Veranstaltungsmanagement-Software: ein System vom Workshop bis zur Messe
Hochschulen, Städte, Kammern und Unternehmen richten selten nur ein Format aus. Dieser Beitrag zeigt, was eine Veranstaltungsmanagement-Software für ein gemischtes Portfolio aus Workshops, Tagungen, Messen und Karrieremessen leisten muss, woran sich eine passende Lösung erkennen lässt und was sie kostet.
- Veranstaltungsmanagement-Software bündelt Eventseite, Anmeldung, Einladungen, Ticketing, Check-in und Auswertung in einem System. Der Begriff ist in Hochschulen, Verwaltungen und Verbänden verbreitet, gemeint ist dasselbe wie Eventmanagement-Software.
- Die wenigsten Häuser richten nur ein Format aus. Laut Meeting- und EventBarometer 2025/2026 führen 79 Prozent der befragten Veranstalter Kongresse, Tagungen oder Seminare durch, 58 Prozent Mitarbeiter-Events, 49 Prozent Kunden-Events und 40 Prozent Messen oder Ausstellungen.
- Wer für jedes Format ein eigenes Werkzeug nutzt, pflegt Kontakte, Verträge zur Auftragsverarbeitung und Rechnungen mehrfach.
- Eine gute Lösung bleibt beim Workshop einfach und schaltet Aussteller, Badges, Jobboard oder Talentpool erst zu, wenn ein Format sie braucht.
- Wichtigste Prüffrage beim Kauf: Zählt der Anbieter Veranstaltungen oder Teilnehmende? Bei einem gemischten Portfolio entscheidet das über die Kosten.
Wer in einer Hochschule, einer Stadtverwaltung, einer Kammer oder einem Unternehmen für Veranstaltungen zuständig ist, betreut selten nur ein Format. Im Frühjahr läuft die Karrieremesse, dazwischen Workshops, Vortragsreihen und Netzwerkabende, im Herbst eine Fachtagung und im Dezember die Feier für die Belegschaft. Jede dieser Veranstaltungen braucht eine Anmeldung, eine Teilnehmerliste und einen Einlass. Manche brauchen mehr: Tickets mit Preis, Aussteller mit Ständen, Unternehmen mit Stellenanzeigen.
Dieser Beitrag erklärt, was eine Veranstaltungsmanagement-Software für ein solches gemischtes Portfolio leisten muss, wo die typischen Brüche liegen, woran sich eine passende Lösung erkennen lässt und was sie kostet. Am Beispiel von FairUp zeigen wir, wie ein System mit dem Format mitwachsen kann, und sagen auch, wann ein anderes Werkzeug besser passt.
Was ist Veranstaltungsmanagement-Software?
Veranstaltungsmanagement-Software ist eine Anwendung, mit der Veranstalter ihre Veranstaltungen von der Ankündigung bis zur Auswertung in einem System planen und durchführen. Der Begriff ist im öffentlichen Bereich verbreiteter als das englisch geprägte Eventmanagement-Software, in Stellenausschreibungen von Hochschulen und Städten heißt die Aufgabe meist schlicht Veranstaltungsmanagement. Gemeint ist dasselbe, eine ausführliche Begriffsklärung steht im Lexikon unter Eventmanagement-Software.
Zum Kern gehören fünf Bausteine: eine öffentliche Eventseite, ein Anmeldeformular mit eigenen Fragen, Einladungen und Nachrichten an die Gäste, eine Teilnehmerverwaltung mit Warteliste und Höchstzahl sowie ein Check-in am Einlass. Dazu kommen je nach Format Ticketing mit Bezahlung, Namensschilder, Aussteller und Stände, Karrierefunktionen und ein öffentlicher Kalender.
Gemischte Portfolios sind die Regel
Wie verbreitet mehrere Formate unter einem Dach sind, zeigt das Meeting- und EventBarometer des Europäischen Instituts für TagungsWirtschaft. In der Veranstalterbefragung 2026 mit rund 700 Teilnehmenden waren Mehrfachantworten möglich, und die Antworten addieren sich weit über 100 Prozent. Für das Jahr 2025 gaben an:
Dazu kommen Unternehmens- und Organisations-Events (51 Prozent), Produktpräsentationen (45 Prozent) und Incentives (23 Prozent), so die Ergebnispräsentation vom Mai 2026. Unsere Einordnung: Die Zahlen beschreiben Veranstalter von Business-Veranstaltungen insgesamt, nicht einzelne Branchen. Sie zeigen aber deutlich, dass ein Veranstalter typischerweise mehrere Formate betreut, die sich in ihren Anforderungen stark unterscheiden.
Drei Werkzeuge, dreimal dieselbe Arbeit
In vielen Häusern ist die Werkzeuglandschaft mit den Formaten gewachsen. Für Workshops gibt es ein Formular, für die bezahlte Tagung einen Ticketshop, für die Messe eine Tabelle oder ein eigenes Ausstellertool, und der Kalender auf der Website wird von Hand gepflegt. Jedes Werkzeug funktioniert für sich. Die Kosten entstehen zwischen den Werkzeugen.
Die Kontakte liegen an mehreren Orten, und wer frühere Gäste zur nächsten Veranstaltung einladen will, führt Listen zusammen. Für jedes Werkzeug braucht es einen eigenen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und im öffentlichen Bereich oft eine eigene Beschaffung. Jedes Team lernt eine andere Oberfläche, und Auswertungen für den Jahresbericht entstehen aus mehreren Exporten. Wie viel Aufwand allein in der Verwaltung von Ausstellern über Tabellen steckt, zeigt der Beitrag 5 Tools für eine Messe oder eine Plattform.
Tiefe nach Bedarf: ein System für alle Formate
Der naheliegende Ausweg ist ein großes System für alles. Das scheitert oft an der Bedienung: Wer nur einen Workshop mit 30 Plätzen anlegen will, soll sich nicht durch Hallenpläne und Ausstellerpakete klicken. Eine Veranstaltungsmanagement-Software für gemischte Portfolios muss deshalb beides können. Sie bleibt bei einfachen Formaten einfach und schaltet weitere Bereiche erst zu, wenn eine Veranstaltung sie braucht.
FairUp ist nach diesem Prinzip gebaut. Alle Formate teilen denselben Kern und dieselbe Datenbasis, die Oberfläche zeigt aber nur die Bereiche, die eine Veranstaltung nutzt. Ein Event ist mit sechs Klicks und einem Namen angelegt, Aussteller werden mit drei weiteren Klicks zugeschaltet, gemessen in unserer Demo-Umgebung am 6. Oktober 2026.
| Format | Was es braucht | Bei FairUp ab |
|---|---|---|
| Workshop, Vortrag, Netzwerkabend | Eventseite, Anmeldung, Teilnehmerverwaltung, Check-in per QR-Code, Veranstaltungskalender | Free, bis zu 5 gleichzeitige Veranstaltungen mit je 150 Teilnehmenden |
| Tagung oder Seminar mit Preis | zusätzlich Ticketverkauf mit Bezahlung über Stripe | Starter, 1.068 € im Jahr |
| Konferenz mit Einlass vor Ort | zusätzlich Badge- und Check-in-Software, Namensschilder beim Scan | Pro, 2.988 € im Jahr |
| Fachmesse, Kongress mit Ausstellung | zusätzlich Ausstelleranmeldung und Freigabe, Standbuchung im Hallenplan, Ausstellerportal, Rechnungen | Expo, ab 4.900 € im Jahr |
| Karrieremesse | zusätzlich Jobboard, Talentpool, Matchmaking, erweitertes Leadmanagement | Career, ab 7.900 € im Jahr |
Alle Preise sind netto und laut Preisseite Jahreslizenzen mit unbegrenzt vielen Veranstaltungen und Teilnehmenden. Die Messepakete enthalten Teilnehmermanagement, Ticketing und Check-in bereits, ein Haus braucht also in der Regel nur das Paket für sein anspruchsvollstes Format.
Gerade bei wiederkehrenden Formaten spart das Arbeit. Eine Veranstaltung lässt sich duplizieren, statt sie jedes Semester neu anzulegen, und Eventseite, Anmeldung und Eventlisten lassen sich auf der eigenen Website einbetten, sodass Besucherinnen und Besucher auf der Seite der Hochschule, der Stadt oder des Unternehmens bleiben. Nach der Veranstaltung geht automatisch eine Umfrage an die Teilnehmenden, und alle Daten stehen als Excel, CSV oder PDF für Bericht und Abrechnung bereit.
So sieht das in der Praxis aus
Hochschule. Der Career Service richtet eine Karrieremesse mit Ausstellern, Jobboard und Talentpool aus und beschränkt die Anmeldung über die DFN-AAI auf eingeschriebene Studierende. Dieselbe Abteilung bietet Bewerbungsmappenchecks als eigene Termine an, Fakultäten und Alumni-Netzwerke organisieren Vortragsreihen und Netzwerkabende. Alles läuft in einem Konto, und Unternehmen, die auf der Messe ausstellen, sind für den nächsten Firmenabend schon im System. Mehr dazu im Beitrag Eventmanagement-Software für Universitäten.
Stadt, Wirtschaftsförderung, Kammer. Hier steht oft ein öffentlicher Veranstaltungskalender im Mittelpunkt, der eigene Termine und die von Partnern zeigt, auf der eigenen Website eingebettet und per iCal abonnierbar. Dazu kommen Workshops für Gründende, Unternehmerfrühstücke und einmal im Jahr eine Ausbildungsmesse mit Ausstellern. Wie das zusammenspielt, beschreiben der Leitfaden zum regionalen Veranstaltungskalender und der Beitrag zu Ausbildungsmessen in Kommunen.
Unternehmen und Verlage. Ein Unternehmen lädt zu Kundenveranstaltungen, einer jährlichen Konferenz und zur Betriebsfeier ein, bei der Begleitpersonen getrennt eingecheckt werden. Ein Verlag mit eigener Fachmesse betreut zusätzlich Aussteller mit Standbuchung und Rechnung. In beiden Fällen sehen Event-Manager nur ihre Veranstaltungen, während Abrechnung und Team bei den Admins bleiben.
Woran Sie eine passende Software erkennen
Für ein gemischtes Portfolio zählen andere Kriterien als für eine einzelne Großveranstaltung. Diese sechs Fragen trennen in der Auswahl schnell:
Was kostet Veranstaltungsmanagement-Software?
Die Preismodelle am Markt unterscheiden sich vor allem darin, was sie zählen. Manche Anbieter rechnen je Teilnehmerin oder Teilnehmer ab, andere je aktiver Veranstaltung, wieder andere über Kontingente mit Aufpreis. Für ein Haus mit einer großen Veranstaltung im Jahr ist das zweitrangig. Für ein Haus mit 40 Workshops, zwei Tagungen und einer Messe entscheidet es über ein Vielfaches des Preises. Wie sich die Modelle vergleichbar machen lassen, zeigt der Beitrag zu Pro-Kopf-Gebühren und Pauschalen, ein konkretes Rechenbeispiel der Vergleich mit talque.
FairUp zählt in den bezahlten Paketen weder Veranstaltungen noch Teilnehmende. Auf eigene Verkäufe von Tickets und Standpaketen kommen 1,5 Prozent Plattformgebühr im Starter und 0,9 Prozent ab Pro hinzu, dazu die Gebühr von Stripe. Kostenlose Veranstaltungen kosten keine Gebühr, und für bis zu fünf gleichzeitige Veranstaltungen mit je 150 Teilnehmenden reicht der kostenlose Plan.
Im öffentlichen Bereich ist der Preis zugleich eine Frage des Verfahrens. Bis zu welchem Auftragswert ein Direktauftrag möglich ist, regelt jedes Bundesland anders. Die geprüften Wertgrenzen stehen im Überblick Direktauftrag: Wertgrenzen der Bundesländer, den Ablauf für Hochschulen beschreibt der Beschaffungsleitfaden.
Wann ein anderes Werkzeug besser passt
Ein System für alle Formate ist nicht immer die beste Wahl. Wer vor allem Räume, Geräte oder Termine bucht, ist mit einem Buchungssystem besser bedient, der Vergleich mit anny zeigt den Unterschied. Offene Publikumsveranstaltungen, die Reichweite über einen Ticketmarktplatz brauchen, laufen gut über Eventbrite. Und wer einen Komplettservice mit Hotline, Hotelkontingenten und Personal am Einlass sucht, findet ihn bei spezialisierten Dienstleistern, siehe den Vergleich mit guestoo und GuestONE. Einen Überblick über weitere Anbieter nach Einsatzfall gibt der Eventsoftware-Vergleich.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Veranstaltungsmanagement-Software und Eventmanagement-Software?
Keiner in der Sache. Beide Begriffe bezeichnen Software, mit der Veranstalter Anmeldung, Einladungen, Ticketing, Check-in und Auswertung in einem System erledigen. Veranstaltungsmanagement ist im öffentlichen Bereich und in Hochschulen gebräuchlicher.
Welche Veranstaltungsmanagement-Software eignet sich für Hochschulen?
Eine, die kleine Formate einfach hält und für Karrieremessen Aussteller, Jobboard und Talentpool zuschaltet. Wichtig sind außerdem Rollen für mehrere Abteilungen, Daten in Deutschland und die Anmeldung über die DFN-AAI. Bei FairUp gehören Jobboard und Talentpool zum Paket Career, die Anmeldung über die DFN-AAI ist ebenfalls möglich.
Kann ich mit einer Software Workshops und Messen verwalten?
Ja, wenn die Software Bereiche nach Bedarf zuschaltet. Bei FairUp teilen alle Formate denselben Kern, Aussteller, Standwahl und Rechnungen kommen erst mit dem Paket Expo hinzu und erscheinen nur bei Veranstaltungen, die sie nutzen.
Was kostet Veranstaltungsmanagement-Software?
Das hängt vor allem vom Preismodell ab. FairUp kostet netto im Jahr 1.068 Euro (Starter), 2.988 Euro (Pro), ab 4.900 Euro (Expo) oder ab 7.900 Euro (Career), jeweils mit unbegrenzt vielen Veranstaltungen und Teilnehmenden. Daneben gibt es einen kostenlosen Plan.
Gibt es kostenlose Veranstaltungsmanagement-Software?
Ja. Der kostenlose Plan von FairUp deckt bis zu fünf gleichzeitige Veranstaltungen mit je 150 Teilnehmenden ab, mit Eventseite, Anmeldung, Teilnehmerverwaltung, Check-in per QR-Code und Veranstaltungskalender. Ticketverkauf und Aussteller sind darin nicht enthalten.