FairUp vs. Swapcard für Fachmessen: Welche Plattform passt zu Ihrem Messeformat?

Worum es in diesem Vergleich geht

Ein Vergleich, den ein Anbieter über einen Wettbewerber schreibt, ist nie neutral. Wir haben uns deshalb auf zwei Regeln festgelegt. Über Swapcard steht hier nur, was Swapcard selbst auf seiner Website veröffentlicht, Stand September 2026. Über FairUp steht nur, was auf unserer Preisseite steht oder in unseren Unterlagen belegt ist. Wo eine Seite etwas nicht veröffentlicht, sagen wir das, statt zu schätzen.

Das Ergebnis ist kein Sieger, sondern eine Zuordnung. Beide Plattformen haben einen Bereich, in dem sie stark sind, und einen, in dem die andere besser passt. Welcher Bereich Ihrer ist, hängt vor allem von der Größe Ihrer Messe, vom Stellenwert der Besucher-App und vom Beschaffungsweg ab.

Swapcard in Kürze

Swapcard ist eine Event-Plattform aus Frankreich, die sich an Messeveranstalter, Verbände, Konferenzen und Medienhäuser richtet. Die Preisseite nennt drei Pläne, Starter, Professional und Enterprise, und beschreibt den Preis als Jahreslizenz, die unter anderem vom Volumen an Besuchern und Ausstellern während der Laufzeit abhängt. Konkrete Beträge stehen dort nicht; für Professional und Enterprise verweist Swapcard auf ein individuelles Angebot nach einer Demo.

Zum Funktionsumfang nennt Swapcard unter anderem ein Ausstellerportal, Lead-Erfassung und Lead-Qualifizierung für Aussteller, einen interaktiven Hallenplan, KI-gestützte Empfehlungen und Terminvorschläge sowie eine eigene Lösung für Check-in und Badgedruck vor Ort. Mehrere dieser Funktionen sind als Zusatzmodule ausgewiesen, deren Preis je Plan variiert.

FairUp in Kürze

FairUp ist eine Plattform aus Deutschland für Messen, Karriereveranstaltungen, Konferenzen und Events mit Anmeldung. Für Messen gibt es zwei Pakete mit veröffentlichten Preisen: Expo ab 4.900 Euro im Jahr und Career ab 7.900 Euro im Jahr, jeweils für unbegrenzt viele Veranstaltungen mit bis zu 100 Ausstellern je Veranstaltung und ohne Plattformgebühr auf die eigenen Verkäufe. Darüber liegt Enterprise ab 30.000 Euro im Jahr ohne Ausstellergrenze.

Enthalten sind Ausstellermanagement mit Anmeldung, Freigabe und Rechnungsstellung, Standbuchung über einen Hallenplan, in dem Aussteller ihren Stand bei der Paketbuchung selbst wählen können, wenn der Veranstalter das freigibt, ein Ausstellerportal, Badge- und Check-in-Software sowie Ticketing. Career ergänzt Jobboard, Talentpool und Matchmaking zwischen Studierenden und Unternehmen.

Die Unterschiede auf einen Blick

Die Tabelle gibt wieder, was beide Anbieter veröffentlichen. Wie gut eine Funktion im Alltag trägt, zeigt nur eine Demo mit Ihrem eigenen Fall.

Preismodell und Beschaffung

Der deutlichste Unterschied liegt nicht in einer Funktion, sondern im Preismodell. Swapcard kalkuliert je Kunde nach Volumen und Leistungsumfang, FairUp veröffentlicht Paketpreise. Für private Messeveranstalter ist das vor allem eine Frage der Planbarkeit. Für öffentliche Auftraggeber hat es eine zusätzliche Bedeutung: Wer eine Beschaffung vorbereitet, muss den Auftragswert schätzen, und veröffentlichte Preise machen diese Schätzung einfacher.

Das heißt nicht, dass ein Angebot auf Anfrage teurer sein muss. Bei großen Messen mit vielen hundert Ausstellern kann ein individuelles Angebot günstiger ausfallen als ein Paket, das für eine andere Größe gebaut ist. Holen Sie deshalb für Ihre konkrete Messe beide Zahlen ein, bevor Sie vergleichen. Wie sich Pauschal- und Gebührenmodelle unterscheiden, beschreibt der Beitrag zu Kosten von Eventsoftware.

Datenschutz und Sicherheit

Beide Anbieter bezeichnen sich als DSGVO-konform, und das allein sagt wenig. Swapcard veröffentlicht auf seiner Sicherheitsseite eine ISO-27001-Zertifizierung, einen SOC-2-Typ-II-Bericht auf Anfrage und eine bei der französischen Aufsichtsbehörde CNIL gemeldete Datenschutzbeauftragte; der Standard-Auftragsverarbeitungsvertrag und die Liste der Unterauftragsverarbeiter sind verlinkt.

FairUp hostet bei AWS in der Region Frankfurt. Auftragsverarbeitungsvertrag, technische und organisatorische Maßnahmen und die Liste der Unterauftragsverarbeiter stellen wir auf Anfrage zur Prüfung bereit. Entscheidend ist für beide Seiten dieselbe Prüfung: Wer sind die Unterauftragsverarbeiter, wo werden Daten verarbeitet, gibt es Übermittlungen in Drittländer, und wie werden Daten nach Vertragsende gelöscht? Ein strukturiertes Raster dafür liefern die zwölf Prüfkriterien und die AVV-Checkliste.

Die Ausstellerseite

Für Messeveranstalter ist die Ausstellerseite meist wichtiger als die Besucher-App, weil dort das Geld verdient wird. Beide Plattformen bieten ein Portal, in dem Aussteller ihre Angaben selbst pflegen. Unterschiede liegen im Detail. FairUp verbindet Standbuchung, Hallenplan und Rechnung in einem Ablauf: Der Aussteller wählt Paket und Stand, und die Rechnung entsteht aus der Buchung. Swapcard legt den Schwerpunkt stärker auf die Zeit während der Messe, auf Lead-Erfassung, Qualifizierung und Auswertung für die Aussteller.

Welcher Schwerpunkt wichtiger ist, hängt davon ab, wo Ihr Aufwand liegt. Verbringt Ihr Team die meiste Zeit mit Standvergabe und Abrechnung, zählt der erste. Verlangen Ihre Aussteller vor allem messbare Kontakte, zählt der zweite. Wie der Ablauf von der Buchung bis zur Rechnung aussieht, beschreibt der Beitrag zur Messesoftware für Aussteller.

Die Besucherseite

Bei großen internationalen Messen spielt die Besucher-App eine wichtige Rolle: persönlicher Programmplan, Empfehlungen, Terminbuchung mit Ausstellern, Navigation in der Halle. Swapcard hat hier einen Schwerpunkt und bietet eigene gebrandete Apps als Zusatzmodul an. Wer Sessions einzeln erfassen will, findet dafür bei Swapcard ein eigenes Modul.

FairUp bildet die Besucherseite über Anmeldung, Ticket mit QR-Code und Check-in ab. Programmpunkte stehen als Sessions mit Agenda auf der Eventseite, und die Anwesenheit lässt sich je Session kontrollieren; ein eigenes Speaker-Portal gibt es nicht. Matchmaking ist im Paket Career enthalten, nicht in Expo. Für Messen, bei denen das Gespräch am Stand im Mittelpunkt steht und das Programm eine Nebenrolle spielt, reicht das meist; für Kongresse mit vielen parallelen Sessions ist es eine echte Grenze.

Größe und Grenzen

Die klarste Grenze auf FairUp-Seite ist die Ausstellerzahl. Expo und Career reichen bis 100 Aussteller je Veranstaltung. Eine Messe mit regelmäßig mehreren hundert Ausstellern landet im Enterprise-Paket ab 30.000 Euro im Jahr, und in dieser Größenordnung ist ein individuelles Angebot eines spezialisierten Anbieters ein ernsthafter Vergleichspunkt. Dazu kommt, dass FairUp keine fertige Direktanbindung an ein CRM im Standard hat; die Übergabe läuft über Exporte in Excel, CSV oder PDF, eine Direktanbindung ist auf Anfrage möglich.

Auf Swapcard-Seite ist die Grenze weniger eine Funktion als der Einstieg: Ohne veröffentlichte Preise lässt sich ohne Vertriebsgespräch nicht abschätzen, ob eine kleinere regionale Messe wirtschaftlich passt. Die Preisseite nennt für den Einstiegsplan eine begrenzte Besucherzahl je Jahr; welche Größe für Ihre Messe gilt, klärt erst das Angebot.

Einführung und Aufwand

Wie schnell eine Plattform für die erste Messe bereitsteht, hängt weniger von der Software ab als von der Zahl der Entscheidungen, die vorher fallen müssen: Standpakete, Preise, Hallenplan, Fristen, Texte. FairUp nennt für die Einarbeitung eines Teams zwei bis vier Stunden; das Anlegen der Pakete und des Hallenplans für die erste Messe kommt hinzu und hängt vom Umfang ab. Swapcard veröffentlicht dazu keine Zahl auf den geprüften Seiten, bietet aber Schulungen und Zertifizierungen für die eigene Oberfläche an.

Fragen Sie beide Anbieter, wer die Einrichtung übernimmt, was im Preis enthalten ist und was als Dienstleistung zusätzlich berechnet wird. Gerade bei Plattformen mit vielen Zusatzmodulen ist die Einrichtung oft ein eigenes Projekt.

Wenn Sie wechseln

Ein Plattformwechsel mitten in der Messevorbereitung ist riskant. Der beste Zeitpunkt liegt nach der Nachbereitung einer Ausgabe, bevor die Einladungen für die nächste hinausgehen. Klären Sie vorher, welche Daten Sie aus dem alten System mitnehmen: Ausstellerstamm, Standhistorie, Rechnungen. Nach Artikel 28 Absatz 3 DSGVO muss der bisherige Anbieter als Auftragsverarbeiter die Daten nach Vertragsende nach Ihrer Wahl löschen oder zurückgeben; treffen Sie diese Wahl ausdrücklich und schriftlich.

Welche Plattform zu welcher Messe passt

Die Tabelle ist ein Ausgangspunkt, keine Empfehlung für Ihren Einzelfall. Wie der Ablauf einer Fachmesse unabhängig vom System aussieht, beschreibt der Beitrag Fachmessen planen.

Fragen, die Sie beiden Anbietern stellen sollten

Ein fairer Vergleich entsteht erst mit denselben Fragen an beide Seiten. Was kostet die Plattform für meine Messe mit meiner Zahl an Ausstellern und Besuchern, einschließlich aller Zusatzmodule, die ich brauche? Welche Unterauftragsverarbeiter sind beteiligt, und findet eine Übermittlung in Drittländer statt? In welchem Format entstehen Ausstellerrechnungen, und reicht das für die E-Rechnungspflicht im inländischen B2B ab 2027? Welche Exporte gibt es, und wie bekomme ich meine Daten nach Vertragsende zurück? Wie lange dauert die Einrichtung bis zur ersten Messe?

Lassen Sie sich die Antworten schriftlich geben, und lassen Sie sich die Plattform an Ihrem eigenen Standpaket zeigen, nicht an einer Beispielmesse. Wie sich die übrigen Anbieter einordnen, zeigt der Vergleich von Eventsoftware nach Einsatzfall.

Auch für Workshops, Konferenzen und Business Events

Swapcard zielt auf große Konferenzen, doch auch kleinere Konferenzen und Fachtagungen brauchen Anmeldung, Programm und Einlass. FairUp ist nicht nur für Messen gebaut. Für Workshops und Seminare lässt sich die Teilnehmerzahl begrenzen, eine Warteliste führen und jede Anmeldung von einer Freigabe abhängig machen. Bei Konferenzen stehen die Programmpunkte als Sessions mit Agenda auf der Eventseite, und die Anwesenheit lässt sich je Session kontrollieren. Für Business Events und Kundenveranstaltungen gibt es ein eigenes Einladungsmanagement, Begleitpersonen mit getrenntem Check-in, Erinnerungen 24 Stunden und eine Stunde vor Beginn sowie eine automatische Umfrage nach dem Event. Namensschilder entstehen bei allen Formaten erst beim Check-in.

Wie das an einer Firmenveranstaltung oder Konferenz aussieht, zeigt die Seite FairUp für Business Events.

Häufige Fragen

Veröffentlicht Swapcard seine Preise?

Die Preisseite nennt die Pläne Starter, Professional und Enterprise und beschreibt den Preis als Jahreslizenz nach Volumen, nennt aber keine Beträge. Für Professional und Enterprise gibt es ein individuelles Angebot nach einer Demo.

Welche Plattform eignet sich für eine regionale Fachmesse?

Bei bis zu 100 Ausstellern ist FairUp Expo mit veröffentlichtem Preis und Standbuchung samt Rechnung ein naheliegender Kandidat. Holen Sie trotzdem ein Angebot von Swapcard ein, wenn Ihnen Besucher-App und Lead-Qualifizierung wichtig sind.

Sind beide Plattformen DSGVO-konform?

Beide Anbieter sagen das von sich. Swapcard veröffentlicht Zertifizierungen, Datenschutzbeauftragte und Auftragsverarbeitungsvertrag, FairUp hostet in Frankfurt und stellt seine Unterlagen auf Anfrage bereit. Entscheidend ist Ihre eigene Prüfung von Unterauftragsverarbeitern, Datenflüssen und Löschung.

Kann FairUp Sessions erfassen?

Ja. Programmpunkte stehen als Sessions mit Agenda auf der Eventseite, und die Anwesenheit lässt sich je Session kontrollieren. Ein eigenes Speaker-Portal mit Einreichungen gibt es nicht; für Kongresse mit vielen parallelen Sessions und großer Referentenverwaltung ist ein spezialisiertes Modul die bessere Wahl.

Was passiert bei mehr als 100 Ausstellern?

Bei FairUp führt der Weg dann ins Enterprise-Paket ab 30.000 Euro im Jahr ohne Ausstellergrenze. In dieser Größenordnung lohnt der Vergleich mit einem individuellen Angebot eines spezialisierten Anbieters besonders.

Wie ein digitaler Messekatalog aus den Ausstellerdaten entsteht, beschreibt der Beitrag zum digitalen Messekatalog.