Eventmanagement-Software kostenlos: acht Gratis-Tarife im Vergleich
Viele Anbieter von Eventmanagement-Software haben einen kostenlosen Einstieg. Dieser Beitrag vergleicht acht Gratis-Angebote, zeigt, wo ihre Grenzen liegen, was sie beim Ticketverkauf kosten und worauf Sie beim Datenschutz achten sollten. Alle Preise sind am 15.10.2026 geprüft.
- Kostenlose Eventmanagement-Software gibt es in vier Formen: Gratis-Tarife mit Obergrenzen, Software, die nur bei kostenlosen Veranstaltungen nichts kostet, Open Source zum Selbstbetrieb und einfache Formular-Werkzeuge.
- Die Grenzen liegen fast immer an denselben Stellen: Zahl der gleichzeitig aktiven Veranstaltungen, Teilnehmende je Veranstaltung, Zahl der Verwaltungskonten, fremdes Branding und Ticketverkauf.
- Sobald Tickets Geld kosten, verlangen fast alle Gratis-Tarife eine Gebühr auf den Umsatz, je nach Anbieter zwischen 2 und 5 Prozent, dazu kommt der Zahlungsanbieter.
- Für kostenlose Veranstaltungen reicht ein Gratis-Tarif oft dauerhaft. Entscheidend ist, ob er zu Ihrer Zahl an Veranstaltungen passt und ob Sie mit den Daten Ihrer Gäste datenschutzrechtlich sauber arbeiten können.
- Alle Preise und Grenzen in diesem Beitrag haben wir am 15.10.2026 auf den Preisseiten der Anbieter geprüft und verlinkt.
Wer Workshops, Vorträge, Infoabende oder Netzwerktreffen organisiert, braucht selten ein großes Budget, aber fast immer dasselbe Handwerkszeug: eine Seite, auf der die Veranstaltung beschrieben ist, eine Anmeldung, eine Liste der Teilnehmenden und am Tag selbst einen Einlass. Viele Anbieter von Eventmanagement-Software bieten dafür einen kostenlosen Einstieg an. Die Unterschiede liegen im Kleingedruckten.
Dieser Beitrag vergleicht acht kostenlose Angebote, die im deutschsprachigen Raum verbreitet sind, und zeigt, wo die Grenzen der Gratis-Tarife liegen. Zwei Rechenbeispiele machen sichtbar, ab wann aus kostenlos teuer wird. FairUp ist einer der acht Anbieter. Wir sagen auch, wann ein anderes Werkzeug besser passt.
Was heißt kostenlos bei Eventsoftware?
Kostenlos bedeutet bei Eventmanagement-Software selten dasselbe. In der Praxis begegnen Ihnen vier Modelle, und jedes hat eine andere Grenze.
Welches Modell passt, hängt weniger vom Preis ab als von Ihrem Veranstaltungsjahr. Wer viele kleine, kostenlose Formate hat, fährt mit einem anderen Modell gut als jemand, der wenige große Veranstaltungen mit Ticketverkauf ausrichtet.
Acht kostenlose Angebote im Vergleich
Die folgende Tabelle zeigt, was der kostenlose Einstieg der acht Anbieter enthält und was er kostet, sobald Tickets verkauft werden. Grundlage sind die Preisseiten der Anbieter, Stand 15.10.2026. Gebühren der Zahlungsanbieter wie Stripe oder PayPal kommen in allen Fällen hinzu.
| Anbieter und Tarif | Grenzen im kostenlosen Einstieg | Wenn Tickets Geld kosten |
|---|---|---|
| FairUp Free | bis zu 5 aktive Veranstaltungen gleichzeitig, je 150 Teilnehmende, Check-in per QR-Code, eigenes Branding, nur kostenlose Veranstaltungen | Ticketverkauf ab Starter, 89 € im Monat bei jährlicher Zahlung, plus 1,5 % Plattformgebühr |
| guestoo Free | 2 aktive Veranstaltungen, 50 Kontakte, 1 Person in der Verwaltung, werbefrei erst ab Tarif Pro | bezahlte Tickets ab Tarif Basic, 14,90 € im Monat brutto |
| eventpage.ai Free | 1 aktive Veranstaltung, unbegrenzte Gäste, 2.500 Einladungen im Monat, 1 Benutzerplatz, Gästekonten mit Branding des Anbieters | 3 % Plattformgebühr |
| Zoho Backstage Kostenlos | unbegrenzt viele Veranstaltungen, je 100 Teilnehmende, 3 Programmpunkte und 3 Referierende je Veranstaltung | provisionsfreier Ticketverkauf erst in bezahlten Tarifen |
| Luma Kostenlos | unbegrenzte Veranstaltungen und Gäste, 500 Einladungen in der Woche, bis zu 3 Admins | 5 % Plattformgebühr, 0 % im Tarif Plus für 59 US-Dollar im Monat |
| Eventbrite | unbegrenzt viele kostenlose Veranstaltungen ohne Gebühren | Ticketgebühr, standardmäßig von den Käuferinnen und Käufern getragen |
| eveeno | kostenlose Veranstaltungen ohne Gebühr, laut Anbieter 95 % der Funktionen gebührenfrei | 2,0 % ohne, 4,9 % mit Zahlungsabwicklung durch eveeno, jeweils mindestens 0,99 € je Buchung |
| pretix Hosted | keine Grundgebühr, 500 kostenlose Tickets im Jahr gebührenfrei, danach 0,50 € je kostenlosem Ticket | 2,5 % des Netto-Ticketpreises, höchstens 15 € je Ticket |
Die Tabelle zeigt: Für kostenlose Veranstaltungen sind alle acht Angebote tatsächlich nutzbar, ohne dass eine Rechnung kommt. Die Unterschiede liegen darin, wie viele Veranstaltungen und Menschen der Tarif trägt und wessen Name auf der Anmeldeseite steht.
Wo die Grenzen der Gratis-Tarife liegen
Ein kostenloser Tarif ist für den Anbieter ein Einstieg, kein Geschenk. Die Grenzen sind deshalb so gesetzt, dass wachsende Veranstalter irgendwann wechseln. Das ist legitim, Sie sollten die Grenzen aber vor dem Start kennen. Fünf Stellen sind typisch.
Aktive Veranstaltungen
Manche Tarife zählen, wie viele Veranstaltungen gleichzeitig online sein dürfen. Bei eventpage.ai ist es eine, bei guestoo sind es zwei, bei FairUp fünf. Wer eine Vortragsreihe mit mehreren Terminen parallel bewirbt, stößt hier zuerst an. Andere Anbieter wie Zoho Backstage, Luma oder Eventbrite begrenzen die Zahl der Veranstaltungen nicht.
Teilnehmende und Kontakte
Die zweite Grenze sind Menschen. Zoho Backstage erlaubt im kostenlosen Tarif 100 Teilnehmende je Veranstaltung, FairUp 150, guestoo zählt 50 Kontakte. Bei pretix gibt es keine Obergrenze je Veranstaltung, dafür kostet jedes kostenlose Ticket über dem Jahreskontingent von 500 einen festen Betrag.
Verwaltungskonten
Wenn mehrere Personen Anmeldungen bearbeiten, zählt die Zahl der Konten. guestoo und eventpage.ai lassen im kostenlosen Tarif eine Person zu, Luma bis zu drei Admins für einen Kalender. Ein geteiltes Passwort ist kein Ausweg, denn damit lässt sich nicht mehr nachvollziehen, wer welche Daten geändert hat.
Branding und Werbung
Bei vielen Gratis-Tarifen steht der Name des Anbieters sichtbar auf der Anmeldeseite, in den E-Mails oder im Gästekonto. Bei guestoo ist der Tarif erst ab Pro werbefrei, bei eventpage.ai legen Gäste im kostenlosen Tarif ein Konto mit dem Branding des Anbieters an. FairUp Free läuft vollständig mit Ihrem eigenen Branding. Für eine Hochschule, eine Stadt oder ein Unternehmen ist das mehr als Kosmetik, denn die Gäste melden sich bei Ihnen an, nicht bei einer fremden Plattform.
Ticketverkauf
Die härteste Grenze ist das Geld. Sobald eine Veranstaltung einen Preis hat, endet der kostenlose Bereich fast überall: Entweder wird eine Plattformgebühr fällig oder ein bezahlter Tarif. Das ist der Punkt, an dem sich ein genauer Vergleich lohnt.
Rechenbeispiel 1: dreißig kostenlose Veranstaltungen im Jahr
Ein Career Service, eine Volkshochschule oder eine Wirtschaftsförderung richtet im Jahr 30 kostenlose Veranstaltungen mit durchschnittlich 60 Teilnehmenden aus, höchstens vier sind gleichzeitig zur Anmeldung offen. Zwei Personen bearbeiten die Anmeldungen.
| Anbieter | Passt der kostenlose Einstieg? | Kosten im Jahr |
|---|---|---|
| FairUp Free | ja, 4 von 5 aktiven Veranstaltungen, 60 von 150 Teilnehmenden | 0 € |
| guestoo Free | nein, 2 aktive Veranstaltungen, 50 Kontakte und 1 Person | bezahlter Tarif nötig |
| eventpage.ai Free | nein, 1 aktive Veranstaltung und 1 Benutzerplatz | bezahlter Tarif nötig |
| Zoho Backstage Kostenlos | ja, 60 von 100 Teilnehmenden | 0 € |
| Luma Kostenlos | ja | 0 € |
| Eventbrite | ja | 0 € |
| eveeno | ja | 0 € |
| pretix Hosted | ja, aber 1.800 Tickets liegen 1.300 über dem Freikontingent | 650 € |
Fünf der acht Angebote tragen dieses Jahr ohne Kosten. Die Entscheidung fällt dann an anderen Stellen: Steht Ihr Name oder der des Anbieters auf der Anmeldeseite? Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung? Wo liegen die Daten? Funktioniert der Einlass mit QR-Code? Und was passiert, wenn im nächsten Jahr eine Veranstaltung mit Ticketpreis oder mit Ausstellern dazukommt?
Rechenbeispiel 2: eine Tagung mit Ticketpreis
Eine Fachtagung verkauft 200 Tickets zu je 40 € brutto, der Ticketumsatz liegt bei 8.000 €. Die Plattformgebühren der Anbieter liegen dann bei folgenden Beträgen, jeweils ohne die Gebühr des Zahlungsanbieters:
| Anbieter | Berechnung | Gebühr |
|---|---|---|
| Luma Kostenlos | 5 % von 8.000 € | 400 € |
| eveeno mit Zahlungsabwicklung | 4,9 % von 8.000 € | 392 € |
| eventpage.ai Free | 3 % von 8.000 € | 240 € |
| pretix Hosted | 2,5 % von 33,61 € netto, je Ticket 0,84 € | 168 € |
| eveeno ohne Zahlungsabwicklung | 2,0 % von 8.000 € | 160 € |
| FairUp Starter | 1.068 € Jahrespreis plus 1,5 % von 8.000 € | 1.188 € |
Für eine einzelne Tagung mit Ticketpreis ist ein umsatzabhängiges Modell klar günstiger als ein Jahrestarif. Das gilt auch für FairUp: Wer nur eine bezahlte Veranstaltung im Jahr hat, sollte nicht wegen des Ticketverkaufs auf Starter wechseln. Der Jahrestarif rechnet sich erst bei mehr Ticketumsatz oder mehr Veranstaltungen. Im Vergleich mit einem Tarif, der 5 % Plattformgebühr nimmt, ist FairUp Starter ab rund 30.500 € Ticketumsatz im Jahr günstiger. Eine ausführliche Rechnung zu Pauschalen und Gebühren pro Kopf steht im Beitrag Was Eventsoftware wirklich kostet.
Datenschutz: worauf Sie bei Gratis-Tools achten sollten
Bei einer Anmeldung geben Ihre Gäste Namen, E-Mail-Adressen und oft Arbeitgeber, Studiengang oder Essenswünsche an. Für diese Daten sind Sie als Veranstalter verantwortlich, auch wenn das Werkzeug nichts kostet. Ein Gratis-Tarif ändert an den Pflichten der DSGVO nichts. Vier Fragen sollten Sie vor dem Start klären:
- Bietet der Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung an, und gilt er auch im kostenlosen Tarif? Eine Checkliste dazu steht im Beitrag AVV für Eventsoftware.
- Wo werden die Daten gespeichert, und werden sie in Länder außerhalb der EU übermittelt?
- Nutzt der Anbieter die Daten Ihrer Gäste für eigene Zwecke, etwa für ein eigenes Gästekonto, Empfehlungen oder Werbung?
- Können Sie alle Daten jederzeit exportieren und vollständig löschen?
Öffentliche Stellen und Hochschulen sollten diese Fragen besonders ernst nehmen. Hinweise für Behörden, Städte und Hochschulen stehen im Beitrag zum Teilnehmermanagement bei öffentlichen Veranstaltungen. FairUp speichert die Daten bei AWS in Frankfurt, den Vertrag zur Auftragsverarbeitung erhalten Sie auf Anfrage.
Reicht nicht ein Formular?
Für ein einzelnes internes Treffen reicht ein Online-Formular oft aus. Es stößt an Grenzen, sobald eine Veranstaltung voll ist, Absagen nachrücken sollen, Gäste eine Bestätigung mit Ticket erwarten oder am Eingang jemand prüfen muss, wer angemeldet ist. Dann pflegen Sie Tabellen von Hand, und genau diese Arbeit nimmt eine Teilnehmerverwaltung ab. Eine genaue Abwägung steht im Beitrag Anmeldeformular oder Eventsoftware.
Welches kostenlose Angebot passt zu wem?
Ein bestes Gratis-Tool für alle gibt es nicht. Aus den Preisseiten lässt sich aber ableiten, wofür die Angebote gebaut sind:
- Eventbrite passt, wenn Sie Reichweite auf einem großen Marktplatz suchen und die Gäste die Ticketgebühr tragen sollen. Mehr im Vergleich mit Eventbrite.
- Luma passt zu Community- und Meetup-Formaten mit vielen Einladungen. Mehr im Vergleich mit Luma.
- pretix passt, wenn Sie vor allem Tickets verkaufen und wenige kostenlose Tickets ausgeben, oder wenn Sie die Software selbst betreiben möchten. Mehr im Vergleich mit pretix.
- guestoo passt für sehr kleine Gästelisten mit wenigen Veranstaltungen im Jahr. Mehr im Vergleich mit guestoo.
- Zoho Backstage passt, wenn Sie bereits mit Zoho arbeiten und Veranstaltungen mit wenigen Programmpunkten planen.
- FairUp Free passt zu Organisationen, die mehrere kostenlose Veranstaltungen parallel bewerben, unter eigenem Namen auftreten und am Einlass per QR-Code einchecken wollen.
Wenn aus dem Workshop eine Messe wird
Ein Gratis-Tarif ist ein guter Anfang. Die eigentliche Frage ist, was passiert, wenn Ihre Veranstaltungen wachsen. Wer heute Workshops organisiert, plant morgen vielleicht eine Tagung mit Ticketpreis und übermorgen eine Karrieremesse mit Ausstellern. Viele Gratis-Werkzeuge hören bei der Anmeldung auf. Dann folgt der Umzug in ein zweites System, mit neuen Konten, neuen Verträgen und Teilnehmerdaten an zwei Orten.
FairUp ist so gebaut, dass dieser Umzug entfällt. Der kostenlose Plan nutzt dieselbe Oberfläche wie die Pakete für Konferenzen, Fachmessen und Karrieremessen. Wenn ein Format mehr braucht, etwa Ticketverkauf, Namensschilder beim Check-in, Aussteller mit Standwahl im Hallenplan oder ein Jobboard, schalten Sie es im selben Konto zu. Alles andere bleibt so übersichtlich wie vorher. Wie das für ein ganzes Veranstaltungsjahr aussieht, zeigt der Beitrag Veranstaltungsmanagement-Software für alle Formate.
Häufige Fragen
Gibt es wirklich kostenlose Eventmanagement-Software?
Ja. Mehrere Anbieter haben dauerhaft kostenlose Tarife oder verlangen bei kostenlosen Veranstaltungen keine Gebühr, darunter FairUp, guestoo, eventpage.ai, Zoho Backstage, Luma, Eventbrite und eveeno. Die Tarife haben Grenzen bei aktiven Veranstaltungen, Teilnehmenden, Verwaltungskonten oder Branding.
Was kostet kostenlose Eventsoftware, wenn ich Tickets verkaufe?
Fast alle Anbieter verlangen dann eine Plattformgebühr oder einen bezahlten Tarif. Laut den Preisseiten vom 15.10.2026 liegen die Gebühren zwischen 2 und 5 Prozent des Ticketpreises, dazu kommt die Gebühr des Zahlungsanbieters.
Welche kostenlose Eventsoftware ist DSGVO-konform?
Das hängt weniger vom Preis ab als vom Vertrag zur Auftragsverarbeitung, vom Speicherort der Daten und davon, ob der Anbieter Gästedaten für eigene Zwecke nutzt. Prüfen Sie diese drei Punkte vor dem Start. FairUp speichert die Daten bei AWS in Frankfurt, den Vertrag zur Auftragsverarbeitung erhalten Sie auf Anfrage.
Kann ich mit kostenloser Software einen Check-in per QR-Code machen?
Ja, bei mehreren Anbietern. FairUp Free, eventpage.ai Free und Luma enthalten laut Preisseite einen Check-in im kostenlosen Tarif. Namensschilder, die erst beim Scan gedruckt werden, gibt es bei FairUp ab dem Paket Pro.
Was enthält der kostenlose Plan von FairUp?
Bis zu fünf gleichzeitig aktive Veranstaltungen mit je 150 Teilnehmenden, Eventseite, Anmeldung, Teilnehmerverwaltung und Check-in per QR-Code, vollständig mit eigenem Branding und auf Servern in Deutschland. Der Plan gilt für kostenlose Veranstaltungen und braucht keine Kreditkarte.