Hybride Unternehmenskonferenzen planen: Leitfaden für Event-Manager

Kurzantwort: Eine hybride Unternehmenskonferenz unterscheidet sich von einer hybriden Fachveranstaltung nicht durch die Technik, sondern durch die Teilnehmenden. Es sind Beschäftigte, und das zieht zwei Dinge nach sich, die in keiner Technikliste stehen: die Beteiligung des Betriebsrats und die Frage, ob eine Einwilligung im Arbeitsverhältnis überhaupt freiwillig sein kann. Die Formatgrundlagen stehen im Beitrag zu hybriden Events, hier geht es um den internen Fall.

Der Unterschied, der alles verschiebt

Bei einer Fachkonferenz entscheiden Menschen selbst, ob sie kommen, ob sie die Kamera einschalten und ob sie eine Frage stellen. Bei einer internen Konferenz ist die Teilnahme meist Arbeitszeit, die Anwesenheit wird erfasst, und wer eine kritische Frage stellt, tut das vor der eigenen Führungskraft.

Diese Verschiebung wird in der Vorbereitung fast immer übersehen, weil dieselben Werkzeuge zum Einsatz kommen wie bei externen Formaten. Die Werkzeuge sind auch nicht das Problem. Das Problem ist, dass ein Beteiligungsrecht und eine Rechtsgrundlage dazukommen, die es bei Externen nicht gibt, und dass Interaktion anders gestaltet werden muss, damit sie überhaupt stattfindet.

Der Betriebsrat gehört früh an den Tisch

Paragraf 87 Absatz 1 Nummer 6 des Betriebsverfassungsgesetzes gibt dem Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.

Eine hybride Konferenzplattform erfasst regelmäßig, wer wann beigetreten ist, wie lange jemand verbunden war und wer sich zu Wort gemeldet hat. Ob das im Einzelfall unter diese Vorschrift fällt, ist eine Frage für Ihre Rechtsabteilung und die betriebliche Praxis in Ihrem Haus. Die Erfahrung aus Projekten ist eindeutig darin, dass die Frage besser vier Wochen vor der Konferenz gestellt wird als vier Tage vorher.

Praktisch bewährt hat sich, dem Betriebsrat nicht die Plattform vorzulegen, sondern eine Liste: Welche Daten fallen an, wer kann sie sehen, wie lange bleiben sie gespeichert, und welche Auswertungen sind ausgeschlossen. Diese Liste brauchen Sie ohnehin für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, und sie beantwortet die meisten Fragen, bevor sie gestellt werden.

Der Satz, der die Diskussion abkürzt: Eine Zusage, dass Teilnahmedaten nicht zur Leistungsbewertung ausgewertet werden, kostet nichts und löst den größten Teil der Bedenken. Sie muss dann allerdings auch technisch abgesichert sein.

Warum die Einwilligung hier anders funktioniert

Sobald aufgezeichnet wird oder Kameras Teilnehmende zeigen, stellt sich die Frage nach der Rechtsgrundlage. Der Reflex lautet Einwilligung, und genau hier liegt eine Falle.

Paragraf 26 Absatz 2 des Bundesdatenschutzgesetzes bestimmt, dass für die Beurteilung der Freiwilligkeit einer Einwilligung im Beschäftigungsverhältnis insbesondere die bestehende Abhängigkeit der beschäftigten Person und die Umstände der Erteilung zu berücksichtigen sind. Freiwilligkeit kann demnach insbesondere vorliegen, wenn für die beschäftigte Person ein rechtlicher oder wirtschaftlicher Vorteil erreicht wird oder beide Seiten gleichgelagerte Interessen verfolgen.

Die Vorschrift verlangt außerdem die Schriftform oder die elektronische Form, soweit nicht wegen besonderer Umstände eine andere Form angemessen ist, und sie verpflichtet den Arbeitgeber, in Textform über den Zweck und über das Widerrufsrecht aufzuklären.

Für die Konferenzregie folgt daraus eine sehr konkrete Gestaltungsregel: Bauen Sie das Format so, dass niemand eine Einwilligung braucht, um teilzunehmen. Die Kamera zeigt Bühne und Redende, nicht das Publikum. Wer sich zu Wort meldet, entscheidet damit selbst über seine Sichtbarkeit. Und die Aufzeichnung schneidet den Saal nicht mit. Damit verschiebt sich die Einwilligung von allen auf wenige, und die wenigen haben tatsächlich eine Wahl.

Was für Bild und Ton darüber hinaus gilt, auch gegenüber Externen im Raum, behandelt der Beitrag zu Fotos und Videos bei Veranstaltungen.

Die Technik, die den Unterschied macht

Bei hybriden Formaten wird viel über Kameras gesprochen und zu wenig über Ton. Das ist die falsche Reihenfolge. Ein leicht unscharfes Bild verzeiht das Publikum, einen halligen oder abbrechenden Ton nicht. Wer ein begrenztes Budget hat, gibt es zuerst für Mikrofone und einen Mischer aus.

Die letzte Zeile verdient eine eigene Erwähnung. Eine Onlinemoderation ist keine Bequemlichkeit, sondern die Stelle, an der die digitale Teilnahme von Zuschauen zu Teilnehmen wird. Diese Person sammelt Fragen, bringt sie in die Regie ein, begrüßt namentlich und meldet Störungen. Ohne sie sitzt die Onlineseite vor einem Fenster.

Der Regieplan, der die Konferenz zusammenhält

Eine hybride Konferenz braucht einen zweiten Ablaufplan neben dem inhaltlichen. Er hält fest, was zu jedem Zeitpunkt auf dem Stream zu sehen ist und wer das auslöst.

Vier Übergänge entscheiden dabei über den Eindruck. Der Beginn, an dem der Stream schon läuft, bevor der erste Mensch spricht, weil ein schwarzes Bild wie ein Fehler wirkt. Die Pause, in der eine Tafel mit der Uhrzeit der Fortsetzung steht statt eines leeren Saals. Der Wechsel zwischen Vortrag und Diskussion, bei dem die Kamera von der Präsentation auf die Personen zurückgeht. Und das Ende, an dem der Stream nicht mitten im Applaus abbricht.

Diese vier Punkte kosten in der Vorbereitung eine halbe Stunde und machen den Unterschied zwischen einer Übertragung und einer Sendung.

Interaktion, die intern tatsächlich funktioniert

Der wichtigste Unterschied zur externen Konferenz zeigt sich bei den Fragen. Beschäftigte stellen kritische Fragen nicht unter ihrem Namen vor der versammelten Belegschaft und der Geschäftsführung. Wer die Fragefunktion mit Klarnamen betreibt, bekommt freundliche Fragen und hält das für Zustimmung.

Wirksam sind drei Vorkehrungen. Anonyme Fragen sollten möglich sein, mindestens gegenüber dem Plenum. Eine Bewertungsfunktion, mit der Fragen nach oben gestimmt werden, zeigt, was viele bewegt, ohne dass sich einzelne exponieren. Und die Zusage, dass die meistbewerteten Fragen tatsächlich beantwortet werden, entscheidet darüber, ob beim nächsten Mal noch jemand mitmacht.

Die Auswertung danach gehört ebenfalls dazu. Wie sich offene Rückmeldungen sinnvoll bündeln lassen, steht unter Nachbefragung. Für interne Formate gilt dabei besonders, dass sehr kleine Gruppen nicht getrennt ausgewiesen werden, weil sonst aus einer anonymen Antwort eine zuordenbare wird.

Der Probelauf, der wirklich etwas findet

Ein Technikcheck, bei dem alles funktioniert, hat nichts geprüft. Sinnvoll ist ein Durchlauf, der die Fälle testet, die am Tag selbst eintreten.

• Eine Präsentation teilen und dabei prüfen, ob die Schrift auf einem Mobiltelefon lesbar bleibt.
• Eine Frage aus dem Saal ohne Saalmikrofon stellen und hören, was online ankommt. Meist nichts.
• Die Uploadleitung während des Tests bewusst belasten.
• Eine Person online stumm schalten lassen und wieder freigeben.
• Den Wechsel zwischen zwei Kameraperspektiven fahren.
• Die Aufzeichnung starten, stoppen und die Datei tatsächlich öffnen.

Der vorletzte Punkt ist der, an dem am häufigsten etwas auffällt, und der letzte der, den fast niemand macht. Eine Aufzeichnung, die erst am nächsten Tag als unbrauchbar auffällt, ist verloren.

Was nach der Konferenz mit der Aufzeichnung passiert

Die Aufzeichnung ist der Teil, der am längsten nachwirkt und am seltensten geregelt ist. Drei Fragen gehören vorher beantwortet.

Wer darf sie sehen? Eine unternehmensweite Freigabe ist etwas anderes als ein Zugang für die Abteilung, die nicht teilnehmen konnte. Wie lange bleibt sie verfügbar? Eine unbefristete Ablage widerspricht der Zweckbindung, und eine festgelegte Frist gehört in Ihr Verzeichnis der Löschfristen. Und was passiert mit dem Chatverlauf und den gestellten Fragen? Sie sind personenbezogen, sobald Namen daranhängen, und sie sind im Zweifel interessanter als das Video selbst.

Wie sich das insgesamt ordnen lässt, beschreibt der Leitfaden zum Datenschutz bei Veranstaltungen.

Wo die Anmeldung ins Spiel kommt

Die Streamingtechnik und die Teilnehmerverwaltung sind zwei verschiedene Dinge, und sie werden oft in einem Atemzug genannt. FairUp deckt die zweite Seite ab: Anmeldung mit getrennten Kontingenten für Präsenz und Online, Teilnehmerverwaltung, Erinnerungen und der Check-in vor Ort. Einzelne Programmpunkte lassen sich als eigene Unterveranstaltungen führen, wenn Kapazitäten je Workshop begrenzt sind. Die Übertragung selbst leistet ein Streaminganbieter, und das sollte ein Anbieter auch so sagen.

Für die Planung heißt das: Klären Sie früh, welches System die führende Teilnehmerliste hält. Wenn Anmeldung und Streamingzugang aus zwei Quellen kommen, entsteht am Konferenztag die Frage, warum jemand im einen System steht und im anderen nicht. Was dazugehört, steht unter Teilnehmermanagement. Welche Werkzeuge Marketingteams für externe Konferenzen sonst brauchen, listet der Beitrag zur Konferenz-Software für Marketing-Teams.

Häufige Fragen

Muss der Betriebsrat beteiligt werden?

Das gehört im eigenen Haus geprüft. Paragraf 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG sieht ein Mitbestimmungsrecht bei technischen Einrichtungen vor, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Eine Konferenzplattform erfasst regelmäßig Beitritt, Dauer und Wortmeldungen. Die Frage sollte vier Wochen vorher gestellt werden, nicht vier Tage vorher.

Brauchen wir eine Einwilligung für die Aufzeichnung?

Am besten bauen Sie das Format so, dass die Frage sich für die Mehrheit nicht stellt: Kamera auf Bühne und Redende, nicht auf das Publikum. Wo eine Einwilligung nötig ist, gilt Paragraf 26 Absatz 2 BDSG. Er verlangt, dass bei der Freiwilligkeit die Abhängigkeit im Beschäftigungsverhältnis berücksichtigt wird, sowie Schriftform oder elektronische Form und eine Aufklärung über Zweck und Widerrufsrecht in Textform.

Was ist wichtiger, Kamera oder Ton?

Ton. Ein leicht unscharfes Bild verzeiht das Publikum, einen halligen oder abbrechenden Ton nicht. Wer sparen muss, spart nicht am Mikrofon und schon gar nicht am Saalmikrofon für Fragen.

Warum stellt online niemand Fragen?

Meist aus zwei Gründen. Es gibt keine Person, die nur die Onlineseite betreut, und Fragen erscheinen mit Klarnamen vor der Belegschaft. Anonyme Fragen mit Bewertungsfunktion und eine eigene Onlinemoderation ändern das zuverlässiger als jede Plattformfunktion.

Wie lange darf die Aufzeichnung verfügbar bleiben?

So lange, wie der Zweck es erfordert, und das gehört vorher schriftlich festgelegt. Eine unbefristete Ablage widerspricht der Zweckbindung. Vergessen wird dabei regelmäßig der Chatverlauf, der ebenfalls personenbezogen ist.

Kann eine Eventplattform den Stream mitliefern?

Anmeldung, Teilnehmerverwaltung und Check-in sind eine andere Aufgabe als die Übertragung. FairUp deckt die erste Seite ab, die Übertragung leistet ein Streaminganbieter. Wichtig ist vor allem, dass eine der beiden Seiten die führende Teilnehmerliste hält.

Kurz zusammengefasst

Eine hybride Unternehmenskonferenz ist kein Technikprojekt mit Rechtsanhang, sondern umgekehrt. Die Technik ist beherrschbar und in einem Nachmittag zu klären. Die Beteiligung des Betriebsrats, die Frage nach der Freiwilligkeit einer Einwilligung und der Umgang mit der Aufzeichnung brauchen Vorlauf und Entscheidungen, die nicht die Regie treffen kann.

Wer drei Dinge früh festlegt, hat den größten Teil erledigt: die Kamera zeigt nicht das Publikum, es gibt eine Person nur für die Onlineseite, und für Aufzeichnung und Chatverlauf steht eine Frist fest. Dieser Beitrag ordnet die Rechtslage ein und ersetzt keine arbeits- oder datenschutzrechtliche Beratung im Einzelfall.