Eventsoftware auswählen: Anforderungskatalog mit Vorlage
Wer Eventsoftware kauft, vergleicht meist Funktionslisten und landet bei dem Anbieter mit der längsten. Besser ist der umgekehrte Weg: erst aufschreiben, was die eigenen Veranstaltungen brauchen, dann Anbieter daran messen. Dieser Leitfaden zeigt, wie ein solcher Anforderungskatalog für Unternehmen, Kammern, Bildungsanbieter und Messeveranstalter aussieht, und bietet ihn als Excel-Vorlage an.
- Ein Anforderungskatalog beginnt bei den eigenen Formaten, nicht bei den Funktionen der Anbieter.
- Jedes Kriterium bekommt eine Priorität: Muss, Soll oder Kann. Ein nicht erfülltes Muss scheidet einen Anbieter aus, egal wie hoch seine Punktzahl ist.
- Datenschutz, E-Rechnung und Barrierefreiheit gehören als eigene Kriterien in den Katalog, weil sie gesetzliche Grundlagen haben.
- Kosten werden über drei Jahre verglichen, einschließlich Gebühren je Teilnehmer, Zahlungsgebühren und interner Arbeitszeit.
- Die Excel-Vorlage am Ende enthält 30 Kriterien, eine Kostenrechnung und acht Fragen für die Demo.
Die meisten Fehlkäufe bei Eventsoftware entstehen nicht, weil ein System schlecht ist, sondern weil es für andere Veranstaltungen gebaut wurde. Ein Seminarsystem verwaltet Kurse, Termine und Teilnahmebescheinigungen sehr gut. Sobald aber zum ersten Mal eine Hausmesse mit Ausstellern ansteht, fehlen Stände, Ausstellerpakete und Rechnungen an Aussteller. Ein Ticketsystem verkauft Eintrittskarten, kennt aber keine Freigabe von Anmeldungen und keinen Hallenplan.
Ein Anforderungskatalog verhindert das, indem er die Reihenfolge umdreht. Er fragt zuerst, welche Veranstaltungen Sie im nächsten Jahr tatsächlich planen, und erst dann, welches System dazu passt. Dieser Leitfaden führt in sechs Schritten dorthin.
Wann sich ein Anforderungskatalog lohnt
Für einen einzelnen Workshop mit zwanzig Gästen brauchen Sie keinen Katalog. Ein Anmeldeformular reicht oft, wie der Beitrag Anmeldeformular oder Eventsoftware zeigt. Lohnend wird der Katalog, sobald eine von drei Bedingungen zutrifft: Sie planen mehrere Formate im Jahr, es kommen Aussteller oder Tickets dazu, oder mehrere Personen im Haus sollen mit demselben System arbeiten.
Ein typischer Auslöser ist ein neues Format. Ein Bildungsanbieter, der bisher Seminare über sein Seminarsystem abwickelt, plant erstmals eine Hausmesse, um Kunden zu binden und sichtbarer zu werden. Die Seminarsoftware bleibt für die Kurse richtig, für die Messe fehlt ihr aber die Ausstellerseite. Genau in diesem Moment hilft ein Katalog, weil er zeigt, ob ein zweites System nötig ist oder eines beides kann.
Schritt 1: Formate und Mengen erfassen
Schreiben Sie auf, welche Veranstaltungen im kommenden Jahr anstehen, mit groben Zahlen. Die Tabelle zeigt ein Beispiel für einen mittelgroßen Bildungsanbieter, die Werte sind angenommen.
| Format | Anzahl pro Jahr | Teilnehmende je Termin | Aussteller | Tickets |
|---|---|---|---|---|
| Workshop oder Seminar | 40 | 15 bis 30 | nein | teils |
| Fachkonferenz | 2 | 150 | nein | ja |
| Netzwerkabend | 6 | 50 | nein | nein |
| Hausmesse | 1 | 400 | 25 | nein |
Schon diese Übersicht beantwortet die wichtigste Frage. Die vielen kleinen Termine verlangen ein System, das ohne Aufwand neue Veranstaltungen anlegt. Die eine Hausmesse verlangt eine Ausstellerseite. Ein Katalog, der nur eines davon abdeckt, führt zu zwei Systemen und doppelter Datenpflege.
Schritt 2: Muss, Soll und Kann festlegen
Jedes Kriterium bekommt eine Priorität. Muss heißt: ohne das kein Kauf. Soll heißt: wichtig, aber verhandelbar. Kann heißt: angenehm, entscheidet aber nichts. In der Vorlage zählt Muss dreifach, Soll doppelt und Kann einfach. Jeder Anbieter wird je Kriterium mit 0 bis 3 bewertet, daraus ergibt sich eine gewichtete Summe. Dieses Vorgehen ist als Nutzwertanalyse bekannt.
Schreiben Sie den Katalog nicht allein. Das Eventteam kennt die Abläufe, die Buchhaltung die Anforderungen an Rechnungen, die Datenschutzbeauftragten die Vorgaben zur Auftragsverarbeitung und die IT die Anforderungen an Anmeldung und Rechte. Wer Aussteller betreut, weiß am besten, was diese von einer Messe erwarten. Eine Stunde gemeinsamer Arbeit am Katalog spart später Wochen, in denen jemand ein Problem entdeckt, das niemand gefragt hat.
Schritt 3: Kriterien je Format
Die folgende Übersicht zeigt, welche Kriterien je Format typischerweise auf Muss stehen. Sie ist eine Einordnung aus Demo-Gesprächen, keine Norm.
| Format | Typische Muss-Kriterien |
|---|---|
| Workshop, Seminar | Anmeldung mit eigenen Feldern, Teilnehmerbegrenzung, Warteliste, Check-in, Export der Anwesenheit |
| Konferenz | Programm mit einzelnen Programmpunkten, Tickets mit Online-Zahlung, Namensschilder, Freigabe von Anmeldungen |
| Hausmesse, Fachmesse | Ausstelleranmeldung mit Freigabe, Ausstellerpakete, Standwahl im Hallenplan, Rechnungen an Aussteller, Kontakterfassung am Stand |
| Karrieremesse | wie Fachmesse, dazu Jobboard, Talentpool und Anmeldung nur für Studierende |
Was eine Hausmesse von einer öffentlichen Messe unterscheidet, steht im Lexikon unter Hausmesse. Wie Ausstelleranmeldung und Standwahl zusammenspielen, zeigt die Funktion Standwahl im Hallenplan.
Schritt 4: Datenschutz und Verträge
Ein Eventsystem verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Veranstalters. Nach Artikel 28 DSGVO braucht es dafür einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und nach Artikel 32 muss der Anbieter angemessene technische und organisatorische Maßnahmen treffen. Beides gehört als Muss in den Katalog, zusammen mit einer Liste der Unterauftragsverarbeiter und ihrer Standorte. Was in einer solchen Vereinbarung stehen sollte, zeigt die AVV-Checkliste für Eventsoftware.
Ein Serverstandort in Deutschland ist rechtlich nicht vorgeschrieben. Viele Einrichtungen wünschen ihn trotzdem, dann gehört er als Soll in den Katalog. Achten Sie außerdem auf Löschfristen, Rollen und Rechte im Team und darauf, wie Sie bei Vertragsende an Ihre Daten kommen.
Ein praktischer Test: Fragen Sie schon vor der Demo nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung und der Liste der Unterauftragsverarbeiter. Wie schnell und vollständig diese Unterlagen kommen, sagt viel darüber, wie der Anbieter später mit Fragen Ihrer Datenschutzbeauftragten umgeht.
Schritt 5: Rechnungen, E-Rechnung und Barrierefreiheit
Seit 2025 müssen Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen nach Paragraf 27 Absatz 38 UStG: Papier oder einfache elektronische Formate sind für Umsätze bis Ende 2026 noch erlaubt, für Umsätze im Jahr 2027 nur noch bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro. Wer Aussteller oder Tickets abrechnet, sollte deshalb fragen, in welchem Format das System Rechnungen erzeugt und wie sie nach Paragraf 14 UStG weiterverarbeitet werden.
Richtet sich Ihre Anmeldung an Verbraucher, kann das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz greifen. Es gilt seit dem 28. Juni 2025 unter anderem für Dienstleistungen im elektronischen Geschäftsverkehr gegenüber Verbrauchern. Kleinstunternehmen, die Dienstleistungen anbieten, sind nach Paragraf 3 Absatz 3 ausgenommen. Ob Ihre Veranstaltung darunter fällt, klären Sie im Einzelfall. Als Kriterium gehört die barrierefreie Anmeldung in jedem Fall in den Katalog.
Schritt 6: Kosten über drei Jahre vergleichen
Lizenzpreise allein täuschen. Vergleichen Sie die Summe über drei Jahre aus Lizenz, Einrichtung, Gebühren je Teilnehmer oder Ticket, Zahlungsgebühren und interner Arbeitszeit. Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten zeigt, warum.
| Posten über drei Jahre | Anbieter mit Pauschale | Anbieter mit Gebühr je Teilnehmer |
|---|---|---|
| Lizenz | 3 × 3.000 € = 9.000 € | 3 × 1.200 € = 3.600 € |
| Gebühr je Teilnehmer, 2.500 pro Jahr | 0 € | 3 × 2.500 × 1,50 € = 11.250 € |
| Einrichtung intern, 20 Stunden zu 60 € | 1.200 € | 1.200 € |
| Summe | 10.200 € | 16.050 € |
Der günstigere Lizenzpreis wird durch die Gebühr je Teilnehmer mehr als aufgezehrt, sobald die Zahl der Teilnehmenden steigt. Bei sehr wenigen Veranstaltungen kann es umgekehrt sein. Mehr dazu im Beitrag Pro-Kopf-Gebühren oder Pauschale. Zahlungsgebühren für Online-Zahlungen fallen bei fast allen Anbietern zusätzlich an und gehören als eigener Posten in die Rechnung.
Werten Sie am Ende in einer festen Reihenfolge aus. Zuerst fallen alle Anbieter heraus, die ein Muss-Kriterium nicht erfüllen. Unter den übrigen entscheidet die gewichtete Summe, und erst bei ähnlichen Summen geben die Kosten über drei Jahre den Ausschlag. Wer umgekehrt mit dem Preis beginnt, kauft oft das günstigste System, das an der einen Stelle scheitert, auf die es ankam.
Fragen für die Demo
Die Demo ist der Moment, in dem sich zeigt, ob ein Anbieter Ihren Katalog erfüllt oder nur seine Folien. Diese Fragen trennen das zuverlässig.
Wann ein einfaches Werkzeug reicht
Nicht jeder Katalog endet bei einer Plattform. Wenn Sie nur wenige kostenlose Termine ohne Aussteller haben, keine Tickets verkaufen und eine Person alles betreut, reichen ein Formular und eine sauber geführte Liste. Wo dabei die typischen Fehler liegen, zeigt der Beitrag Teilnehmerliste in Excel. Kommen mehrere Formate, Aussteller oder Zahlungen dazu, kippt die Rechnung, weil die Zeit für Abgleich und Nachpflege schneller wächst als die Zahl der Veranstaltungen.
Öffentliche Auftraggeber finden die Besonderheiten der Beschaffung im Leitfaden für Hochschulen, einen Marktüberblick mit acht Anbietern im Eventsoftware-Vergleich 2026.
Die Vorlage zum Herunterladen
Die Excel-Vorlage enthält drei Blätter: 30 Kriterien mit Priorität, Gewicht und Bewertung für drei Anbieter samt automatischer Summe und Prüfung der Muss-Kriterien, eine Kostenrechnung über drei Jahre und acht Fragen für die Demo mit Platz für Notizen. Sie ist frei verwendbar und veränderbar, ohne Anmeldung.
Anforderungskatalog Eventsoftware als Excel herunterladen (XLSX, 11 KB)
FairUp im Ablauf
FairUp ist das eine System für alle Veranstaltungen eines Hauses, vom Workshop bis zur Karrieremesse. Kleine Formate bleiben einfach, für Messen kommen Ausstelleranmeldung mit Freigabe, Standwahl im Hallenplan, automatische Rechnungen an Aussteller und der Lead-Scan per QR-Code dazu. Die Daten liegen bei AWS in Frankfurt, der Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist auf Anfrage verfügbar, und alle Listen lassen sich als Excel, CSV oder PDF exportieren. Eine fertige Anbindung an CRM-Systeme gehört nicht zum Standard, die Übergabe läuft über Exporte.
Häufige Fragen
Wie viele Anbieter sollte ich vergleichen?
Drei sind meist genug. Mehr Anbieter machen die Demos nicht besser, nur länger. Wer nach dem Abgleich mit den Muss-Kriterien mehr als drei übrig hat, hat die Kriterien zu weich formuliert.
Brauche ich als Unternehmen eine Ausschreibung?
Private Unternehmen sind nicht an das Vergaberecht gebunden. Für Hochschulen, Kommunen und andere öffentliche Auftraggeber gelten dagegen Vergaberegeln, die je nach Auftragswert und Bundesland unterschiedlich sind.
Was gehört in die Demo, was in den Katalog?
In den Katalog gehört, was Sie brauchen. In der Demo prüfen Sie, ob der Anbieter es an Ihrem eigenen Fall zeigen kann. Bitten Sie deshalb darum, Ihre letzte große Veranstaltung nachzubauen statt ein Beispiel vorzuführen.
Ist ein Serverstandort in Deutschland Pflicht?
Nein, die DSGVO schreibt keinen deutschen Serverstandort vor. Viele Einrichtungen bevorzugen ihn trotzdem. Wenn er Ihnen wichtig ist, schreiben Sie ihn als Soll-Kriterium in den Katalog und lassen sich die Unterauftragsverarbeiter mit Standorten nennen.
Quellen und Prüfstand
Rechtsgrundlagen am 28. Oktober 2026 im Wortlaut geprüft: DSGVO, Artikel 28 und 32, Paragraf 14 UStG und Paragraf 27 Absatz 38 UStG zur E-Rechnung, Paragraf 1 und Paragraf 3 des Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes. Die Tabellen zu Formaten, Muss-Kriterien und Kosten sind Rechen- und Planungsbeispiele mit angenommenen Werten. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.