Karrieremessen-Tour: So skalieren Sie auf 10+ Events pro Jahr

Was eine Tour von mehreren Messen unterscheidet

Eine Karrieremessen-Tour ist eine Reihe von Veranstaltungen desselben Formats an wechselnden Orten: dieselbe Zielgruppe, derselbe Ablauf, dieselbe Marke, aber jedes Mal eine andere Stadt, eine andere Halle und ein anderes regionales Umfeld. Typische Beispiele sind Absolventenmessen für eine Branche, die durch Hochschulstädte ziehen, oder Ausbildungsmessen, die ein Veranstalter in mehreren Landkreisen ausrichtet.

Das unterscheidet die Tour vom Portfolio aus verschiedenen Fachmessen. Dort ist jede Messe ein eigener Markt mit eigenen Preisen und eigener Nomenklatur, beschrieben im Beitrag zum Multi-Messen-Management. Bei der Tour ist das Format der Kern, und die Arbeit besteht darin, es an jedem Standort gleich gut umzusetzen, ohne es jedes Mal neu zu erfinden.

Die Stationsvorlage: was gleich bleibt und was nicht

Der wichtigste Arbeitsschritt einer Tour liegt vor der ersten Station: die Vorlage. Sie legt fest, was an jedem Standort identisch ist, und genauso wichtig, was bewusst je Station entschieden wird. Wer diese Trennung nicht zieht, kopiert entweder zu viel und übersieht örtliche Besonderheiten, oder er kopiert zu wenig und baut jede Station von Grund auf.

Die rechte Spalte ist kürzer als die linke, und genau so soll es sein. Jede Zeile rechts kostet an jeder Station Arbeit, jede Zeile links nur einmal.

Behandeln Sie die erste Station als Pilot. Notieren Sie dort alles, was von der Vorlage abweichen musste, und entscheiden Sie danach, ob die Abweichung ein Sonderfall war oder in die Vorlage gehört. Nach zwei oder drei Stationen ist die Vorlage belastbar, und erst dann lohnt es sich, die übrigen Termine im Detail festzulegen.

Standorte und Termine wählen

Bei Karrieremessen hängt der Termin am Kalender der Zielgruppe. Studierende sind in der Vorlesungszeit erreichbar und in den Prüfungswochen kaum, Schülerinnen und Schüler während der Schulzeit und nicht in den Ferien. Da die Schulferien von den Ländern festgelegt werden, verschiebt sich das Zeitfenster zwischen den Stationen, und eine Tour durch mehrere Bundesländer braucht dafür einen eigenen Kalender.

Die zweite Frage ist der lokale Partner. Eine Hochschule, eine Kammer oder eine Wirtschaftsförderung vor Ort bringt Reichweite in die Zielgruppe, Kontakte zu regionalen Betrieben und oft einen Veranstaltungsort. Klären Sie früh, wer welche Rolle hat, denn davon hängt ab, wer Daten erhebt und wer verantwortet, was damit geschieht.

Vor-Ort-Recht ist Landesrecht

Was an einer Station erlaubt ist, muss an der nächsten nicht gelten. Die Anforderungen an Versammlungsstätten, also Rettungswege, Bestuhlung, Brandschutz und die Pflicht zu einem Sicherheitskonzept ab einer bestimmten Größe, regeln die Länder in eigenen Verordnungen. Eine Hallenbelegung, die in einer Stadt genehmigt wurde, ist deshalb keine Vorlage für die nächste.

Planen Sie für jede Station eine Abstimmung mit dem Betreiber der Halle ein, der die örtlichen Auflagen kennt. Was bei einer Versammlungsstätte zu beachten ist, beschreibt der Eintrag zur Versammlungsstätte, und wann ein Sicherheitskonzept Pflicht wird, der Beitrag zum Sicherheitskonzept.

Kernaussteller und regionale Aussteller

Eine Tour hat zwei Arten von Ausstellern. Kernaussteller sind überregional tätige Unternehmen, die an vielen oder allen Stationen dabei sind, weil sie bundesweit rekrutieren. Regionale Aussteller sind Betriebe, die nur an ihrem Standort ausstellen, dort aber oft die interessantesten Stellen anbieten. Eine gute Tour braucht beide: Die Kernaussteller tragen die Planbarkeit, die regionalen Aussteller die Relevanz vor Ort.

Für Kernaussteller bietet sich ein Tourpaket an, das mehrere Stationen zu einem Gesamtpreis bündelt. Legen Sie dabei vorher fest, was bei einer Absage einzelner Stationen gilt, denn ein Tourpaket, das nach der dritten Station storniert wird, wirft sonst Streit über die Abrechnung auf. Die Grundlagen stehen im Eintrag zu Stornobedingungen. Wie der Weg von der Einladung bis zur Rechnung für Aussteller aussieht, beschreibt der Beitrag zum Ausstellermanagement bei Karrieremessen.

Preise und Deckungsbeitrag je Station

Nicht jede Station ist gleich viel wert. Eine Messe in einer großen Hochschulstadt zieht mehr Besucher an als eine in einer kleineren Stadt, und Aussteller zahlen dort entsprechend mehr. Gleichzeitig kostet die Halle in der Großstadt mehr. Ob eine Station sich trägt, zeigt nur der Deckungsbeitrag: Erlöse der Station abzüglich der Kosten, die nur für diese Station anfallen.

Ein Beispiel mit angenommenen Werten: Eine Station bringt 30 Aussteller zu durchschnittlich 1.200 Euro, also 36.000 Euro. Halle, Technik, Catering, Reise und Werbung vor Ort kosten 24.000 Euro. Der Deckungsbeitrag liegt bei 12.000 Euro und trägt einen Anteil der gemeinsamen Kosten der Tour. Eine Station mit negativem Deckungsbeitrag kann trotzdem sinnvoll sein, etwa weil ein Kernaussteller sie verlangt, aber diese Entscheidung sollte bewusst fallen und nicht aus Unkenntnis.

Rechnungskreise für eine Tour

Bei zehn Stationen mit je dreißig Ausstellern entstehen im Jahr dreihundert Rechnungen, dazu Gutschriften, Stornorechnungen und Tourpakete, die mehrere Stationen umfassen. Paragraf 14 Absatz 4 Nummer 4 UStG verlangt eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die die Rechnung einmalig identifiziert. Getrennte Zahlenreihen je Station sind damit zulässig und machen die Zuordnung deutlich einfacher.

Für Tourpakete gibt es zwei saubere Wege: eine Rechnung über das Paket mit Ausweis der enthaltenen Stationen oder eine Rechnung je Station zum anteiligen Paketpreis. Die zweite Variante macht den Deckungsbeitrag je Station genauer, die erste ist für den Aussteller übersichtlicher. Welche Angaben eine Rechnung in jedem Fall braucht, steht unter Rechnungsstellung bei Events.

Besucherdaten zwischen den Stationen

Hier liegt die rechtliche Falle der Tour. Wer sich für die Station in Leipzig anmeldet, hat seine Daten für diese Veranstaltung angegeben. Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO bindet die Verarbeitung an diesen Zweck. Ob eine Weiterverarbeitung für einen anderen Zweck vereinbar ist, beurteilt sich nach den Kriterien aus Artikel 6 Absatz 4, und die Einladung zur Station im nächsten Jahr ist ein anderer Zweck.

Dazu kommt das Wettbewerbsrecht. Eine Einladung per E-Mail zu einer weiteren Messe ist Werbung für das eigene Angebot, und Paragraf 7 Absatz 2 Nummer 2 UWG verlangt dafür eine vorherige ausdrückliche Einwilligung. Die Ausnahme in Absatz 3 setzt voraus, dass die Adresse im Zusammenhang mit einem Verkauf erlangt wurde; bei kostenlosem Eintritt für Studierende oder Schüler ist das nach unserer Einordnung nicht der Fall. Die Lösung ist ein eigenes, nicht vorausgewähltes Kästchen bei der Anmeldung für Einladungen zu künftigen Stationen, getrennt von der Anmeldung selbst. Wie sich eine Einwilligung sauber formulieren lässt, steht im Eintrag dazu. Diese Einordnung ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Partner vor Ort und gemeinsame Verantwortung

Richten Sie eine Station gemeinsam mit einer Hochschule aus, die ihre Studierenden einlädt, während Sie Anmeldung und Aussteller betreuen, kann eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Artikel 26 DSGVO entstehen. Dann muss eine Vereinbarung festhalten, wer welche Pflichten erfüllt, insbesondere wer Auskunftsersuchen beantwortet und wer die Datenschutzhinweise bereitstellt.

Einfacher wird es, wenn eine Stelle die Anmeldung führt und die andere nur erhält, was sie für ihre Rolle braucht, etwa die Teilnehmerzahl je Fachbereich statt der vollständigen Liste. Diese Regel sollte Teil der Stationsvorlage sein, damit sie nicht an jedem Standort neu verhandelt wird. Wie Hochschulen ihre Seite davon organisieren, beschreibt der Eintrag zum Career Service.

Qualität über alle Stationen vergleichen

Eine Tour lebt davon, dass jede Station das gleiche Versprechen hält. Ob das gelingt, zeigt nur ein Vergleich mit denselben Maßstäben: dieselbe Nachbefragung an jeder Station, dieselben Kennzahlen für Besucher je Aussteller, Gesprächszahl und Zufriedenheit. Weicht eine Station deutlich ab, lässt sich die Ursache dann gezielt suchen, statt sie am Jahresende aus dem Bauchgefühl zu erklären.

Die stärkste Einzelkennzahl ist die Wiederbuchung der Aussteller. Ein Kernaussteller, der im Folgejahr weniger Stationen bucht, sagt damit, an welchen Standorten sich seine Beteiligung nicht gelohnt hat. Fragen Sie nach, bevor Sie die Tourplanung für das nächste Jahr festlegen.

Wer die Tour führt

Eine Tour braucht zwei Rollen. Die Tourleitung verantwortet die Vorlage, die Kernaussteller und die Preise. Die Stationsverantwortlichen kümmern sich um Halle, Partner und Auflagen vor Ort. Diese Aufteilung verhindert, dass jede örtliche Frage bei der Tourleitung landet, und sie verhindert, dass jede Station ihre eigene Version des Formats entwickelt.

Halten Sie außerdem fest, wer bei zwei gleichzeitig laufenden Stationen entscheidet. Bei einer dichten Tour überlappen sich Nachbereitung der einen und Aufbau der nächsten Station regelmäßig, und dann muss klar sein, wer wofür zuständig ist.

Was FairUp abdeckt und wo die Grenzen liegen

Im Paket Career lassen sich laut Preisseite unbegrenzt viele Veranstaltungen unter einer Jahreslizenz führen, mit bis zu 100 Ausstellern je Veranstaltung und ohne Plattformgebühr auf die eigenen Verkäufe. Enthalten sind Ausstellermanagement mit Anmeldung, Freigabe und Rechnungsstellung, Standbuchung mit Hallenplan, ein Ausstellerportal zur Selbstpflege, Jobboard und Matchmaking zwischen Studierenden und Unternehmen. Leads werden über den QR-Code auf dem Ticket erfasst, den Aussteller und Besucher gegenseitig scannen können. Daten lassen sich als Excel, CSV oder PDF exportieren.

Die Grenzen gehören dazu. Eine direkte Anbindung an ein CRM gehört nicht zum Standard; die Übergabe läuft über Exporte, eine Direktanbindung ist auf Anfrage möglich. Und die Grenze von 100 Ausstellern gilt je Veranstaltung. Liegt eine Station regelmäßig darüber, ist das Enterprise-Paket die passende Stufe, und das ist eine andere Preisklasse.

Häufige Fragen

Ab wie vielen Stationen lohnt sich eine Tourstruktur?

Sobald dasselbe Format an mehr als einem Ort stattfindet, lohnt sich die Vorlage, weil jede weitere Station davon profitiert. Eine feste Zahl gibt es nicht; entscheidend ist, dass die Vorlage steht, bevor die zweite Station geplant wird.

Darf ich Besucher einer Station zur nächsten einladen?

Per E-Mail nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung nach Paragraf 7 Absatz 2 Nummer 2 UWG. Holen Sie sie bei der Anmeldung mit einem eigenen, nicht vorausgewählten Kästchen ein, getrennt von der Anmeldung zur aktuellen Station.

Brauche ich je Station eigene Rechnungsnummern?

Nicht zwingend. Paragraf 14 Absatz 4 Nummer 4 UStG verlangt eine einmalige fortlaufende Nummer, erlaubt aber ausdrücklich eine oder mehrere Zahlenreihen. Getrennte Reihen je Station machen die Zuordnung einfacher.

Wie gehe ich mit Absagen bei Tourpaketen um?

Legen Sie vor dem Verkauf fest, was bei der Absage einzelner Stationen gilt, etwa eine Staffel je Station oder eine Anrechnung auf die nächste Tour. Ohne diese Regel entsteht bei jeder Absage eine Einzelverhandlung.

Gelten an jeder Station dieselben Sicherheitsauflagen?

Nein. Die Anforderungen an Versammlungsstätten sind Landesrecht, und dazu kommen örtliche Auflagen. Stimmen Sie jede Station mit dem Betreiber der Halle ab.

Wie eine einzelne Karrieremesse von der ersten Idee bis zum Messetag geplant wird, steht unter Karrieremesse planen in acht Wochen.