Hybride Events 2026: Präsenz und Digital richtig kombinieren

Was ein hybrides Event ist und was nicht

Ein hybrides Event ist eine Veranstaltung, an der Menschen gleichzeitig vor Ort und online teilnehmen, und zwar beide als Teilnehmende. Ein Livestream der Bühne ist noch kein hybrides Event, sondern eine Übertragung. Der Unterschied liegt nicht in der Technik, sondern in der Frage, ob die Online-Seite etwas beitragen kann: Fragen stellen, abstimmen, mit anderen sprechen, Ausstellern begegnen.

Diese Unterscheidung ist wichtig, weil sie über den Aufwand entscheidet. Eine Übertragung braucht Kamera, Ton und eine stabile Leitung. Ein hybrides Event braucht zusätzlich eine eigene Regie für die Online-Seite, eine Moderation, die beide Gruppen anspricht, und ein Programm, das Online-Teilnehmende nicht nur als Publikum behandelt. Entscheiden Sie deshalb zuerst, welches von beiden Sie wirklich wollen.

Wann sich das Format lohnt

Hybrid lohnt sich dort, wo das Programm den Kern der Veranstaltung ausmacht und eine Anreise für einen Teil der Zielgruppe in keinem Verhältnis zum Nutzen steht. Weniger geeignet ist es, wo die Begegnung selbst der Zweck ist.

Bei Karrieremessen und Fachmessen ist der Stand das Kernstück. Ein Online-Zugang kann hier Programmpunkte und Unternehmensprofile öffnen, ersetzt aber das Gespräch am Stand nicht. Wer das verspricht, enttäuscht beide Seiten.

Eine eigene Regie für die Online-Seite

Der häufigste Fehler hybrider Events ist, die Online-Teilnehmenden zu vergessen, sobald im Saal etwas passiert. Dagegen hilft eine Person, die ausschließlich für die Online-Seite zuständig ist: Sie sammelt Fragen, bringt sie in die Diskussion ein, achtet auf Ton und Bild und merkt, wenn der Stream hängt. Diese Rolle lässt sich nicht nebenher von der Moderation im Saal übernehmen.

Genauso wichtig ist eine Moderation, die beide Gruppen anspricht. Fragen aus dem Chat werden im Wechsel mit Fragen aus dem Saal aufgerufen, nicht erst am Ende, wenn die Zeit ohnehin knapp ist. Pausen werden für die Online-Seite gestaltet, etwa mit einem kurzen Einblick hinter die Bühne, statt eines eingefrorenen Bildes.

Technik: lieber schlicht und stabil

Die Technik eines hybriden Events scheitert selten an fehlender Ausstattung und häufig an fehlender Probe. Eine eigene, getestete Internetleitung für den Stream, ein getrennter Ton für Saal und Übertragung und ein vollständiger Durchlauf am Vortag sind wichtiger als eine zusätzliche Kamera. Planen Sie außerdem, was passiert, wenn der Stream ausfällt: eine vorbereitete Meldung an die Online-Teilnehmenden und eine Aufzeichnung als Ersatz.

Für interne Unternehmenskonferenzen, bei denen Technik und Regie besonders im Vordergrund stehen, gibt es einen eigenen Leitfaden zu hybriden Unternehmenskonferenzen.

Der Ablauf am Veranstaltungstag

Ein hybrider Veranstaltungstag hat zwei Zeitpläne, die sich an wenigen Punkten treffen. Vor Ort beginnt der Tag mit Einlass und Kaffee, online mit einem Warteraum, in dem die Zugeschalteten sehen, dass alles funktioniert und wann es losgeht. Öffnen Sie den Stream mindestens eine Viertelstunde vor Beginn, damit technische Probleme der Teilnehmenden vor dem ersten Vortrag gelöst sind und nicht während.

Legen Sie im Ablaufplan für jeden Programmpunkt fest, was online zu sehen ist: Bühne, Folien oder beides, und wer umschaltet. Übergänge, die im Saal zwei Minuten Umbau bedeuten, sind online zwei Minuten Stillstand. Füllen Sie sie mit einer kurzen Ansage der Online-Moderation oder einem Ausblick auf den nächsten Punkt.

Rechte an Vorträgen

Hier liegt eine Frage, die sich bei reinen Präsenzveranstaltungen kaum stellt. Paragraf 2 Absatz 1 Nummer 1 UrhG zählt Reden zu den geschützten Sprachwerken. Ein Vortrag mit eigener Gedankenführung ist also regelmäßig ein Werk, und die Folien daneben häufig auch. Wer ihn live überträgt, berührt das Senderecht nach Paragraf 20 UrhG, wer die Aufzeichnung danach zum Abruf bereitstellt, das Recht der öffentlichen Zugänglichmachung nach Paragraf 19a.

Beide Rechte liegen zunächst bei den Referierenden. Holen Sie deshalb vor der Veranstaltung eine schriftliche Zustimmung ein, die Livestream, Aufzeichnung, Dauer der Bereitstellung und den Kreis der Berechtigten ausdrücklich nennt. Eine Zustimmung zum Vortrag vor Ort umfasst die Übertragung nicht automatisch. Enthält die Veranstaltung Musik, braucht die Übertragung eine eigene Lizenz; die Grundlagen stehen im Beitrag zur GEMA-Anmeldung. Diese Einordnung ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Aufnahmen von Teilnehmenden

Sobald Kameras laufen, erscheinen auch Teilnehmende im Bild: im Publikum, bei Fragen am Mikrofon, auf der Bühne bei einer Diskussion. Wer im Saal sitzt, sollte vorher wissen, welche Bereiche gefilmt werden, und eine Möglichkeit haben, nicht im Bild zu sein, etwa durch gekennzeichnete Sitzreihen. Wann Einwilligung, Kunsturhebergesetz oder DSGVO greifen, erklärt der Beitrag zu Fotos und Videos auf Veranstaltungen.

Zwei Ticketarten, zwei Preise

Präsenz und Online sind unterschiedliche Leistungen und sollten als getrennte Ticketarten verkauft werden. Das schafft Klarheit für die Teilnehmenden, erlaubt eine eigene Kapazität für den Saal und liefert getrennte Zahlen für die Auswertung. Ein Online-Ticket, das deutlich günstiger ist als die Präsenz, sagt ehrlich, dass es weniger umfasst. Ein Online-Ticket zum selben Preis muss dasselbe halten, und das gelingt selten.

Umsatzsteuer: der Ort der Leistung wandert

Für Online-Tickets gilt eine Regel, die viele Veranstalter nicht kennen. Bei Präsenztickets wird die Leistung nach Paragraf 3a Absatz 3 UStG dort ausgeführt, wo die Veranstaltung stattfindet. Wird die Teilnahme dagegen per Streaming oder auf andere Weise virtuell ermöglicht, verschiebt das Gesetz den Ort der Leistung.

Für eine Veranstaltung in Deutschland mit Online-Teilnehmenden aus anderen EU-Staaten heißt das: Deren Tickets sind unter Umständen im Land des Käufers steuerbar, bei Verbrauchern mit dem dort geltenden Steuersatz. Klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie Online-Tickets ins Ausland verkaufen. Einen Überblick über die Umsatzsteuer bei Veranstaltungen gibt der Eintrag zur Umsatzsteuer bei Veranstaltungen.

Widerrufsrecht bei Online-Tickets

Verbraucher können Verträge im Fernabsatz grundsätzlich widerrufen. Paragraf 312g Absatz 2 Nummer 9 BGB nimmt Verträge über Dienstleistungen im Zusammenhang mit Freizeitbetätigungen aus, wenn der Vertrag einen spezifischen Termin oder Zeitraum vorsieht. Für das Präsenzticket zu einer Veranstaltung mit festem Datum ist das der übliche Fall.

Ob die Ausnahme auch für die reine Online-Teilnahme greift, ist weniger eindeutig, besonders wenn eine Aufzeichnung danach über längere Zeit abrufbar bleibt. Und bei Fortbildungen stellt sich die Frage, ob es sich überhaupt um eine Freizeitbetätigung handelt. Lassen Sie Ihre Teilnahmebedingungen für Online-Tickets prüfen. Die Grundlagen stehen im Eintrag zum Widerrufsrecht bei Veranstaltungen.

Barrierefreiheit online

Ein Online-Zugang kann Menschen die Teilnahme ermöglichen, für die eine Anreise schwierig ist, aber nur, wenn er selbst zugänglich ist. Dazu gehören Untertitel oder zumindest eine Mitschrift, Folien, die vorab oder parallel als Datei verfügbar sind, und eine Plattform, die sich mit Tastatur und Bildschirmleser bedienen lässt. Vortragende sollten Grafiken kurz beschreiben, statt nur auf sie zu zeigen.

Fragen Sie bei der Anmeldung nach Unterstützungsbedarf, für Präsenz und Online getrennt, denn die Anforderungen unterscheiden sich. Welche Standards dabei helfen, beschreibt der Beitrag zu barrierefreien Events.

Datenschutz beim Streamingdienst

Der Dienst, über den die Übertragung läuft, verarbeitet Daten der Online-Teilnehmenden: Namen, Mailadressen, Chatbeiträge, oft auch Nutzungsdaten. Er ist damit in der Regel ein Auftragsverarbeiter, mit dem ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen werden muss. Sitzt der Anbieter außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, kommt die Prüfung des Transfermechanismus nach Kapitel V DSGVO hinzu. Legen Sie außerdem fest, wie lange Chatverläufe und Aufzeichnungen gespeichert bleiben.

Die Aufzeichnung danach nutzen

Die Aufzeichnung ist oft der Teil eines hybriden Events mit der längsten Wirkung. Wer nicht teilnehmen konnte, sieht sich einzelne Vorträge später an, und die Teilnehmenden greifen auf Inhalte zurück, die sie vertiefen wollen. Schneiden Sie die Aufzeichnung deshalb in einzelne Programmpunkte, statt einen mehrstündigen Mitschnitt bereitzustellen, und prüfen Sie vorher, ob die Zustimmung der Referierenden die Veröffentlichung in dieser Form und für diese Dauer abdeckt.

Erfolg für beide Seiten messen

Ein hybrides Event ist erst gelungen, wenn beide Seiten es so sehen. Messen Sie deshalb getrennt: vor Ort Teilnahme laut Check-in, Gespräche und Bewertung, online Anmeldungen, tatsächliche Zuschaltungen, durchschnittliche Verweildauer und Bewertung. Stellen Sie in der Nachbefragung beiden Gruppen dieselben Kernfragen, damit sich die Antworten vergleichen lassen. Liegt die Bewertung der Online-Seite deutlich darunter, ist das die wichtigste Erkenntnis für die nächste Ausgabe.

Was FairUp abdeckt und wo die Grenzen liegen

FairUp bildet Eventseite, Anmeldung, Ticketing, Teilnehmermanagement und Check-in per QR-Code ab. Präsenz- und Online-Teilnahme lassen sich als getrennte Unterveranstaltungen anlegen, jede mit eigener Anmeldung und eigenem Check-in. Ticketverkauf läuft laut Preisseite ab dem Paket Starter über Stripe, Daten lassen sich als Excel, CSV oder PDF exportieren.

Für die Übertragung selbst, also Bild, Ton, Chat und Aufzeichnung, setzen Sie einen Streaming- oder Konferenzdienst ein und binden ihn in die Einladung ein. Die Rechte der Referierenden, die umsatzsteuerliche Behandlung der Online-Tickets und die Teilnahmebedingungen klärt keine Software; sie gehören in die Vorbereitung jedes hybriden Events.

Häufige Fragen

Brauche ich die Zustimmung der Referierenden für den Livestream?

Ja. Reden sind nach Paragraf 2 Absatz 1 Nummer 1 UrhG geschützte Sprachwerke. Die Übertragung berührt das Senderecht nach Paragraf 20, die spätere Bereitstellung der Aufzeichnung das Recht nach Paragraf 19a. Beides sollte ausdrücklich und schriftlich vereinbart sein.

Wo wird die Umsatzsteuer für Online-Tickets fällig?

Nach Paragraf 3a UStG bei Unternehmern am Sitz des Käufers und bei Verbrauchern an deren Wohnsitz oder gewöhnlichem Aufenthalt. Für Präsenztickets bleibt es beim Ort der Veranstaltung. Klären Sie grenzüberschreitende Verkäufe mit Ihrer Steuerberatung.

Können Käufer ein Online-Ticket widerrufen?

Das ist weniger eindeutig als beim Präsenzticket. Die Ausnahme in Paragraf 312g Absatz 2 Nummer 9 BGB setzt eine Freizeitbetätigung mit spezifischem Termin voraus. Ob das für Online-Teilnahme und Aufzeichnungen gilt, lassen Sie für Ihre Teilnahmebedingungen prüfen.

Lohnt sich ein hybrides Format für Messen?

Nur eingeschränkt. Programmpunkte und Unternehmensprofile lassen sich online öffnen, das Gespräch am Stand lässt sich kaum übertragen. Versprechen Sie online nicht, was vor Ort den Kern ausmacht.

Wie messe ich den Erfolg eines hybriden Events?

Getrennt für beide Seiten mit denselben Kernfragen: Teilnahme, Verweildauer, Beteiligung und Bewertung. Erst wenn beide Gruppen ähnlich zufrieden sind, ist das Format gelungen.

Welche Entwicklungen das kommende Veranstaltungsjahr prägen, fasst der Beitrag zu den Event-Trends 2027 zusammen.