Eventmanagement-Software Open Source: wann sich Selbstbetrieb lohnt

Wer nach Eventsoftware sucht, landet früher oder später bei Open Source. Der Gedanke ist naheliegend: keine Lizenzkosten, kein Anbieter, der die Preise erhöht, und der Code liegt offen. Für Hochschulen und öffentliche Stellen kommt ein zweites Argument hinzu, denn sie wollen sich nicht von einem einzelnen Hersteller abhängig machen.

Dieser Beitrag stellt sechs verbreitete Projekte vor, zeigt, was der eigene Betrieb tatsächlich verlangt, und nennt die Lizenzbedingungen, die in der Praxis überraschen. Grundlage sind die Lizenztexte und Dokumentationen der Projekte, Stand 22. Oktober 2026. Wir sind FairUp, ein gehosteter Anbieter, und damit Partei. Deshalb steht hier auch, wann Open Source die bessere Wahl ist.

Was Open Source bei Eventsoftware bedeutet

Open Source beschreibt das Recht, den Quellcode zu lesen, zu verändern und weiterzugeben. Über den Preis sagt der Begriff wenig. Die Macher von alf.io formulieren es auf ihrer Startseite ausdrücklich so: Open Source bedeute Freiheit, nicht Kostenlosigkeit. Der Code ist frei, die Zeit, ihn zu betreiben, ist es nicht.

In der Praxis gibt es zwei Wege. Beim Selbstbetrieb installiert das eigene Haus die Software auf einem Server, hält sie aktuell und haftet für alles, was dort passiert. Viele Projekte bieten daneben eine gehostete Fassung an, etwa pretix Hosted oder die Cloud von Hi.Events. Dann zahlt man Gebühren wie bei jedem anderen Anbieter, nur dass der Code im Hintergrund offen liegt. Wer Open Source wegen der Kosten wählt, meint meist den ersten Weg.

Sechs Projekte im Überblick

Die folgende Tabelle beruht auf den öffentlichen Projektseiten auf GitHub und den Lizenztexten der Projekte. Alle sechs Projekte wurden im Oktober 2026 noch aktiv weiterentwickelt.

Ein siebtes Projekt taucht in Listen oft auf, Attendize. Die letzte Änderung im öffentlichen Verzeichnis stammt laut GitHub vom August 2024. Unsere Einordnung: Bei Software, die Zahlungen und personenbezogene Daten verarbeitet, ist ein Projekt ohne laufende Pflege ein Sicherheitsrisiko, egal wie viele Sterne es hat. Prüfen Sie vor jeder Auswahl, wann zuletzt Sicherheitsupdates erschienen sind.

Was der Selbstbetrieb wirklich verlangt

Die Installationsanleitung von pretix zeigt gut, was hinter einer Eventsoftware steckt. Nach der Dokumentation braucht ein Produktivsystem einen Anwendungsserver, einen Dienst für regelmäßige Aufgaben, eine Datenbank, für die PostgreSQL ausdrücklich empfohlen wird, einen vorgeschalteten Webserver für die verschlüsselte Verbindung und einen Redis-Server für Zwischenspeicher und Warteschlangen. SQLite solle man im Betrieb nie verwenden, heißt es dort, und ohne SSL dürfe pretix nie laufen. Die Anleitung richtet sich ausdrücklich an Systemadministratoren, die Linux-Server betreiben.

Mit der Installation ist es nicht getan. Danach kommen Sicherheitsupdates für Anwendung, Betriebssystem und Datenbank, Sicherungen, die auch wirklich zurückgespielt werden können, eine Überwachung, die Ausfälle meldet, und am Veranstaltungstag jemand, der eingreift, wenn der Einlass hängt. Unsere Einordnung: Der Aufwand verteilt sich nicht gleichmäßig. Er fällt gesammelt an, wenn eine große Veranstaltung ansteht und gleichzeitig ein Update fällig wird.

Wie schnell ein Update fällig werden kann, hat der Oktober 2026 gezeigt. Am 21. Oktober veröffentlichte das PHP-Projekt eine Sicherheitswarnung zu zwei kritischen Lücken, die unter dem Namen PHP2Shell bekannt wurden. Beide erlauben Angreifern ohne Anmeldung, eigenen Code auf dem Server auszuführen, und beide sind mit 9,2 von 10 Punkten bewertet. Betroffen ist jede PHP-Installation, die Webanfragen beantwortet. Das CERT der EU-Institutionen empfahl, sofort zu aktualisieren, und Sicherheitsfirmen meldeten schon am selben Tag erste Angriffsversuche. Unter den sechs Projekten oben ist Hi.Events in PHP geschrieben, das fertige Docker-Abbild baut auf PHP 8.5 auf. Wer es selbst betreibt, muss das Abbild neu bauen und den Container neu starten. pretix, Indico und pretalx sind in Python geschrieben und von dieser Lücke nicht betroffen, haben aber eigene Updates. Was die Lücke für Veranstalter bedeutet, steht ausführlich im Beitrag zu PHP2Shell und selbst betriebener Eventsoftware.

Unsere Einordnung: Bei einer gehosteten Software spielt der Anbieter solche Updates ein. Beim Selbstbetrieb liegt es bei Ihnen, ob das in Stunden oder erst nach der nächsten Veranstaltung passiert.

Beim Datenschutz verschiebt sich die Verantwortung vollständig. Bei einer gekauften Software prüfen Sie die technischen und organisatorischen Maßnahmen des Anbieters und schließen mit ihm einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Beim Selbstbetrieb sind Sie selbst der Anbieter. Artikel 32 der Datenschutz-Grundverordnung verlangt dann von Ihnen Maßnahmen, die dem Risiko angemessen sind, und bei einer Datenpanne läuft die Frist von 72 Stunden nach Artikel 33 gegen Ihr Haus. Einen Vertrag brauchen Sie trotzdem, nämlich mit dem Rechenzentrum, auf dem der Server läuft. Was für öffentliche Stellen bei der Barrierefreiheit gilt, steht im Eintrag zur Barrierefreiheit bei Events.

Lizenzbedingungen, die überraschen

Viele Teams lesen den Lizenztext erst, wenn die Software schon läuft. Bei Eventsoftware lohnt es sich, ihn vorher zu lesen, denn mehrere Projekte haben die Standardlizenz um eigene Bedingungen ergänzt.

Die Lizenz von pretix nennt zwei solche Zusätze. Erstens befreit sie Betreiber von der Pflicht der AGPL, geänderten Quellcode an die Nutzer der Website herauszugeben, solange pretix nicht als Dienst für Dritte angeboten wird und nicht dazu dient, Veranstaltungen Dritter zu verkaufen. Zweitens darf der Hinweis am Fuß der erzeugten Seiten, dass sie mit pretix gebaut sind, nicht entfernt werden. pretalx hat dieselben Zusätze. Unsere Einordnung: Eine Hochschule, die Tickets für eigene Veranstaltungen verkauft, fällt nicht unter die Ausschlüsse. Ein Verband, der über seine Installation auch Veranstaltungen seiner Mitglieder abwickelt, sollte das vorher klären lassen.

Bei Hi.Events ist die Regel noch deutlicher. Die Lizenz verlangt, dass der Link „Powered by Hi.Events“ auf allen Seiten und in allen E-Mails sichtbar bleibt, und verbietet ausdrücklich, ihn durch kleine Schrift oder geringen Kontrast zu verstecken. Wer ihn entfernen will, braucht nach der Lizenzseite eine kostenpflichtige Lizenz, die sich am Ticketumsatz bemisst und bei 249 Euro im Jahr für die ersten 10.000 Euro Umsatz beginnt. Sitzplatzbuchung, Abendkasse und Single Sign-on für Firmen sind in der freien Fassung nach derselben Seite nicht enthalten.

Wann Open Source die richtige Wahl ist

Ein Blick auf die Forschungslandschaft zeigt, wo Selbstbetrieb gut funktioniert. Indico läuft unter anderem bei DESY, am KIT, bei der GSI und am Max-Planck-Institut für Physik. Am CERN verwaltet Indico nach Angabe der Projektseite mehr als 900.000 Veranstaltungen. Diese Häuser haben gemeinsam, dass sie Rechenzentren mit eigenem Personal betreiben und dass ihre Veranstaltungen zum Zuschnitt von Indico passen: Fachkonferenzen mit Einreichung von Beiträgen, Begutachtung, Zeitplan und Archiv.

Daraus lassen sich drei Bedingungen ableiten, unter denen Open Source die bessere Wahl ist. Das Haus betreibt Linux-Server ohnehin und hat Personal, das sich auch am Wochenende um einen Ausfall kümmert. Die Veranstaltungen passen zum Schwerpunkt des Projekts, etwa wissenschaftliche Konferenzen mit Programmkomitee. Und es gibt Anforderungen, die nur mit eigenem Code zu erfüllen sind, etwa eine Anbindung an ein hauseigenes System. Den Login über die Hochschule bietet Indico übrigens selbst: Nach der Dokumentation lässt es sich über LDAP, SAML und Shibboleth anbinden.

Wann eine gehostete Software einfacher ist

Die meisten Veranstaltungsteams in Hochschulen, Kammern, Städten und Unternehmen sitzen nicht im Rechenzentrum. Wenn die IT eine neue Anwendung erst in ihren Plan aufnehmen muss, entscheidet nicht der Lizenzpreis, sondern die Frage, wer das System in zwei Jahren noch betreut. Unsere Einordnung: Wo diese Frage keine klare Antwort hat, ist eine gehostete Software mit Vertrag die ehrlichere Wahl, auch wenn sie Geld kostet.

Der zweite Grund sind die Formate. Die sechs Projekte decken Ticketverkauf, Einlass, Programm und Beitragseinreichung gut ab. Einen Baustein für Aussteller mit Standpaketen, Standwahl im Hallenplan und Rechnung aus der Buchung nennen sie in ihren Projektbeschreibungen nicht. Wer eine Karrieremesse oder Fachmesse ausrichtet, müsste diesen Teil selbst entwickeln oder per Erweiterung ergänzen. Prüfen Sie im Einzelfall, ob es dafür eine gepflegte Erweiterung gibt.

Der dritte Grund ist die Beschaffung. Auch ein Selbstbetrieb kostet Geld, nur verteilt auf Server, Arbeitszeit und gegebenenfalls einen Dienstleister für die Einrichtung. Ein Auftrag an einen solchen Dienstleister ist vergaberechtlich ein Auftrag wie jeder andere. Wie Sie den Auftragswert richtig bilden, steht im Leitfaden zur Beschaffung von Eventsoftware.

Die Kosten ehrlich rechnen

Ein Vergleich zwischen Selbstbetrieb und Lizenz scheitert oft daran, dass die Arbeitszeit fehlt. Die folgende Rechnung beruht auf Annahmen, die Sie durch Ihre eigenen ersetzen sollten. Wir haben sie offengelegt, damit das möglich ist.

Unsere Einordnung: Die Zahl ist kein Argument gegen Open Source. In einem Haus, das ohnehin Server betreibt, fallen viele dieser Stunden nicht zusätzlich an, und die Rechnung sieht anders aus. Sie zeigt aber, dass Selbstbetrieb nicht kostenlos ist, und sie gehört in jeden Vergleich, den Sie Ihrer Leitung vorlegen. Wie sich Pauschalen, Gebühren je Ticket und Lizenzen gegeneinander rechnen lassen, zeigt der Beitrag Was Eventsoftware wirklich kostet.

Was FairUp anders macht und wo die Grenzen liegen

FairUp ist keine Open-Source-Software, sondern ein gehosteter Dienst. Die Daten liegen auf Servern in Frankfurt, Auftragsverarbeitungsvertrag, technische und organisatorische Maßnahmen und die Liste der Unterauftragsverarbeiter liegen vor. Um Updates, Sicherungen und Betrieb kümmern wir uns. Von PHP2Shell war FairUp nicht betroffen, weil FairUp nicht auf PHP läuft. Damit Sie nicht festhängen, lassen sich alle Daten als Excel, CSV oder PDF exportieren.

Inhaltlich setzt FairUp dort an, wo die Open-Source-Projekte aufhören: bei Ausstellern. Aussteller buchen Pakete, wählen ihren Stand im Hallenplan, wenn Sie das freigeben, und die Rechnung entsteht aus der Buchung. Auf der Messe scannen Aussteller und Besucher gegenseitig den QR-Code auf dem Ticket. Wie das zusammenspielt, zeigt die Seite zu Messen von der Standvergabe bis zur Abrechnung. Für Hochschulen ist die Anmeldung über die DFN-AAI ohne eigenen Server nutzbar.

Zwei Grenzen gehören dazu. FairUp hat keine Einreichung und Begutachtung von Beiträgen und keinen eigenen Bereich für Vortragende. Für eine wissenschaftliche Konferenz mit Programmkomitee sind Indico oder pretalx deshalb besser geeignet. Und wer den Code selbst ändern oder auf eigenen Servern betreiben muss, findet das bei FairUp nicht.

Häufige Fragen

Gibt es kostenlose Open-Source-Eventsoftware?

Ja. pretix, Indico, Hi.Events, alf.io, pretalx und eventyay stehen unter Open-Source-Lizenzen und lassen sich ohne Lizenzgebühr auf eigenen Servern betreiben. Kosten entstehen trotzdem, nämlich für Server, Pflege, Sicherungen und die Arbeitszeit der Betreuung.

Welche Open-Source-Eventsoftware eignet sich für Hochschulen?

Für wissenschaftliche Konferenzen mit Einreichung von Beiträgen ist Indico verbreitet, unter anderem bei DESY, KIT und GSI. Für Ticketverkauf kommen pretix oder alf.io in Frage. Voraussetzung ist ein Rechenzentrum, das den Betrieb übernimmt.

Darf man den Herstellerhinweis entfernen?

Bei pretix und pretalx verbieten die Zusatzbedingungen der Lizenz das Entfernen des Hinweises im Seitenfuß. Bei Hi.Events ist der Link Pflicht, er lässt sich nur mit einer kostenpflichtigen Lizenz entfernen. alf.io und Indico verlangen in ihrem Lizenztext keinen sichtbaren Hinweis auf den erzeugten Seiten.

Ist selbst gehostete Software datenschutzrechtlich einfacher?

Nicht automatisch. Beim Selbstbetrieb sind Sie für die technischen und organisatorischen Maßnahmen selbst verantwortlich und brauchen einen Vertrag mit dem Rechenzentrum. Der Vorteil liegt darin, dass Sie den Speicherort selbst bestimmen.

Gibt es Open-Source-Software für Messen mit Ausstellern?

Die verbreiteten Projekte nennen in ihren Beschreibungen Ticketverkauf, Einlass, Programm und Beitragseinreichung, aber keinen Baustein für Aussteller mit Standwahl im Hallenplan und Rechnung aus der Buchung. Prüfen Sie im Einzelfall, ob es dafür gepflegte Erweiterungen gibt.