FairUp vs. guestoo und GuestONE: Gästemanagement oder Eventplattform?

guestoo ist ein Gäste- und Teilnehmermanagement der Code Piraten GmbH aus Essen, das nach eigener Angabe mehr als 28.000 Kundinnen und Kunden nutzen. GuestONE aus Wuppertal übernimmt seit über 20 Jahren das Teilnehmermanagement von Unternehmen, Agenturen und Verbänden, als Software zum Selbstverwalten oder als betreuter Service bis zum Einlass. FairUp ist eine Eventplattform, die Anmeldung, Ticketing, Check-in, Aussteller, Karriereformate und Veranstaltungskalender in einem System verbindet.

Alle drei tauchen auf, wenn Hochschulen, Verbände, Kammern oder Unternehmen eine Software für ihre Veranstaltungen suchen, und alle drei verarbeiten Daten in Deutschland. Dieser Vergleich zeigt, wo sie sich unterscheiden: bei den Beteiligten, die eine Veranstaltung außer den Gästen hat, beim Kalender, bei den Abläufen und bei den Kosten. Alle Angaben zu guestoo und GuestONE stammen von den Seiten der Anbieter, geprüft am 6. Oktober 2026 und jeweils verlinkt.

Gästemanagement oder Eventplattform: drei Ansätze

guestoo ist ein Baukasten für das Gästemanagement in Eigenregie. Die Startseite führt den Ablauf von der Vorplanung über Einladung, Anmeldung und Check-in bis zur Zeit nach dem Event auf, und die Anwendungsfälle reichen von Firmenevents und Konferenzen über Weiterbildungen mit Zertifikaten bis zu Raumbuchung, Gewinnspielen und der Vermietung von Kegelbahnen. Die Stärke ist die Breite: Ein Werkzeug deckt sehr viele Arten von Gästelisten ab.

GuestONE denkt vom Service her. Mit G1.GuestHub übernimmt das Team laut Produktseite Einladungsmanagement, Onlineanmeldung, Hotel- und Reiseverwaltung, eine Gäste-Hotline sowie Ticketversand und Badgedruck. Mit G1.Eventry arbeitet das eigene Team selbst in der Software. Dazu kommen G1.CrewControl für die Akkreditierung von Crew und Dienstleistern und G1.Voting für Abstimmungen auf Mitgliederversammlungen.

FairUp geht von der Veranstaltung und ihren Beteiligten aus. Eine Messe, eine Karrieremesse oder ein Kongress hat nicht nur Gäste, sondern Aussteller, die Stände buchen und Kontakte sammeln, Partner, die sichtbar sein wollen, und bei Karriereformaten Arbeitgeber mit Stellenanzeigen. Jede dieser Gruppen bekommt bei FairUp einen eigenen Bereich, und alle Daten laufen in einem System zusammen.

Der Vergleich im Überblick

Wo guestoo stark ist

guestoo deckt das klassische Gästemanagement sehr vollständig ab. Laut Feature-Übersicht gibt es regelbasierte Anmeldeformulare, Begleitpersonen, Warteliste, Timeslots mit Kontingenten, Einladungen per E-Mail, SMS oder Post, Check-in-Apps für alle gängigen Geräte und den Druck von Namensschildern direkt beim Check-in. Bezahlte Tickets laufen über Stripe, PayPal oder Mollie, das Geld landet laut Anbieter direkt beim Veranstalter. Ab dem Tarif Business kommen Saalpläne mit Sitzplatzwahl hinzu, optional eine Social Wall und eine Gäste-App.

Auch beim Datenschutz macht guestoo vieles richtig: Server in Deutschland oder der EU, ISO-27001-Zertifizierung, regelmäßige Penetrationstests und ein Auftragsverarbeitungsvertrag, der sich online abschließen lässt. Wer Firmenfeiern, Kundenabende, Seminare oder Galas mit Sitzplan organisiert, findet hier ein erprobtes Werkzeug mit einem niedrigen Einstieg.

Wo GuestONE stark ist

Die Stärke von GuestONE ist die Betreuung. Wer keine eigenen Leute für die Gästekommunikation hat, bekommt mit G1.GuestHub ein Team, das Einladungen versendet, eine Hotline besetzt, Hotelzimmer und Reisen organisiert und am Eingang die Badges druckt. Für Hauptversammlungen, Mitgliederversammlungen mit Abstimmungen, Festivals mit vielen Gewerken und große Firmenveranstaltungen mit Anreise ist das ein Angebot, das eine reine Software nicht ersetzt.

Unsere Einordnung: Mit G1.CrewControl für Zutrittsberechtigungen je Gewerk und G1.Voting für geheime Wahlen mit Stimmgewichten deckt GuestONE Aufgaben ab, die in diesem Vergleich nur GuestONE beschreibt. Wer genau das braucht, sollte GuestONE anfragen.

Aussteller, Partner und Arbeitgeber: der größte Unterschied

Bei einer Messe, einer Karrieremesse oder einem Kongress mit Ausstellung sind die Gäste nur eine von mehreren Gruppen. Aussteller melden sich an, werden freigegeben, wählen ihren Stand und bekommen eine Rechnung. Sie pflegen ihr Profil, laden Mitarbeitende ein und wollen nach der Veranstaltung wissen, mit wem sie gesprochen haben. Bei Karrieremessen kommen Stellenanzeigen, ein Talentpool und die Vermittlung zwischen Studierenden und Unternehmen hinzu.

Diese Seite einer Veranstaltung beschreiben guestoo und GuestONE auf ihren Produkt- und Preisseiten nicht. Auf der GuestONE-Startseite steht unter Messen das Angebot von E-Tickets, Wallet-Einträgen und Check-in für die Besucher. Bei guestoo ist ein Saalplan mit Sitzplatzwahl vorhanden, aber kein Hallenplan, in dem Aussteller Standflächen buchen. Bei FairUp gehören Ausstelleranmeldung, Standbuchung im Hallenplan, ein eigenes Ausstellerportal und die Rechnungsstellung zum Paket Expo, Jobboard, Talentpool und Matchmaking zum Paket Career.

Dazu kommen die Kontakte während der Veranstaltung. Bei FairUp ist der QR-Code auf dem Ticket zugleich der Code, den Aussteller scannen, und das funktioniert in beide Richtungen: Aussteller erfassen Besucher, Besucher erfassen Aussteller. Über den Event-Chat schreiben Aussteller und Teilnehmende einander. Für den Aussteller zählt am Ende die Zahl guter Gespräche, und genau diese Zahl ist das stärkste Argument für die Wiederbuchung im nächsten Jahr. Lead-Erfassung und Chat zwischen Ausstellern und Besuchern nennen guestoo und GuestONE nicht.

Event Operations: von der Einladung bis zur Auswertung

Im Ablauf rund um die Gäste liegen die drei Anbieter näher beieinander, als es die Unterschiede bei den Ausstellern vermuten lassen. Alle drei bieten Anmeldung, Einladungen, Check-in und Namensschilder. FairUp bündelt diese Schritte so:

Ein Unterschied liegt darin, wer die Arbeit macht. GuestONE bietet sie als Dienstleistung an, guestoo und FairUp sind für Teams gebaut, die selbst anlegen und versenden. Für diese Teams entscheidet die Bedienung: Wie schnell legt jemand ohne technische Vorkenntnisse eine Veranstaltung mit Anmeldung, Ticketarten und Check-in an? Unsere Empfehlung: Prüfen Sie genau das im Test, mit einer Person aus Ihrem Team, die das Werkzeug noch nicht kennt, und stoppen Sie die Zeit. Laut Dokumentation bietet guestoo dafür zwei Oberflächen an, ein klassisches und ein modernes Design, und bucht Schulungen auf Wunsch. Bei GuestONE sind Schulung und Onboarding in der Eventry-Lizenz enthalten.

Veranstaltungskalender: eigene und fremde Termine

Hochschulen, Kammern, Verbände und Wirtschaftsförderungen brauchen oft mehr als eine Seite je Veranstaltung. Sie wollen eine Übersicht, die zeigt, was bei ihnen und bei ihren Partnern stattfindet. FairUp bietet dafür schon im kostenlosen Plan einen eigenen Veranstaltungskalender mit eigener Adresse. Er lässt sich auf der Website einbetten und per iCalendar abonnieren, und er nimmt externe Termine auf, die das Haus selbst einträgt oder die Partner einreichen.

guestoo stellt laut Dokumentation eine Schnittstelle bereit, über die öffentliche guestoo-Events in eine Website oder eine Eventsuchmaschine eingebunden werden, und legt der Bestätigungsmail einen Kalendereintrag bei. Einen Kalender, der auch Termine anderer Veranstalter aufnimmt, nennen guestoo und GuestONE nicht. Wie ein solcher Kalender aufgebaut wird, beschreibt der Leitfaden zum regionalen Veranstaltungskalender.

Was kostet was?

Die drei Preismodelle unterscheiden sich vor allem darin, was gezählt wird. guestoo rechnet laut Tarifseite monatlich und brutto ab: Free mit 2 aktiven Events und 50 Kontakten, Basic für 14,90 Euro mit 6 Events und 300 Kontakten, Pro für 99,90 Euro mit 10 Events und 600 Kontakten, Business für 219,90 Euro mit 20 Events und 2.000 Kontakten. Jeder Gast landet als Kontakt im Adressbuch, und über dem Limit kostet jeder weitere Kontakt laut Tarifdetails 8 Cent im Monat zuzüglich Umsatzsteuer.

GuestONE nennt für G1.Eventry auf der Produktseite zwei Lösungen mit Aktionspreisen bei Abschluss bis Ende 2026: smart für 349 statt 490 Euro im Monat mit 4 Events und 1.000 Registrierungen im Jahr, Business für 490 statt 790 Euro mit 10 Events und 2.000 Registrierungen. Jedes weitere Event kostet 300 oder 250 Euro, jede weitere Registrierung 2,00 oder 1,50 Euro, alles netto bei jährlicher Abrechnung. FairUp rechnet in Jahrespaketen netto ab: Starter 1.068 Euro, Pro 2.988 Euro, Expo ab 4.900 Euro, Career ab 7.900 Euro, jeweils mit unbegrenzt vielen Veranstaltungen und Teilnehmenden.

Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten: Ein Career Service richtet im Jahr 12 kostenlose Veranstaltungen aus, zu denen sich insgesamt 3.000 verschiedene Personen anmelden, mit Check-in und Namensschildern. Alle Beträge netto für ein Jahr.

Unsere Einordnung: Bei wenigen kleinen Veranstaltungen ist guestoo im Einstieg deutlich günstiger, und eine Plattformgebühr auf Ticketverkäufe nennt guestoo nicht. FairUp berechnet auf eigene Verkäufe 1,5 Prozent im Starter und 0,9 Prozent ab Pro, dazu die Gebühr von Stripe. Je mehr Veranstaltungen und Personen ein Haus im Jahr betreut, desto stärker wirkt, dass FairUp keine Mengen zählt. Und sobald Aussteller dazukommen, vergleicht man nicht mehr drei Gästelisten, sondern eine Plattform mit einer Gästeliste plus einem zweiten Werkzeug. Wie sich solche Angebote vergleichbar machen lassen, zeigt der Beitrag zu Pro-Kopf-Gebühren und Pauschalen.

Wann guestoo oder GuestONE die bessere Wahl ist

guestoo passt, wenn Sie Gästelisten für Firmenevents, Kundenabende, Seminare oder Galas selbst verwalten, wenige Personen im Jahr einladen oder einen Saalplan mit Sitzplatzwahl brauchen. Auch für Anwendungsfälle jenseits klassischer Veranstaltungen, etwa Besucherregistrierung am Empfang oder die Vermietung von Bahnen, ist guestoo breiter aufgestellt.

GuestONE passt, wenn Sie das Teilnehmermanagement aus der Hand geben wollen: Hotline, Hotelzimmer, Anreise, Badgedruck und Personal am Einlass aus einer Hand, dazu Crew-Akkreditierung oder digitale Abstimmungen auf Mitgliederversammlungen.

Wann FairUp die bessere Wahl ist

FairUp passt, sobald eine Veranstaltung mehr Beteiligte hat als Gäste. Das gilt für Fachmessen und Ausstellungen, bei denen Aussteller Stände buchen, ihr Profil pflegen und Kontakte erfassen, für Karrieremessen mit Jobboard, Talentpool und Matchmaking und für Häuser, die einen öffentlichen Veranstaltungskalender mit eigenen und fremden Terminen führen wollen. Es gilt auch für Teams mit vielen Veranstaltungen im Jahr, weil FairUp in den bezahlten Paketen weder Veranstaltungen noch Teilnehmende zählt. Den Überblick über weitere Anbieter gibt der Eventsoftware-Vergleich nach Einsatzfall, die Messeseite der Beitrag zur Messesoftware mit Ausstellerportal.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen guestoo, GuestONE und FairUp?

guestoo ist ein Gästemanagement zum Selbstverwalten, GuestONE bietet Teilnehmermanagement als Service oder Software, FairUp ist eine Eventplattform, in der neben den Gästen auch Aussteller, Partner und Arbeitgeber eigene Bereiche haben.

Kann man mit guestoo oder GuestONE Aussteller verwalten?

Eine Ausstellerverwaltung mit Standbuchung im Hallenplan, Ausstellerportal und Lead-Erfassung nennen beide Anbieter auf ihren Produkt- und Preisseiten nicht (Stand 6. Oktober 2026). Bei FairUp gehört sie zum Paket Expo.

Was kostet guestoo im Vergleich zu FairUp?

guestoo kostet je nach Tarif zwischen 0 und 219,90 Euro brutto im Monat, mit Grenzen bei aktiven Events und Kontakten. FairUp kostet im Starter 1.068 und im Pro 2.988 Euro netto im Jahr, jeweils mit unbegrenzt vielen Veranstaltungen und Teilnehmenden.

Was kostet GuestONE Eventry?

Laut Produktseite 349 Euro (smart) oder 490 Euro (Business) netto im Monat bei Abschluss bis Ende 2026, regulär 490 oder 790 Euro, mit 4 oder 10 Events und 1.000 oder 2.000 Registrierungen im Jahr. Darüber wird je Event und je Registrierung abgerechnet.

Wo liegen die Daten bei den drei Anbietern?

guestoo nennt Server in Deutschland oder der EU bei deutschen Anbietern, GuestONE ein deutsches Rechenzentrum, FairUp AWS in der Region Frankfurt. Alle drei bieten einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.