GEMA bei Veranstaltungen: wann sie anfällt und wer meldet

Kurzantwort: Die entscheidende Frage lautet nicht, ob GEMA anfällt, sondern ob die Musikwiedergabe öffentlich ist. Das Urheberrechtsgesetz beantwortet das über persönliche Beziehungen zwischen den Anwesenden, nicht über Eintrittsgeld oder Gewinnabsicht. Und der verbreitetste Irrtum steht ausdrücklich im Gesetz widerlegt: Auch bei einer kostenlosen Veranstaltung ohne Erwerbszweck ist eine angemessene Vergütung zu zahlen.

Warum die übliche Faustregel nicht trägt

Die Regel, die man am häufigsten hört, lautet: kein Eintritt, kein Gewinn, keine GEMA. Sie ist falsch, und zwar an zwei Stellen gleichzeitig.

Erstens hängt die Frage, ob überhaupt ein Recht betroffen ist, nicht am Geld. Zweitens beseitigt die Ausnahme, auf die sich diese Regel beruft, nur die Erlaubnispflicht, nicht die Zahlungspflicht. Beides steht im Gesetz, und beides lässt sich nachlesen.

Für Veranstalter ist das keine akademische Unterscheidung. Wer eine Karrieremesse mit Hintergrundmusik bespielt, eine Preisverleihung mit Einspielern begleitet oder auf einem Kongress Pausenmusik laufen lässt, bewegt sich in genau diesem Bereich, meist ohne es zu prüfen.

Die einzige Frage, die wirklich zählt

Das Recht, ein Werk öffentlich wiederzugeben, gehört nach Paragraf 15 Absatz 2 des Urheberrechtsgesetzes zu den ausschließlichen Rechten der Urheberin oder des Urhebers. Dazu zählen das Aufführungsrecht ebenso wie die Wiedergabe durch Tonträger. Ob eine Band spielt oder eine Anlage eine Wiedergabeliste abspielt, macht dabei keinen Unterschied.

Entscheidend ist der dritte Absatz, und der ist bemerkenswert konkret. Die Wiedergabe ist öffentlich, wenn sie für eine Mehrzahl von Mitgliedern der Öffentlichkeit bestimmt ist. Und zur Öffentlichkeit gehört jeder, der nicht mit demjenigen, der das Werk verwertet, oder mit den anderen Anwesenden durch persönliche Beziehungen verbunden ist.

Der Maßstab ist also die persönliche Verbundenheit der Anwesenden untereinander, nicht die Zahl, nicht der Eintritt und nicht der Zweck. Eine Feier im Familien- und Freundeskreis fällt darunter. Eine Veranstaltung, zu der sich Menschen über ein Formular anmelden können, praktisch nie.

Die praktische Übersetzung: Sobald Sie nicht mehr alle Namen auf der Gästeliste persönlich kennen, sollten Sie von einer öffentlichen Wiedergabe ausgehen.

Der Irrtum, der am teuersten wird

Paragraf 52 Absatz 1 ist die Vorschrift, auf die sich die verbreitete Faustregel stützt, und wer sie zu Ende liest, findet dort das Gegenteil.

Der erste Satz erlaubt die öffentliche Wiedergabe eines veröffentlichten Werkes, wenn drei Bedingungen zusammenkommen: Die Wiedergabe dient keinem Erwerbszweck des Veranstalters, die Teilnehmer werden ohne Entgelt zugelassen, und bei einem Vortrag oder einer Aufführung erhält keiner der ausübenden Künstler eine besondere Vergütung.

Der zweite Satz lautet dann: Für die Wiedergabe ist eine angemessene Vergütung zu zahlen.

Die Ausnahme befreit also von der Pflicht, vorher um Erlaubnis zu fragen, nicht vom Zahlen. Ganz entfällt die Vergütungspflicht erst nach dem dritten Satz, und der ist eng gefasst: für Veranstaltungen der Jugendhilfe, der Sozialhilfe, der Alten- und Wohlfahrtspflege sowie der Gefangenenbetreuung, sofern sie nach ihrer sozialen oder erzieherischen Zweckbestimmung nur einem bestimmt abgegrenzten Kreis von Personen zugänglich sind.

Eine Hochschule mit kostenlosem Berufsorientierungstag fällt nicht darunter. Eine Wirtschaftsförderung mit kostenfreiem Workshop ebenfalls nicht. Beide sind weder Jugendhilfe noch Wohlfahrtspflege im Sinne der Vorschrift, auch wenn ihr Anliegen gemeinnützig ist.

Und ein weiterer Satz derselben Vorschrift wird regelmäßig übersehen: Dient die Veranstaltung dem Erwerbszweck eines Dritten, gilt die Erlaubnis nicht, und der Dritte hat die Vergütung zu zahlen. Bei einer Karrieremesse, auf der Unternehmen für Standflächen zahlen, ist das eine Frage, die sich stellt.

Wo es bei welchem Format konkret wird

Musik taucht bei Fach- und Karriereveranstaltungen an mehr Stellen auf, als in der Planung vorkommen.

Die vierte Zeile ist für Messeveranstalter die wichtigste. Wenn dreißig Aussteller unabhängig voneinander Musik abspielen, entsteht eine Lage, die niemand geplant hat. Eine Regelung in den Teilnahmebedingungen kostet zwei Sätze und klärt die Zuständigkeit, bevor sie zum Thema wird. Ausgespielt wird sie am besten dort, wo Ausstellende ohnehin ihre Angaben machen, also im Ausstellerportal.

Warum die Musikfolge kein Formularkram ist

Nach der Veranstaltung wird üblicherweise eine Aufstellung der gespielten Titel verlangt. Diese Musikfolge wirkt wie Bürokratie und ist der Grund, aus dem Urheberinnen und Urheber überhaupt Geld sehen.

Die gesetzliche Grundlage steht in Paragraf 41 des Verwertungsgesellschaftengesetzes. Eine Verwertungsgesellschaft kann vom Nutzer Auskunft über die Nutzung der Werke verlangen, an denen sie ihm Nutzungsrechte eingeräumt hat, soweit die Auskunft für die Einziehung oder die Verteilung der Einnahmen erforderlich ist. Die Vorschrift enthält zugleich eine Grenze: Sie gilt nicht, soweit die Auskunft dem Nutzer nur mit unangemessen hohem Aufwand möglich ist.

Praktisch heißt das zweierlei. Sie sollten die Titelliste einsammeln, und zwar von der Person, die die Musik ausgewählt hat, also von der Band oder vom DJ. Und Sie sollten das vertraglich vereinbaren, bevor die Veranstaltung stattfindet, weil die Liste nach dem Abbau erfahrungsgemäß schwer zu bekommen ist.

Wer anmeldet, und warum nicht der DJ

Die Verantwortung liegt bei dem, der die Veranstaltung durchführt und die Wiedergabe veranlasst, nicht bei dem, der die Technik bedient. Ein DJ, der zusagt, das schon geregelt zu haben, meint meist seine eigene Tätigkeit und nicht Ihre Veranstaltung.

Das gilt entsprechend für die Location. Manche Häuser haben Verträge, die bestimmte Nutzungen abdecken, viele nicht, und die Reichweite unterscheidet sich erheblich. Lassen Sie sich schriftlich geben, was gedeckt ist, und gehen Sie im Zweifel davon aus, dass Ihre Veranstaltung nicht dazugehört.

Die GEMA selbst formuliert den Grundsatz auf ihrer Seite für Musiknutzer knapp: Immer wenn Sie Musik öffentlich nutzen möchten, wenden Sie sich an die GEMA. Ob im Einzelfall tatsächlich Rechte betroffen sind, die sie wahrnimmt, ist eine zweite Frage, aber die Anmeldung ist der Weg, auf dem sie geklärt wird.

Was das mit Ihren Anmeldedaten zu tun hat

Die Vergütung richtet sich in aller Regel nach Größenmerkmalen der Veranstaltung, also nach Fläche, Teilnehmerzahl und gegebenenfalls dem Eintrittsgeld. Als Kostenposition gehört sie damit in das Messebudget und nicht in die Nachbereitung. Genau diese Angaben liegen in Ihrer Teilnehmerverwaltung, wenn Sie eine führen.

Aus der Anmeldung ergibt sich die erwartete Zahl, aus dem Check-in die tatsächliche, und aus der Ticketkonfiguration das Entgelt. Wer diese drei Werte hat, kann eine Anmeldung ausfüllen, ohne zu schätzen, und im Zweifel belegen, worauf die Angabe beruht.

Was dabei ehrlich bleiben muss: Eine Schnittstelle zur GEMA gibt es bei FairUp nicht, und die Anmeldung nimmt Ihnen keine Software ab. Was die Plattform liefert, sind belastbare Zahlen statt einer Schätzung aus dem Gedächtnis. Das ist weniger, als mancher erwartet, und mehr, als eine Tabelle im Nachhinein hergibt.

Was in der Planung schiefgeht

Vier Fehler tauchen so regelmäßig auf, dass sie in jede Checkliste gehören.

Zu spät anmelden. Die Anmeldung gehört vor die Veranstaltung. Eine nachträgliche Meldung ist möglich, führt aber regelmäßig zu Aufschlägen, und sie nimmt Ihnen jede Verhandlungsposition.

Sich auf lizenzfreie Musik verlassen, ohne es belegen zu können. Es gibt Repertoire außerhalb der GEMA, und es ist zulässig, damit zu arbeiten. Sie sollten dann allerdings je Titel nachweisen können, dass die Urheber nicht vertreten werden. Ein Hinweis auf der Plattform, von der Sie die Datei geladen haben, ist kein Nachweis über die Rechtekette.

Die Musikfolge nicht vereinbaren. Ein Satz im Vertrag mit dem DJ, dass er die Titelliste binnen einer Woche liefert, erspart drei Wochen Nachfassen.

Die Aufzeichnung vergessen. Wenn der Mitschnitt später auf der Website steht, ist das eine eigene Nutzung. Die Anmeldung der Veranstaltung deckt sie nicht ab. Was bei Bild und Ton sonst noch zu klären ist, beschreibt der Beitrag zu Fotos und Videos bei Veranstaltungen.

Wie Sie in Ihrem Fall vorgehen

Vier Schritte führen zu einer belastbaren Klärung, und keiner davon dauert lange.

Prüfen Sie zuerst, ob überhaupt Musik vorkommt, und zwar an allen Stellen: Foyer, Bühne, Pausen, Aussteller, Aufzeichnung. Diese Liste ist fast immer länger als gedacht. In welchen Wochen der Planung das sinnvoll aufgehoben ist, zeigt der Leitfaden zur Karrieremesse in acht Wochen.

Klären Sie dann anhand von Paragraf 15 Absatz 3, ob die Wiedergabe öffentlich ist. Bei einer Veranstaltung mit offener Anmeldung ist die Antwort praktisch immer ja.

Fragen Sie drittens bei der Location schriftlich nach bestehenden Verträgen und deren Reichweite.

Melden Sie viertens vor der Veranstaltung an und vereinbaren Sie zugleich, wer die Musikfolge liefert. Wo es um größere Beträge oder um eine ungewöhnliche Konstellation geht, gehört die Einschätzung in fachkundige Hände; dieser Beitrag ordnet die Rechtslage ein und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Häufige Fragen

Fällt GEMA auch bei kostenlosen Veranstaltungen an?

In aller Regel ja. Paragraf 52 Absatz 1 des Urheberrechtsgesetzes erlaubt die Wiedergabe zwar unter bestimmten Bedingungen ohne vorherige Erlaubnis, verlangt im zweiten Satz aber ausdrücklich eine angemessene Vergütung. Die Zahlungspflicht entfällt nur für die dort genannten Fälle der Jugendhilfe, Sozialhilfe, Alten- und Wohlfahrtspflege sowie Gefangenenbetreuung bei abgegrenztem Personenkreis.

Wann ist eine Wiedergabe öffentlich?

Nach Paragraf 15 Absatz 3, wenn sie für eine Mehrzahl von Mitgliedern der Öffentlichkeit bestimmt ist. Zur Öffentlichkeit gehört jeder, der mit dem Veranstalter oder den anderen Anwesenden nicht durch persönliche Beziehungen verbunden ist. Eintritt und Gewinnabsicht spielen für diese Frage keine Rolle.

Reicht es, wenn der DJ oder die Band angemeldet hat?

Darauf sollten Sie sich nicht verlassen. Verantwortlich ist, wer die Veranstaltung durchführt und die Wiedergabe veranlasst. Zusagen der Technik betreffen meist deren eigene Tätigkeit, nicht Ihre Veranstaltung.

Was ist mit Musik am Ausstellerstand?

Zunächst ist verantwortlich, wer die Wiedergabe veranlasst, also der Aussteller. Weil das im Streitfall selten geklärt ist, gehört eine ausdrückliche Regelung in die Teilnahmebedingungen, mitsamt der Aussage, ob Beschallung am Stand überhaupt zulässig ist.

Warum wird eine Titelliste verlangt?

Weil die Einnahmen sonst nicht zugeordnet werden können. Paragraf 41 des Verwertungsgesellschaftengesetzes gibt der Verwertungsgesellschaft einen Auskunftsanspruch über die genutzten Werke, soweit die Auskunft für Einziehung oder Verteilung erforderlich ist und dem Nutzer ohne unangemessen hohen Aufwand möglich ist.

Deckt unser Streamingdienst das ab?

Private Abonnements sind üblicherweise auf den privaten Gebrauch beschränkt und decken die Beschallung einer Veranstaltung nicht. Prüfen Sie die Nutzungsbedingungen des Anbieters, bevor Sie darauf bauen.

Kurz zusammengefasst

Drei Sätze genügen für die Praxis. Die Frage lautet nicht, ob Eintritt verlangt wird, sondern ob die Anwesenden untereinander persönlich verbunden sind. Kostenlos ist nicht kostenfrei, weil die Ausnahme im Gesetz die Vergütungspflicht ausdrücklich bestehen lässt. Und verantwortlich ist der Veranstalter, nicht die Technik.

Wer vor der Veranstaltung anmeldet und die Musikfolge vertraglich vereinbart, hat den Vorgang erledigt, bevor er zum Problem wird. Die Einzelheiten zu Ablauf und Fristen stehen im Eintrag zur GEMA-Anmeldung.