig empfunden wird oder als Trostpreis, und damit darüber, ob beim nächsten Mal wieder jemand bucht.
Was die Forschung zu Online-Formaten zeigt
Zwei Studien aus den Jahren der Pandemie geben dem Thema Zahlen. Die erste betrifft die Klimabilanz. Yanqiu Tao und Kollegen von der Cornell University verglichen in einer Ökobilanz Präsenz-, Online- und hybride Konferenzen, erschienen 2021 in Nature Communications. Der Wechsel von Präsenz zu einer reinen Online-Konferenz senkt danach den CO2-Fußabdruck um 94 Prozent und den Energieverbrauch um 90 Prozent. Hybride Konferenzen mit sorgfältig gewählten regionalen Standorten können beides um etwa zwei Drittel senken und dabei mehr als die Hälfte der Teilnahme in Präsenz erhalten.
Die zweite betrifft die Frage, wer überhaupt teilnimmt. Matthew Skiles und Kollegen werteten für Nature Sustainability wissenschaftliche Konferenzen aus, die von Präsenz auf online umgestellt hatten. Bei Kosten, Geschlecht, Karrierestufe und Herkunft der Teilnehmenden zeigte sich bei fast allen Messgrößen eine deutliche Verbesserung, die die Autoren auf geringere finanzielle und private Belastungen zurückführen. Dieselbe Studie nennt die Schwäche: Networking und Posterformate müssten online weiterentwickelt werden, bevor das Format breit angenommen wird.
Beide Studien untersuchen wissenschaftliche Konferenzen, nicht Messen oder Firmenveranstaltungen. Als eigene Einordnung halten wir fest, was sich übertragen lässt: Die Anreise ist der große Posten in der Klimabilanz, die Online-Teilnahme öffnet die Veranstaltung für Menschen, die sonst fehlen, und die Begegnung bleibt der wunde Punkt.
Die typische Schwachstelle
In der Praxis scheitern hybride Formate selten an der Technik und fast immer an der Aufmerksamkeit. Die Moderation spricht in den Saal, die Kamera zeigt eine Totale, und der Chat läuft unbeaufsichtigt mit. Nach kurzer Zeit sind die Online-Teilnehmenden abgesprungen.
Was hilft, ist unspektakulär: eine Person, die ausschließlich für die Online-Seite zuständig ist. Sie liest den Chat, bringt Fragen auf die Bühne und spricht die Remote-Teilnehmenden im Programm ausdrücklich an. Ohne diese Rolle nutzt die beste Kamera nichts.
Networking über die Grenze hinweg
Der schwierigste Teil ist die Begegnung zwischen den beiden Gruppen. Vor Ort entsteht sie leichter, online kaum, wie auch die Studie von Skiles und Kollegen festhält. Zwei getrennte Netzwerkräume sind die einfache, aber schlechte Lösung, weil sie die Trennung zementieren.
Besser funktioniert eine gemeinsame Teilnehmerliste mit Terminbuchung, bei der ein Gespräch entweder am Stand oder per Video stattfindet, je nachdem, wo die beiden Personen gerade sind. Genau dafür ist Matchmaking in hybriden Formaten wertvoller als in reinen Präsenzveranstaltungen: Es überbrückt eine Trennung, die sonst bestehen bleibt. Welche Formen es dafür gibt, steht unter Networking-Formate.
Was die zweite Ebene kostet
Ein hybrides Event ist kein Präsenzevent mit Kamera, sondern zwei Veranstaltungen, die gleichzeitig laufen. Das schlägt sich in drei Posten nieder: Technik für Bild, Ton und Streaming, eine zusätzliche Person für die Online-Moderation und eine Plattform, die beide Gruppen in einem System führt.
Der Aufwand rechnet sich, wenn dadurch Menschen teilnehmen, die sonst nicht gekommen wären. Er rechnet sich nicht, wenn die Online-Teilnahme nur die Präsenzteilnahme ersetzt. Diese Frage sollte vor der Technikplanung beantwortet sein.
Ein System statt zwei
Der häufigste Organisationsfehler ist, Präsenz- und Online-Teilnehmende in getrennten Werkzeugen zu führen. Dann gibt es zwei Anmeldelisten, zwei Datenbestände, zwei Auswertungen und am Ende keine Aussage darüber, wie die Veranstaltung insgesamt lief.
Sinnvoll ist ein Zugang, der beide Formen kennt: dieselbe Anmeldung, dasselbe Programm, derselbe Check-in mit unterschiedlicher Ausführung. Auch die Erfolgskontrolle braucht beide Gruppen in einer Zahlenbasis, sonst vergleicht man Äpfel mit Birnen.
Barrierefreiheit als Nebeneffekt
Hybride Formate senken Zugangshürden, oft ohne dass es geplant war. Wer nicht anreisen kann, weil die Wegstrecke zu beschwerlich, die Anfahrt zu teuer oder der Tag zu lang ist, nimmt online teil. Wenn Sie diesen Effekt bewusst mitnehmen wollen, achten Sie auf Untertitel und eine bedienbare Oberfläche; die Anforderungen stehen unter Barrierefreiheit bei Veranstaltungen.
Häufige Fragen
Was unterscheidet hybrid von einem Livestream?
Beim Stream sehen Online-Teilnehmende zu. Bei einem hybriden Event können sie fragen, abstimmen und Gespräche führen, auch mit Menschen vor Ort.
Brauchen wir zwei Plattformen?
Nein, und zwei sind sogar der häufigste Fehler. Getrennte Systeme bedeuten getrennte Listen, doppelte Datenpflege und keine gemeinsame Auswertung.
Welche Rolle ist am wichtigsten?
Eine Person, die ausschließlich die Online-Seite betreut: Chat lesen, Fragen auf die Bühne bringen, Remote-Teilnehmende ansprechen. Ohne sie bricht die Aufmerksamkeit weg.
Für welche Formate eignet sich hybrid nicht?
Für alles, dessen Wert in der körperlichen Anwesenheit liegt: Abendveranstaltungen, Werksführungen, Formate mit praktischen Übungen. Dort erzeugt die Online-Spur mehr Aufwand als Nutzen.
